Организационно-технические мероприятия при обслуживании совещаний



Получив задание организовать совещание, секретарь сначала составляет список тех, кто должен на нем присутствовать. Затем нужно определиться с местом проведения – оно зависит от количества участников. Несколько человек уместятся и в кабинете у директора, а для большего числа коллег понадобится свободная переговорная. Дополнительно стоит поинтересоваться у шефа, какие технические средства должны быть доступны: бумага, ручки, раздаточные материалы, доска для презентаций, проектор, стаканы и питьевая вода и так далее. Может быть, нужно дополнительно пригласить переводчика.

Когда число участников и место проведения будут определены, секретарь производит рассылку приглашения по корпоративной почте. В нем должны быть указаны: дата встречи, время начала совещания, место проведения, повестка дня. Иногда к приглашению прикладываются в электронном виде документы для предварительного ознакомления (в случае необходимости).

Если сотрудникам можно электронной рассылкой напомнить о совещании, то приглашенные специалисты в офис из других компаниях могут быть дополнительно проинформированы секретарем по телефону. Если на совещании планируется несколько спикеров, то может быть установлен регламент по времени. Регламент ставится как на само сольное выступление, так и на последующие прения.

Если руководитель не может быть в назначенное время на совещании, и его подменяет заместитель или иной старший сотрудник, то секретарь ему дублирует на электронную почту (или передает лично из рук в руки) всю необходимую документацию.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции.

При проведении совещания с ограниченным числом участников, их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание. Участники совещания регистрируются.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.

После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха, необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.

 

Документирование совещаний. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов. Его ведет либо сам секретарь, либо назначенный на эту функцию участник деловой встречи. Протокол может вестись одновременно с ходом совещания, либо разговоры могут быть записаны на диктофон, расшифрованы, затем в письменном виде представлены руководителю.

Если протокол ведет кто-то другой, то во время совещания секретарь находится на своем рабочем месте в приемной. Покидать рабочее место или (если очень нужно уйти) оставлять его без присмотра не рекомендуется. Может явиться нежданный посетитель, состояться важный звонок, да и руководителю вполне могут понадобиться услуги помощника.

Если секретарь понимает, что директора нужно немедленно отвлечь от участия в совещании – например, если звонит кто-то из руководящей организации или пришел посетитель из категории «везде, всегда, при любых обстоятельствах», – не нужно врываться в переговорную и громогласно объявлять, что случилось. Секретарь пишет всю нужную информацию на листе бумаги, спокойно входит в зону переговоров, не прерывая совещания, передает её своему начальнику и ждет от него устных или письменных указаний.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий. Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Разделы протокола

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случае, когда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

Например:

СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

ВЫСТУПИЛИ – фамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

Оформление протокола

Протокол оформляется на бланке организации для документов. На этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);

- место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);

- наименование документа – ПРОТОКОЛ;

- заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

или

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

- регистрационный номер документа;

- дата документа (это дата совещания);

- текст документа – его содержание мы разобрали выше;

- подпись – подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.

 


Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 342;