Тема 13. Организация и порядок формирования дел
Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы
Деятельность учреждения, организации, предприятия оформляется большим количеством документов, в которых закреплены решения руководства, отражены связи с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. Ко многим документам обращаются длительное время и многократно. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, все документы необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства.Простейшей классификацией документов является их группировка в дела.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дело (первичный комплекс) - это совокупность документов(в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
|
|
|
· распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) в соответствии с номенклатурой дел и подшивка документов;
· расположение и оформление документов внутри дела в определенной последовательности;
· оформление обложки дела.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Операции по формированию дел выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.
Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Формирование дел в соответствии с нормативно-законодательными правилами позволяет:
· значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сократить трудозатраты на предархивную обработку;
|
|
|
· облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;
· обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;
· создать организационную защиту информации, предупредить несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;
· осуществить контроль за наличием и местонахождением документов.
Формирование дел, по существу, заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела минимум еще год хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного хранения приступают к их оформлению
Правила формирования различных категорий документов в дела
Формирование дел осуществляется:
· службой ДОУ (секретарем) - при централизованной форме ведения делопроизводства;
· структурными подразделениями - при децентрализованной форме ведения делопроизводства.
Формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем организации, службой ДОУ или децентрализованно – несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и др. документы концентрируются на рабочих местах в структурных подразделениях.
|
|
|
В каждое дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в неё всех документов организации. Если в течение года в организации появятся документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в отдельные дела. Для этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
1) В дела подшиваются только исполненные документы. На документе должна быть отметка об исполнении. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается его заверенная копия).
|
|
|
2) Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие и подлинность необходимых подписей, виз, регистрационного номера, дат, отметок о снятии с контроля и об исполнении.
3) Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В случае если исполнитель находится в командировке или организация имеет большой документооборот, то в инструкции по делопроизводству должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
4) В дело подшиваются только подлинники документов в одном экземпляре. Для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров.
5) Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
6) Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
7) В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации (копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров); дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам.
8) Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатуре дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).
9) Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
10) Каждое дело должно содержать не более 250 листов (4 см в толщину). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
11) При формировании дел с перепиской, одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост объема переписки, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую корреспонденцию разделить по видам документов: на письма и факсы. В некоторых учреждениях при формировании дел с перепиской практикуется подшивка писем-ответов вместе с письмами-запросами.
12) Документы в деле располагают в прямом хронологическом порядке (01.01.2014, 02.01.2014 и т.д.), а имеющие строгую порядковую нумерацию (например, приказы) – в возрастающем нумерационном (№ 1, № 2 и т.д.).
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1609; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!