Прием и передача телефонограмм. Оформление
Телефонограммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом приема - передачи текста по телефону. Телефонограммы применяются для передачи срочных кратких сообщений в пределах города. Телефонограммы рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления.
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Телефонограммы печатаются по установленной форме.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
|
|
|
• наименование учреждений адресанта и адресата;
• реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
• номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
• должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
• номера телефонов;
• текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе "Принял" указывают должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
|
|
|
в графе "Передал" указывают должность, фамилию и номер, с которого передана телефонограмма, дату передачи, часы и минуты.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов с номерами их телефонов.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана, зарегистрирована и передана руководителю в возможно короткий срок.
Подготовка командировок. Документы, оформляемые при подготовке командировок.
На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Секретарь должен поэтапно и детально продумать деловые поездки руководителя. Успех командировки зависит от того насколько комфортно будет чувствовать себя руководитель во время переездов между пунктами назначения во время деловых встреч и переговоров.
Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.
По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.
|
|
|
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.
Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
|
|
|
Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки: паспорт; виза; авиабилеты; страховой полис; ваучер на услуги; документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.); образцы продукции.
Подготовка и оформление документов для командировки. Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9); командировочное удостоверение работника (форма № Т-10); служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а); авансовый отчет (форма № АО-1). До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.
Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому отметки о сроках пребывания сопровождаются подписями и печатями. Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учета работников. Журнал учета работников убывающих в командировки.
С 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку. Журнал учета командированных работников заполняется в момент прибытия их в пункт назначения и при завершении командировки, данные записанные в графах журнала должны строго соответствовать отметкам в командировочном удостоверении работника.
Организация не обязана оформлять для них командировочное удостоверение и служебное задание.
А работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено.
Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля нужно. (Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 4820; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!