Образец описи дел постоянного хранения
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя министерства (ведомства) Подпись И.О. Фамилия Дата |
Фонд №_________________
ОПИСЬ №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_____________________________________________
название раздела
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Заведующий центральным архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия
Дата
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК министерства (ведомства) от _______________ № _____ | УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЭПК архивного учреждения от _______________ № _____ |
________________________________________________________________________________
Образец описи дел долговременного хранения
| Наименование учреждения ОПИСЬ № дел долговременного хранения за 20___ год | УТВЕРЖДАЮ Директор __________И.О.Фамилия Дата |
|
|
|
| №№ п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
В опись внесено ______________________________дел
с № __________ по № __________, в том числе:
литерные №№ __________________________________
пропущенные №№ _______________________________
| Председатель ЭК Члены ЭК | подпись подпись подпись подпись | И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
Передача дел в ведомственный архив
Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования - завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.
В задачи архива входят:
· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
· информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
|
|
|
· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
|
|
|
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения,
Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются РКК на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
|
|
|
Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в Основных правилах работы ведомственных архивов. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации, затем проводится уничтожение соответствующих документов. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...» (Основные правила работы ведомственных архивов. С. 29).
Образец акта о выделении документов к уничтожению
| Наименование учреждения А К Т 00.00.20__ № __________ О выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Директор______ __________И.О.Фамилия Дата |
На основании перечня ________________________________________
название и выходные данные перечня
_________________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы
| №№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
Итого _________________________________________дел за ________________годы.
цифрами и прописью
Описи дел за _______________________годы утверждены руководителем предприятия.
| Председатель ЭК Члены ЭК | подпись подпись подпись подпись | И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия |
Электронные документы передают на архивное хранение в результате экспертизы их ценности. При подготовке электронных документов к передаче в архив организации:
· проверяют физическое состояние носителей электронных документов и качество записи информации;
· описывают электронные документы;
· подготавливают комплект сопроводительной документации.
Описание технологии в «Основных правилах работы архивов организаций» отсутствует.
Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото-, видео- и фоно записей, но и другие компьютерные носители информации.
Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.
При разработке технологий ДОУ, времени и способов документирования необходимо помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например, дискетах, потребует частых, не реже чем раз в полгода, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах.
Длительное (свыше 10 лет) хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных (электронных версий) документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск.
Постепенно практика показывает, что на оптических дисках целесообразно хранить только временные документы (до 10 лет).
Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организациях в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве.
Делаются попытки хранения на малоформатных и достаточно емких оптических дисках документов с более длительными сроками хранения, например, личных дел сотрудников. Но на современном уровне развития компьютерных технологий даже сама возможность прочтения через 40-50 лет записанного сегодня на компьютере диска выглядит, в отличие от бумажного документа, проблематичной.
Основной единицей учета и хранения документов на компьютерных носителях данных в организации является файл данных.
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Что такое «оформление дела» и какие работы оно в себя включает?
2. Какие дела подлежат полному оформлению, а какие - частичному?
3. Как нумеруются листы в деле?
4. Что должна содержать внутренняя опись?
5. Какие сведения должна содержать обложка дел постоянного и долговременного хранения?
6. Что такое «опись дел»?
7. Что передаётся вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив (архив предприятия)?
8. Где приведена форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?
9. Как передаются в архив электронные документы?
10. Что является основной единицей учета и хранения документов на электронных носителях данных?
Тест
119. Оформление дела – это…
1. подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
2. нумерация листов документов в деле
3. подшивка документов
120. Частично могут оформляться дела следующего срока хранения…
1. временного (до 10 лет включительно)
2. временного (свыше 10 лет)
3. постоянного
121. Внутренняя опись документов дела это ...
1. систематизированный перечень заголовков дел, являющийся учетным документом и справочником по содержанию дел
2. систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения
3. учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов
122. Оформление обложки дел строго регламентировано...
1. специальной инструкцией
2. специальным ГОСТом
3. внутренними распорядительными документами
123. Заголовок и индекс дела переносят на обложку...
1. из номенклатуры дел организации
2. из аннотации к документам
3. из внутренней описи
124. В архив организации НЕ передаются дела ...
1. по личному составу
2. имеющие срок хранения до 5 лет
3. постоянного хранения
125. При обработке документов постоянного и длительного хранения следует обязательно удалять ...
1. все металлические скрепки
2. копии документов
3. документы, созданные от руки
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 2425; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!