Требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации
Составление заголовков дел - самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовок включает:
· указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка, журнал);
· название вида или разновидности документа (приказы, акты, уставы, положения, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, справки и т. д.);
· название предприятия, его структурного подразделения или должностного лица - автора документа;
· уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. Например: Приказы директора… Отчет комитета…
В заголовках дел не употребляются неконкретные, расплывчатые формулировки типа «Разные материалы», «Разная переписка», «Общая переписка» и т.п., а также определения, в которых вид документа заменен неким действием («исследование», «рассмотрение» и т. д.).
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указывают: вид документа во множественном числе, автор и год. Например: Протоколы заседаний Совета директоров за 2014 г.
|
|
|
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность. Например: Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности институт за 2014 г.; Месячные отчеты об отгрузке товаров за 2014 г.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве названия вида дела допускается употреблять термины «документы» или «дела», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например: Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2014 год.
В заголовках термин «дело» используется:
· при заведении личных, судебных, арбитражных дел (при заведении личного дела фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указывается в именительном падеже);
|
|
|
· при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса. Например: Выездные дела специалистов, командированных за границу.
Термин «документы» используется:
· при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела), например: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников (положение, протоколы, отчеты и др.);
· в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов, например: Документы к протоколам №№… заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).
Если переписка ведется с одним корреспондентом его указывают в заголовке дела: Переписка с Министерством труда Российской Федерации о составлении отчетов по загранкомандировкам.
Если в деле сгруппирована переписка с несколькими однородными корреспондентами (более трех), их название в заголовке дела дается обобщенно: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...; Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия
|
|
|
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (регион, край, область, район), то целесообразно указывать ее в заголовке: Переписка со школами Северо-Западного округа об участии в математических олимпиадах.
В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются. Например: Переписка об информационном обмене...
Если дело сформировано из копий документов, то в самом конце заголовка должны идти слова «Копии». Например: Решения Совета учредителей за 2014 год. Копии.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости заголовки каждого тома (части), уточняют содержание заголовка дела.
После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.
|
|
|
Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), договорами, перепиской и другими документами.
Последними включают регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы, электронные базы данных и т.п.).
Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.
В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.
Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы РФ, постановления, указы, декреты, распоряжения Президента РФ, распоряжения Администрации Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 4064; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!