Работа секретаря с информацией



Предположим, что секретарю необходима информация законодательного или нормативного характера. В этом случае необходимо пользоваться официальными справочниками. Законодательные и нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации также подлежат официальному опубликованию, поэтому в каждом субъекте Российской Федерации издаются соответствующие справочники и бюллетени. Еще одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных - "Гарант", "Консультант Плюс", "Кодекс", позволяющие быстро и легко практически на рабочем месте найти нужный законодательный или нормативный правовой акт.

Очень часто для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость обратиться к документу, который еще находится на исполнении, то в этих случаях неизбежно придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, которые занимаются решением тех или иных вопросов. Очень часто поиск необходимой информации заставляет обращаться к архивной информации и осуществлять поиск необходимых документов в ведомственном архиве (архиве учреждения). В архив организации законченные в делопроизводстве документы, как правило, передаются не раньше, чем через два года после завершения работы с ними. Для быстрого поиска архивной информации секретарю нужно знать систему научно-справочного аппарата архива, уметь пользоваться номенклатурой дел организации и архивными описями дел.

Работа по сбору информации включает также ознакомление с публикациями в периодической печати (газетах, журналах), радио- и телепередачах. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, публикующейся в СМИ и затрагивающей интересы компании, может быть чрезвычайно важен. Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

К числу справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся:

• телефонный справочник организации;

• список сотрудников организации с их адресами и телефонами;

• список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.;

• списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п. с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;

• городские телефонные справочники;

• карта города, при необходимости - дорожные карты и атласы.

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет. Для быстрого поиска информации в Интернете необходимо либо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, либо уметь пользовать поисковыми системами.

Rambler - одна из самых молодых российских поисковых систем, но и самая мощная в российской части Интернета.

Яndex - эта поисковая система, разработанная для Интернета с учетом особенностей русской морфологии.

Для того чтобы войти в систему, достаточно ввести ее адрес. Для успешной работы в Интернете необходимо знать возможности поисковых систем, уметь правильно формулировать запрос, освоить правила его написания при поиске.

Приведенный перечень справочников не является исчерпывающим. Поскольку секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка - толковый, орфографический, иностранных слов. Не помешает в работе и энциклопедический словарь. Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

2 часть вопроса Выступление

№1Страх перед публичным выступлением – это нормально. Ненормально, когда его нет.

Главное №2 – можно и нужно научиться сводить приступ паники перед аудиторией на нет, оставляя лишь легкое, абсолютно контролируемое волнение.

Главное №3 – пока не начнете уверенно говорить на публике, придется готовиться к каждому выступлению и заранее продумывать каждое высказывание.

Как настроить себя на выступление?

Ваше настроение перед практически любым выступлением можно описать тремя словами:

доверительность, раскованность, доброжелательность.

Обратите внимание на то, как говорят бизнес-тренеры и другие специалисты по обучению взрослых (в интернете полно роликов). Равняйтесь на них – они специально, долго и задорого этому учились.

Композиция высказывания

Все на свете имеет свою структуру. Любой текст, который выходит из под вашего пера или вылетает из ваших уст, должен иметь логический скелет. Иначе никто ничего не поймет.

1. Начало. Здесь отводится место для этикетных формул. Нужно поприветствовать аудиторию.

Затем нужно забросить якорь – заинтересовать аудиторию, привлечь внимание слушателей емкой и яркой, возможно даже провокационной фразой.

Например:

Знаете ли вы, что люди обожают покупать, но ненавидят, когда им продают?

2. Вступление. Здесь в двух-трех предложениях излагается самая суть дела.

3. Основная часть.

Начать ее следует изложением вашего основного тезиса. Его нужно сформулировать максимально просто и уместить в одно предложение.

Тезис подкрепляется аргументами, подтверждающими вашу мысль. Аргументов должно быть не менее трех, излагать их следует в порядке убывания важности.

4. Заключение. Важно поставить логическую точку в вашем высказывании, завершить его. После того, как вы замолчали, не должна повиснуть пауза – слушатели (читатели) должны понять, что вы высказались.

Перед выступлением

Мысленно или на бумаге сформировав текст, проговорите его про себя несколько раз. Когда выйдете на трибуну (возьмете слово, сядете с ручкой за чистый лист, поднимете бокал), ни на шаг не отступайте от подготовленного текста, выдайте его четко, ясно и с приличествующей улыбкой.

Учтите только, что нельзя прочитать эту статью и тут же запеть соловьем. Отсюда вытекает последнее главное – чтобы избавиться от своего страха перед аудиторией, придется тренироваться: выступать, говорить, поздравлять и вообще всячески ораторствовать как можно чаще.

 

Справка

Существует очень много видов справок, их все можно разделить на две категории, это справки служебные и личные. Служебные справки представляют собой деловое письмо из одной организации в другую, которое содержит определенные сведения. Самый яркий представитель второй категории справок – это известная всем справка с работы, которая выдается работнику по его запросу для предоставления в различных учреждениях.

Справки, о которых пойдет речь, являются деловыми письмами. Характерная черта делового письма – довольно жесткая структура, задаваемая реквизитами. Со стандартными правилами оформления реквизитов можно ознакомиться в статье о деловом письме. Повторяться мы не будем и уделим внимание только тем из них, которые имеют характерные именно для справки особенности. Такого вида письма оформляются на фирменном бланке и подписываются только руководителем предприятия или лицом, которое уполномочено на это.

Из реквизитов делового письма в справке присутствуют:

Все справочные данные об организации, которые входят в шапку фирменного бланка

Адресат

Заголовок к тексту справки

Регистрационный номер, дата

Текст

При необходимости - приложения

Подпись

Отметка об исполнителе

Адресат

Адресат справки указывается обычным образом, описанным в статье про деловое письмо. В том случае если «долгоиграющая» справка, выдаваемая работнику компании, будет отправляться нескольким адресатам, для удобства можно обозначить их всех одной общепринятой фразой «Для представления по месту требования».

Заголовок к тексту (тема письма)

Разберем тему письма. Ее можно и не указывать, в том случае, если текст справки является объемным, рекомендуем сформулировать тему и указать ее, как в обычном письме, например:

О подготовке объектов к осенне-зимнему сезону

О погодных условиях

Регистрационный номер, дата

Если справка является одним из видов исходящего письма, то идет по тому же маршруту, что и письмо. В частности, регистрируется после подписания. В общем порядке происходит регистрация или нет, решать уже организации. Если справок предоставляется много, можно завести для них специальную учетную форму, но обычно необходимости в этом нет, и все письма-справки спокойно регистрируются в журнале учета исходящих документов.

Дата регистрации справки – это день подписания ее директором.

Текст справки

Заголовок к тексту этого письма очень простой: СПРАВКА. Указывается он прописными буквами, возможно – полужирным шрифтом и по центру строки. Обращений к адресату по имени-отчеству справки не предусматривают.

Основная часть, или основной текст справки, как и всегда, пишется только в официально-деловом стиле, четко, грамотно и коротко. Особенность текста в том, что в нем содержится только одна фактическая информация. Никаких оценок, выводов, предложений справка не содержит.

Запрещено начинать текст справки с таких слов как «настоящим сообщаем, что….», и фразами, подобными этой. Эти слова совершенно ненужные, они не будут нести никакой смысловой и информационной нагрузки, зато превратят простое предложение в сложное.

Приложение

Приложение к справке, если оно имеется, оформляется обычным образом:

Приложение: копия графика на 1 л. в 1 экз.

Или

Приложения:

Копия доверенности на 2 л. в 1 экз.

Прайс-лист для продукции на 10 л. в 1 экз.

Подпись

Что касается подписи, она оформляется, как и в самом обычном деловом письме. Есть одно исключение, если в справке содержаться сведения, которые относятся к финансовому состоянию организации или доходов сотрудников, подписывает такой документ не только руководитель компании, но и главный бухгалтер. В этом случае подписи заверяются печатью организации.

Оклад – публичное сообщение, представляющее собой развёрнутое изложение определённой темы.

Этапы подготовки доклада:

1. Определение цели доклада.

2. Подбор необходимого материала, определяющего содержание доклада.

3. Составление плана доклада, распределение собранного материала в необходимой логической последовательности.

4. Общее знакомство с литературой и выделение среди источников главного.

5. Уточнение плана, отбор материала к каждому пункту плана.

6. Композиционное оформление доклада.

7. Заучивание, запоминание текста доклада, подготовки тезисов выступления.

8. Выступление с докладом.

Композиционное оформление доклада - это его реальная речевая внешняя структура, в ней отражается соотношение частей выступления по их цели, стилистическим особенностям, по объёму, сочетанию рациональных и эмоциональных моментов, как правило, элементами композиции доклада являются: вступление, определение предмета выступления, изложение, заключение.

Вступление помогает обеспечить успех выступления по любой тематике.

Вступление должно содержать:

название доклада;

сообщение основной идеи;

современную оценку предмета изложения;

краткое перечисление рассматриваемых вопросов;

интересную для слушателей форму изложения;

акцентирование оригинальности подхода.

Выступление состоит из следующих частей:

Основная часть, в которой выступающий должен раскрыть суть темы, обычно строится по принципу отчёта. Задача основной части: представить достаточно данных для того, чтобы слушатели заинтересовались темой и захотели ознакомиться с материалами.

Заключение - это чёткое обобщение и краткие выводы по излагаемой теме.

 


Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 796; Мы поможем в написании вашей работы!






Мы поможем в написании ваших работ!