Технология обработки входящих документов
Хотя документопотоки тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые операции:
| 1. Прием документов, доставка их с почтового узла |
↓
| 2. Первичная обработка документов (распаковка, сортировка) |
↓
| 3. Предварительное рассмотрение и распределение документов |
↓
| 4. Регистрация документов |
↓
| 5. Передача документов руководителю |
↓
| 6. Рассмотрение документов руководителем, оформление резолюции |
↓
| 7. Регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения |
↓
| 8. Передача документов исполнителям или в структурные подразделения |
↓
|
|
|
| 9. Исполнение и контроль исполнения документов |
↓
| 10. Прием исполненного документа, снятие с контроля |
↓
| 11. Помещение исполненного документа в дело |
↓ ↓ ↓
| Работа с документом | Текущее и архивное хранение | Списание и уничтожение |
Прием документов.
Поступление документов в организацию, т.е. получение их в почтовом отделении или по другим каналам, производится уполномоченным сотрудником учреждения. В нерабочее время корреспонденцию принимает дежурный сотрудник учреждения.
Корреспонденция может доставляться в экспедицию почтовыми работниками, поступить в экспедицию от курьеров других учреждений и посетителей.
Получение документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта) осуществляется уполномоченными сотрудниками непосредственно в организации. На особо важные сообщения испрашивается подтверждение. Содержание таких документов до получения подтверждения не докладывается.
|
|
|
Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Прием и первичную обработку документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, в организациях с небольшим объемом документооборота выполняет специально назначенное лицо (секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер, инспектор по делопроизводству), а в организациях со значительным объемом документооборота - одно из структурных подразделений делопроизводственной службы, например экспедиция.
При поступлении документов прежде всего проверяется правильность адресования. Затем проверяется сохранность упаковки. Если упаковка повреждена, то особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов. Проверка количества листов и наличия приложений к основному документу проводится с целью контроля и учета. При отсутствии приложений или листов в регистрационной форме в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.
При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.
|
|
|
Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.
При повреждении самого документа на нижнем поле последнего листа делают соответствующую пометку «Документ получен в поврежденном виде», отмечают механические повреждения и информируют об этом корреспондента. В ряде случаев по перечисленным выше причинам документ может быть возвращен.
Заказные и ценные письма, бандероли после проверки их количества, в необходимых случаях – веса отправления и сохранности печатей, а также телеграммы сотрудники получают под расписку в реестрах, квитанциях и учетных журналах.
Первичная обработка документов (распаковка, сортировка)
Вскрытие конвертов. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (писем с пометкой «лично»), корреспонденции, адресованной в общественные организации.
На всех без исключения документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Она проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем в правом нижнем углу первого листа документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте, после чего письма передаются адресатам.
|
|
|
На первом этапев штампепроставляется лишь датапоступления, при необходимости - часы и минуты, что подтверждает факт и время поступления документа в учреждение. В штампе указывается наименование организации, предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного номера.
Сортировка документов- это распределение поступивших документов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются. Затем откладываются нерегистрируемые документы. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.
При поступлении машиночитаемых документов (дискет, лент, машинограмм и т.д.) в экспедиции обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.
3. Предварительное рассмотрение и распределение документоввыполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.
Цель предварительного рассмотрения - распределение документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются документы:
· адресованные руководителю предприятия и его заместителям,
· содержащие информацию по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности предприятия или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и подразделений,
· адресованные в конкретные структурные подразделения,
· адресованные конкретным должностным лицам.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказываю следующие нормативно-методические и справочных материалы:
· положение об организации и ее структурных подразделениях;
· должностные инструкции;
· номенклатура дел;
· перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
· технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
Формируются следующие группы документов:
1) группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения;
2) группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений;
3) группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям.
1) Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ (например, в канцелярии).
Документы, адресованные в организацию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица, подлежат обязательному предварительному рассмотрению работником службы ДОУ.
Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов.
2) Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям. На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя.
Основная часть поступивших документов (около 80%) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату». В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии.
3) Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение письменных обращений граждан и направляет тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.
Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:
· отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
· адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
· каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;
· при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:
· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
· документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);
· ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
· запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;
· подлежащей передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
· факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4. Регистрация документов:Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация преследует три цели:
· учет документов,
· контроль за их исполнением,
· справочную работу по документам.
Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1623; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!