Тема 14. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
Требования к проведению экспертизы ценности документов
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
· оформление дел;
· составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
· обеспечение их сохранности;
· передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или архив, являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.)
В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий создается огромное количество документов, ценность информации которых различна.
Большая часть документов имеет краткосрочное оперативное («разовое») значение (заявление, докладная записка) и теряют свою актуальность сразу после составления.
|
|
|
Другие документы (например, приказы по основной деятельности, по личному составу и др.) содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.
И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научном и практическом отношении в течение неограниченно долгого времени. Такие документы должны храниться постоянно.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специально подготовленных работников. К тому же, весьма сложно сориентироваться в таком количестве бумаг и оперативно найти нужный документ среди множества аналогичных и других документов.
В связи с этим, следует систематически проводить экспертизу ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения
Нормативно-методологической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива и других учреждений Государственного архива службы РФ, в которых определены сроки хранения, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов.
|
|
|
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней.
Типовые перечни, разумеется, не могут предельно полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень существует, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
· отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
|
|
|
· выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
· установление или изменение сроков хранения документов.
Работник службы ДОУ должен, прежде всего, выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет. Это можно узнать в государственном, областном или районном архивах.
Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива. Если же документы в государственный архив не сдаются, то экспертиза проводится делопроизводственной службой.
Передача документов на государственное хранение определена в Основах законодательства РФ об архивах. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, то есть фонды как государственных, так и негосударственных организаций.
Архивный фонд РФ разделен на 2 части:
1) государственную (документы федеральных органов государственной власти и управления, учреждений и организаций федеральной собственности);
|
|
|
2) негосударственную (документы организаций, находящихся в частной собственности).
Отнесение документов к составу архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы РФ.
Частные фирмы также должны придерживаться общих правил проведения экспертизы и отбора документов на хранение. В последнее время многие фирмы начали создавать свои собственные архивы для хранения документов. Правильное определение ценности документов требует знания истории учреждения, его функций, задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 625; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!