Оформление результатов экспертизы ценности документов
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
|
|
|
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.
|
|
|
После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению, сроки которых истекли.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
В акте указываются: заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела; дата или крайние даты дел; номера описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи, количество дел, срок хранения дел и номер статьи по перечню.
|
|
|
На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт. Акты о выделении дел к уничтожению одновременно с описями дел рассматриваются экспертной комиссией организации. После этого акты согласовываются с ЭМК государственного архивного учреждения, а затем утверждаются руководителем организации.
Только после согласования и утверждения актов о выделении дел к уничтожению организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
Уничтожение - один из этапов жизненного цикла всех управленческих документов в организации, за исключением документов постоянного хранения. Когда документ полностью выполнил свои функции и истек срок его хранения, он должен быть уничтожен.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст):
Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:
a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;
b) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
|
|
|
c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
g) передачу в архив организации;
h) передачу в архивные учреждения.
При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
Основная проблема, которая возникает при целенаправленном уничтожении документов, - это исключение возможности восстановления содержащейся в них информации. Самый надежный способ для этого - уничтожение информации вместе с носителем. Если носитель не уничтожить, то со временем найдется способ извлечения ранее записанной информации.
Основные методы уничтожения бумажных документов:
· сжигание,
· химическая обработка,
· шредирование,
· закапывание.
Сжигание - простой и не требующий дорогостоящего оборудования способ уничтожения документов, который при правильном использовании гарантирует полное уничтожение.
При химической обработке бумага размягчается и превращается в бумажную массу. Этот метод надежен и его часто используют в сочетании со шредированием. Недостатки метода:
· необходимость приобретения специального оборудования и химических реактивов или же обращения к услугам специализированных фирм,
· длительность процесса уничтожения и его относительно высокая стоимость.
Шредирование - наиболее популярный в настоящее время метод уничтожения бумажных документов. Метод относительно дёшев (возможно использование недорогих шредеров, а бумажная обрезь может быть даже сдана в макулатуру), экологичен и достаточно надежен.
Для уничтожения документов этим методом можно прибегать к услугам специализированных фирм, но в этом случае необходимо контролировать процесс полного уничтожения.
Закапывание как метод уничтожения документов не является надежным, поскольку срок их полного уничтожения зависит от природных условий и нет гарантий, что документы не попадут в руки злоумышленников.
Для уничтожения электронных документов применяются специфические методы.
Метод перезаписи или стирания - не слишком надежный способ уничтожения информации электронного документа. Специалисты по защите информации рекомендуют проводить перезапись не менее 7 раз, а некоторые настаивают на 35-кратной перезаписи. Но даже в этом случае, если носитель неисправен и содержит нечитаемые зоны, информация на нем не может быть уничтожена.
Достоинства этого метода - возможность повторного использования носителя и невысокая стоимость программного обеспечения и специального оборудования.
Воздействие на рабочую поверхность носителя магнитным полем (размагничивание) - применимо к жестким дискам, аудио- и микрокассетам, видеокассетам, дискетам, картриджам с магнитной лентой. При этом дальнейшее использование размагниченных носителей становится невозможным. При недостаточной мощности импульса или неправильной установке диска впоследствии возможно частичное восстановление информации.
Приборы для размагничивания выпускают разной производительности, для их применения не требуется специальных навыков, а сам процесс происходит очень быстро.
Механическое уничтожение носителя электронной информации - наиболее надежный способ уничтожения электронных документов. Для этого могут применять шредирование, механическое повреждение, расплавление носителя, химическую обработку носителя реагентами.
С помощью технологии управления авторскими правами на информацию электронный документ при пересылке конкретному адресату можно защитить от дальнейшего распространения, копирования, печати. Получателю могут быть предоставлены права просмотра, рецензирования или редактирования документа. Может быть установлен срок действия сообщения, по истечении которого документ невозможно будет просмотреть или изменить.
Сложнее всего уничтожить информацию, которая каким-либо образом из компьютера, подключенного к глобальной или локальной сети, попала в Интернет.
Как правило, в организации большинство электронных документов распространяется в виде копий, не контролируемых службой ДОУ. Они одновременно могут существовать на разных видах носителей: дискеты, жесткий диск, флэш-память, сим-карта телефона, смарт-карта и др. Поэтому уничтожение всех этих копий становится серьёзной проблемой.
В организации должен быть разработан регламент по уничтожению электронных документов. В нем необходимо отразить весь комплекс организационных, технических и других мер, а также распределить ответственность за проведение работы с различными видами носителей и в разных структурных подразделениях.
Весь ход уничтожения должен быть задокументирован. Желательно фиксировать: кто, когда, каким способом провел уничтожение, кто выполнил проверку. В ответственных случаях ведут фотографирование или видеозапись процесса уничтожения.
На предприятии метод уничтожения документов необходимо выбирать на основе сравнения возможных рисков: негативных последствий (утечки информации) при несанкционированном восстановлении документов и стоимости методов уничтожения.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Что такое экспертиза ценности документов?
2. Перечислите основные задачи проведения экспертизы ценности документов.
3. Перечислите важнейшие критерии, используемые при экспертизе ценности документов.
4. На какие группы делятся документы по значимости их содержания?
5. В каких организациях создаются центральные экспертные комиссии?
6. Перечислите главные задачи экспертной комиссии.
7. Каковы основные функции центральной экспертной комиссии?
8. Кто входит в состав экспертной комиссии, создаваемой в организации?
9. Кто может назначаться на должность начальника экспертной комиссии?
10. С какой периодичностью проводится экспертиза ценности документов в организациях?
11. Что такое опись дел?
12. В каком случае создаётся акт о выделении документов к уничтожению?
13. Когда организация имеет право уничтожить выделенные в акте об уничтожении дела?
14. Перечислите основные методы уничтожения бумажных документов.
15. Перечислите основные методы уничтожения электронных документов.
Тест
114. Экспертиза ценности документов - это...
1. определение стоимости документов
2. определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения
3. определение ценности оперативных документов
115. Экспертиза ценности документов проводится с целью...
1. учета документов в организации
2. отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения
3. контроля при работе с документами в организации
116. В задачи экспертной комиссии входит...
1. проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов
2. подготовка документов к передаче в государственный архив
3. отбор и подготовка документов к передаче в государственный архив
117. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется...
1. актом
2. протоколом
3. приказом
118. Критерий значимости содержания документов применяется…
1. ,по отношению к документам прошлого
2. по отношению к современным документам
3. во всех случаях
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 2388; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!