Постоянные и переменные виды работ секретаря
Вопросы, которые должны найти отражение в регламенте, можно условно разделить на две группы: (1 группа это постоянные)
1) непосредственно связанные с выполнением конкретных видов работ в рамках должностных обязанностей секретаря;
2) имеющие опосредованное значение для выполнения конкретных видов работ.
К первой группе вопросов относятся вопросы типа:
● организация приема посетителей (включая их сопровождение в офисе);
● ведение телефонных переговоров (применительно к конкретному кругу обязанностей: одно дело – организация и ведение телефонных переговоров, другое – прием и распределение звонков, поступающих по многоканальному телефону);
● порядок организации и обслуживания переговоров;
● порядок организации и обслуживания коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний);
● порядок взаимодействия секретарей и их взаимозаменяемость;
● организация угощенья в офисе;
● порядок работы с документами и др.
(а вторая, переменные) Вопросы второй группы касаются организации рабочего места секретаря, его внешнего вида (одежда, прическа, поведение, манера речи и др.), обязанностей по обеспечению порядка в офисе, разрешению конфликтных ситуаций и др.
Работа с информацией для руководителя. Методика подготовки докладов, выступлений, справок.
Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную. Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать - одно из важнейших профессиональных качеств секретаря. Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:
|
|
|
• хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;
|
|
|
• знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;
• знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.
Основными источниками информации для руководителя являются:
•законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;
•управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и др. документация организации);
•публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;
•научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;
•справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 867; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!