Особенности организации личного приема граждан



Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря, доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность которого во многом определяют атмосферу приемной.

Прием сотрудников организации по личным вопросам

К таким вопросам относятся:

● просьба о предоставлении отпуска, в том числе без сохранения заработной платы;

● обсуждение декретного отпуска;

● обсуждение возможности совмещать работу и учебу;

● просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным обстоятельствам;

● обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение;

● обсуждение возможности повышения заработной платы;

● обсуждение увольнения.

Такие вопросы вряд ли могут быть решены на ходу, так как руководитель в любом случае захочет выяснить причины просьбы сотрудника и решить, каким образом ее лучше выполнить (если это вообще возможно). И для сотрудника, и для руководителя будет лучше, если эти вопросы будут решаться в спокойной обстановке.

Для личных вопросов сотрудников – специальное время

Прием граждан по личным вопросам

В соответствии с законодательством прием граждан по личным вопросам осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема граждан.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол. Необходимо подготовить бумагу, ручки. Рекомендуется использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При приеме граждан по личным вопросам руководителю помогает секретарь: встречает посетителей и ведет их регистрацию.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются дата, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, что будет способствовать принятию правильного решения.

В конце приема надо сообщить гражданину о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, помочь определить этот орган, его местонахождение, контактные телефоны и т.д.

Правила поведения при посетителях

■ Не ешьте на рабочем месте.

■ Не ведите посторонние телефонные разговоры (как это было наглядно показано в фильме «Служебный роман»).

■ Не играйте в «пасьянс» и не занимайтесь делами, не имеющими отношения к работе, в том числе в Интернете, даже в обеденное время.

■ Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому постоянно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками.

■ Принимая посетителей, не забывайте о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе доступные для прочтения документы, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.

 

Значение коллегиального обсуждения вопросов в управленческой деятельности. Виды совещаний.

                   Совещание – один из самых эффективных способов коммуникации и один из самых распространенных.

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

· регламента работы;

· плана работы на ближайший год;

· собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного единственного секретаря коллегиального органа ­ (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­ (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Подготовка собраний

Собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;

конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, ­регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний: оперативное; инструктивное; проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Совещания можно поделить на запланированные и срочные. Запланированные совещания могут быть прописаны корпоративным календарем предприятия или быть частью выработанной традиции (например, по вторникам с 9-00 проходят совещания руководителя с производственниками, а по пятницам в 12-00 с отделом продаж и так далее). Срочные совещания могут быть инициированы устным распоряжением руководителя лично или по телефону. Задание на его сбор могут направить электронным письмом.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы: диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

 автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию; дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем; свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

 


Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 830;