Тема 15. Подготовка документов к передаче на ведомственное хранение
Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации в соответствии с «Основными правилами работы архивов организации», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Оформление дел включает:
1) переплет или подшивку дела,
2) нумерацию листов в деле,
3) составление заверительной надписи (листа-заверителя),
4) составление внутренней описи дела,
5) оформление всех реквизитов обложки.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и, соответственно, сроков их хранения, может быть частичным или полным.
Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, например, в скоросшивателях; в них может не производиться пересистематизация документов внутри дел; листы не нумеруются; заверительные надписи не составляются; сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
|
|
|
Дела постоянного и долговременного хранения, свыше 10 лет, подлежат полному оформлению. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, пленочных, магнитных и др.), то для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация требований к делам, сдаваемым в архив, проводится в целях типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
|
|
|
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Основные требования к оформлению дел.
Оформление обложки дел постоянного и долговременного хранения.
Комплекс работ по оформлению дел включает:
1) Подшивка (переплет).До подшивки дела во избежание появления ржавчины из него удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки и др.).
Если в деле имеются особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (трудовые книжки, паспорта и пр.), то они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Если таких документов много, они могут изыматься из дела и из них составляется отдельная опись.
Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Если при оформлении документа были нарушены установленные государственными стандартами размеры, то текст при подшивке может быть задет. В этом случае к листу нужно подклеить полоску прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
|
|
|
В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-вкладыша для заверительной надписи, а вначале дела, при необходимости, - бланки форм для внутренней описи документов дела.
Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и др.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
Дела со сроком хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.
2) Нумерация листов в деле.Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не затрагивая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.
|
|
|
Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или по каждой части отдельно. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.
Сложенные листы (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется отдельно. Листы большого формата (более А4) за середину подшивать запрещается.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и пр.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Чистые листы не нумеруются.
Если документы наклеены «елочкой», например, в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация; при этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. К делу составляют новую заверительную надпись, старую зачеркивают и сохраняют в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Например, если два-три листа пронумерованы под одним и тем же номером - 20, или лист пропущен при нумерации, то к числу «20» необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, начиная со второго документа - 19, 20, 20а, 20б, 20в, 21, 22.
3) Заверительная надпись. Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется на отдельном листе-заверителе заверительная надпись. Лист-заверитель располагается в конце каждого дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть, оговариваются все особенности в нумерации в деле:
· литерные и пропущенные номера листов;
· номера листов с наклеенными документами;
· номера листов с конвертами и вложениями в них;
· номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.
Если дело было уже переплетено или подшито, лист-заверитель приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
В книгах, журналах заверительная запись может быть оформлена на обороте последнего чистого листа; в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись и расшифровку подписи.
Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
В заверительной надписи следует отражать все изменения в физическом состоянии документов (повреждения); в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.д.):
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 22-5
В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе:
литерные листы 50а, 112а, 112б
пропущенные номера нет
листов внутренней описи 2 листа
| Особенности физического состояния и формирования дел | Номера листов |
| 1. Вложена копия справки о работе отдела в первом полугодии 2014 г. 2. Имеются физические повреждения - разрыв и склейка. | Лист 110 Лист 5 |
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
4) Внутренняя опись документов дела.Внутренняя опись документов дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения - это учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.
Внутренняя опись составляется для учета документов:
· определенных категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.);
· дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся следующие сведения:
· номер дела, документы которого внесены в данную опись;
· порядковый номер документа;
· индекс документа;
· дата документа;
· вид и краткое содержание (заголовок) документа;
· номера листов, на которых расположен документ;
· примечание.
Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указывается через арифметический знак плюс.
К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Если дело уже переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Образец внутренней описи для архивного CD диска (размер 125х120 мм)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
файлов дела №17.8-5 Том № 8
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок и содержание файла | Размер файла (кб) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. | 17.8-5/10 | 21.06.2014 | 21/06/2014 | 623 |
Итого __1 (один) файл ____
(цифрами и прописью)
Записал
Программист И.О.Фамилия
00___________ 201___ г.
5) Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. Ее элементы определены ГОСТ 17.914-72 «Обложки дел длительного хранения, типы, размеры, технические требования». Ряд сведений на обложку был внесен в момент заведения дела. При подготовке к сдаче в архив эти элементы тщательно выверяются и уточняются. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
· наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
· наименование структурного подразделения,
· индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
· даты заведения и окончания дела;
· аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
· количество листов в деле;
· архивный шифр дела;
· срок хранения дела.
Наименование организации, структурного подразделения оформляется ниже верхнего поля, пишется полностью с указанием подчиненности в именительном падеже. При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.
Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось, то в конце года на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения. Прежнее наименование заключают в скобки. Так же поступают, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение),
Заголовок и индекс дела переносят на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. Заголовок целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения. Заголовок дела, перенесенный из номенклатуры в начале года, обязательно проверяется. Если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле, в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Аннотация к документамсоставляется, если в деле имеются:
· особо ценные документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение;
· документы-приложения к основному документу;
· документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых не может быть определено по заголовку дела.
Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).
Датой дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то под датой с новой строки об этом указывается:
В деле имеются документы за _______________ год (годы).
На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, дата не проставляется, так как она отражена уже в заголовке дел. Если делом является журнал регистрации документов, то датой такого дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.
Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то проблемы колебания оговаривают, а дату или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком:
[не ранее 01 октября ?] 2014 г.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
При обозначении дат используют буквенно-цифровой способ: 05 мая 2014 г.
Количества листов в делевыносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела.
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. Он содержит номер фонда, описи и номер дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения. Срок хранения может быть уточнен по решению ЭК организации.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При оформлении дел используются отечественные скоросшиватели или папки-файлы, рассчитанные в среднем на 200 листов (не более 250), и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. В зависимости от специфики предприятия и объема документации, рекомендуется использовать комбинированно и те и другие. Папки импортного производства (типа «Leitz», «Corona», «Гранд» и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.
Оформление дел в большеобъемных папках импортного производства имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный «карман» на корешке обложки, где, по сути дела, располагается титульный лист дела. Такие карманы могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части кармана до полного формата корешка папки. Во всех этих случаях следует стремиться максимально приблизить расположение информации на корешке к размещению аналогичной информации на обложке российского дела-скоросшивателя.
Образец оформления обложки дела временного хранения
| ЗАО «НЕВА» Секретариат Д Е Л О № 01-07 |
| ____________Документы (контракты, акты, переписка)____________ ____________________________________________________________ ___________о поставке фарфоровых изделий за 2014 год___________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 2014 год __________________ на___________лист___ Хранить ___3 г.____- ст. 1018 ТП |
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 961; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!