Алгоритм организации делопроизводства на судебном участке

(на примере работы мировых судей в Шахтинском судебном районе)

Мировая юстиция в Ростовской области развивается уже около 15 лет. Мировыми судьями уже накоплен опыт работы по организации работы на судебном участке, который представляет определенный интерес.

Делопроизводство у мирового судьи осуществляется в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству в мировом суде (в ред. приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.08.2005 №85, от 27.12.2006 №146, от 23.01.2007 №6, от 03.12.2010 № 270, от 19.12.2011 № 232, от 24.04.2012 №91, от 18.03.2013 №61) на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Мировой судья. Мировой судья является ответственным за делопроизводство на участке, обеспечивает его организацию, качество ведения и контроль в соответствии с Инструкцией;

- знакомит своего помощника и секретаря судебного заседания с нормативными и методическими документами по делопроизводству;

- своевременно принимает меры к исправлению выявленных ошибок и недостатков; осуществляет контроль за исполнением работниками его аппарата своих должностных обязанностей;

- следит за соблюдением сроков прохождения дел и материалов;

- разрешает сдачу дел в архив, осуществляет ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

- не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещественных доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

- дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов.

Помощник мирового судьи. Помощник мирового судьи организует работу аппарата. На него возлагается:

- прием, регистрация и отправление корреспонденции;

- учет движения и хранения уголовных, гражданских и административных дел и других материалов, заполнение и ведение форм первичного учета;

- учет и регистрация поступивших заявлений, жалоб, писем и контроль за сроками их исполнения, кроме контроля за сроками рассмотрения жалоб на приговоры, решения, определения, судебные приказы и постановления;

- ведение нарядов;

- учет и хранение вещественных доказательств;

- оформление, подготовка и отправка дел для направления их в апелляционную, кассационную и надзорную инстанции;

- контроль за получением сообщений об исполнении;

- контроль за уплатой судебных пошлин и сборов;

- учет частных постановлений и контроль за ведением переписки по их исполнению;

- подготовка и сдача в архив судебного участка законченных дел, журналов, карточек, учет и хранение указанных материалов, ведение архива судебного участка;

- подготовка и сдача в государственный, муниципальный архив или объединенный архив судебных участков законченных дел, журналов, картотек;

- подготовка сводных описей судебных дел постоянного хранения;

- составление статистических отчетов;

- выдача справок и документов по делам;

- выдача подлинников документов из дел по распоряжению мирового судьи;

- прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции;

- ведение табеля учета рабочего времени аппарата;

- ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

- учет юридической литературы, систематизации законодательства и судебной практики вышестоящих судов;

- выполнение другой работы по поручению мирового судьи.

Секретарь судебного заседания. К обязанностям секретаря относится:

-подготовка запросов, писем, выписка повесток; направление копий исковых заявлений и иных соответствующих документов и материалов сторонам по делу;

-подготовка и вывешивание списков дел, назначенных мировым судьей к рассмотрению в судебном заседании;

-извещение и вызов участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства;

-проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание и отметка в повестках о времени их нахождения в судебном заседании;

-ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам; изготовление протокола судебного заседания в установленные сроки;

-оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения мировым судьей;

-своевременное изготовление и вручение копий судебных документов по рассмотренному делу;

-оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям, потерпевшим и другим участникам процесса;

-ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, оформление результатов их рассмотрения;

-выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению и передача их по принадлежности;

-оформление материалов, связанных с исполнением приговора;

-ведение судебной статистики;

-обеспечение сдачи дел в архив, своевременное направление в апелляционные инстанции;

-выполнение иных действий по поручению мирового судьи и сотрудников управления.

1. Порядок приема граждан на судебном участке

Порядок приема посетителей, а также выдача справок и документов производится мировым судьей и работниками его аппарата (помощником судьи) во все дни в соответствии с графиком работы суда. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня мировым судьей либо работниками аппарата.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению, помощником мирового судьи по следующей схеме:

2.1. Входящая корреспонденция регистрируется в журнале входящей корреспонденции, при этом помощник судьи проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.), в его нижнем правом углу штамп с указанием даты и порядкового входящего номера. Конверты от поступившей корреспонденции посредством почтовой связи должны быть сохранены и приложены к поступившим документам. Почта на имя мирового судьи с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению; если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени поступления их в аппарат мирового судьи для приобщения к делу: а) судебные повестки, возвращенные мировому судье за ненахождением адресата; б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Передача документов мировому судье производится не позднее следующего рабочего дня.

2.2.Исковые заявления и другие материалы, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются помощнику мирового судьи для учета в журнале входящей корреспонденции в автоматизированной базе АМИРС.

2.3.Регистрация и оформление исходящей корреспонденции осуществляется секретарем судебного заседания, подготовившим данную корреспонденцию.

Отправка исходящей корреспонденции производится помощником мирового судьи.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются помощником судьи. На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3) и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 17, либо они записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях

По делам и заявлениям, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной ответственным работником аппарата мирового судьи в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.

3.1.Помощник мирового судьи регистрирует поступивший материал либо заявление в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) и передает не позднее следующего рабочего дня мировому судье. В случае принятия к производству мировым судьей делу присваивается номер. Материал подшивается помощником судьи в обложку (форма № 16), на которой делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде, наименование дела и т.д.), на дело составляется справочный лист, в котором секретарь судебного заседания отмечает все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии решения, истребование документов и др.), записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов, сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований. По делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика, должника.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

После регистрации дела в системе АМИРС помощник судьи передает дело секретарю судебного заседания для извещения о времени и месте слушания дела участников процесса.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма №1 и форма №1-а) формируются автоматически в базе данных «АМИРС» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки и алфавитные указатели формируются в электронном виде в базе данных «АМИРС» с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.

Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых случаях.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета, алфавитные указатели формируются автоматически в базе данных в «АМИРС» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в течение рабочего дня или по мере необходимости.

В случае вынесения мировым судьей определения об отказе в принятии заявления, о возвращении или оставлении без движения сведения о материале заносятся в журнал учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировым судьей к своему производству (форма № 6.1).

В случае выделения исковых требований по гражданскому делу в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее гражданское дело в день вынесения мировым судьей определения о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В нем также должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

В случае соединения гражданских дел в одно производство ему присваивается один номер по последнему поступившему делу, дальнейший учет ведется по последнему поступившему делу и в реквизитах учетно-статистической карточки последнего дела указывается, с каким делом оно соединено. В учетно-статистической карточке присоединенного дела также указывается ссылка на номер последнего поступившего дела. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления последнего из дел.

Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст.ст. 131, 132 ГПК РФ, по определению мирового судьи остаются без движения. Исковые заявления, оставленные без движения, хранятся в наряде № 14. Копия определения направляется истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня. В случае если недостатки, указанные в определении судьи, устранены, то делу присваивается номер, формируется обложка (форма № 16) и справочный лист (форма № 17) с внутренней описью. В случае если недостатки, указанные в определении судьи, не будут устранены в назначенный мировым судьей срок истцом (заявителем), то заявление (жалоба) считается не поданным, и возвращается истцу (заявителю) с соответствующим сопроводительным письмом, приложенными к нему документами и с копией определения мирового судьи о возвращении заявления в связи с невыполнением в установленный срок указаний мирового судьи, содержащихся в определении об оставлении заявления без движения. Подлинник определения судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов сшивается в наряде № 12.

Все дела, поступившие мировому судье, регистрируются помощником мирового судьи в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма N 5 р, для гражданских дел - форма N 6 р, для дел об административных правонарушениях - форма N 7 р) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма N 5-а, для гражданских дел - форма N 6-а, для дел об административных правонарушениях - форма N 7-а).

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

3.2.Регистрация дел об административных правонарушениях и уголовных дел, в том числе материалов в порядке частного обвинения, поступивших из правоохранительных органов, производится в том же порядке с регистрацией поступившего материала в автоматизированной системе АМИРС. В случае принятия судьей дела в своему производству на дело помощником судьи заводится учетно-статистическая карточка формы № 5 (на каждое привлеченное лицо).

После этого дело передается секретарю судебного заседания для извещения участников процесса не менее чем за пять суток до начала судебного заседания. Вызову в судебное заседание подлежат лица, указанные в постановлении судьи о назначении судебного заседания.

3.3.Извещение участников уголовного судопроизводства о месте, дате и времени судебного заседания осуществляется секретарем судебного заседания путем направления судебных повесток, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала.

По назначенным к рассмотрению уголовным делам в случае нахождения подсудимого под стражей начальнику места содержания под стражей направляется требование о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой он обвиняется, время и место проведения судебного заседания. Требование подписывается мировым судьей и заверяется гербовой печатью (форма N 27).

Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, в адрес администрации места содержания под стражей направляется соответствующее требование (форма N 31).

Если судьей принято решение о направлении уголовного дела по подсудности, секретарь судебного заседания в течение трех рабочих дней с момента вступления постановления в законную силу направляет дело с сопроводительным письмом адресату, одновременно извещается прокурор, направивший дело. В учетно-статистической карточке делается отметка, а копии судебного решения и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.

3.4.Поступившие в аппарат мирового судьи заявления граждан, поданные в порядке частного обвинения, подлежат регистрации в формах № 5 и № 5-а, как уголовные дела после вынесения мировым судьей постановления о принятии заявления к своему производству. Регистрация производится датой их поступления в аппарат мирового судьи.

Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3» - резервный индекс;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях.

Допускается использование других индексов для удобства учета рассматриваемых мировым судьей дел и материалов.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

4. Слушание дела у мирового судьи

4.1.Секретарь судебного заседания изготавливает список дел, назначенных к рассмотрению, делает отметку в журнале № 2, заблаговременно размещает его в доступном для посетителей месте, помощник мирового судьи делает отметку в учетно-статистической карточке формы №5-р.

При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на определенную дату, формируется автоматически.

Перед началом судебного разбирательства секретарь судебного заседания проверяет явку (доставку) в суд лиц, участвующих в судебном заседании, выясняет причины неявки отсутствующих лиц, проверяет данные о вручении копии обвинительного заключения (обвинительного акта) и иных материалов.

Если разбирательство гражданского дела было отложено на другой день, явившимся в судебное заседание лицам объявляется об этом под расписку на отдельном лице, подшиваемом к делу после протокола судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки. В случае необходимости по требованию вручаются повестки о вызове в суд.

Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском деле, не явившимся в судебное заседание, копия определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылается не позднее трех дней со дня вынесения определения, а копия заочного решения суда высылается заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее трех дней со дня изготовления мотивированного решения в окончательной форме.

Лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения суда высылаются секретарем судебного заседания не позднее пяти дней со дня принятия решения в окончательной форме.

Копия решения по делу об административном надзоре за лицами, освобожденными из мест лишения свободы, направляются лицам, участвующим в деле, в течение пяти дней со дня вступления этого решения в законную силу.

В остальных случаях копии решений и определений мирового судьи выдаются сторонам только по их просьбе.

Копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку физическому лицу, или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе либо высылается указанным лицам по почте заказным почтовым отправлением в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

Копия вынесенного судьей постановления по делу об административном правонарушении направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

4.2.С решения или определения, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями мирового судьи и секретаря судебного заседания с приложением гербовой печати мирового судьи и направляются по принадлежности. Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и скрепляются печатью суда, которая частично накладывается на бумажную наклейку, заклеивающую концы нитки.

На выдаваемой копии решения (определения) делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило.

4.3.Подготавливая рассмотренное уголовное или гражданское дело или дело об административном правонарушении к сдаче в отдел делопроизводства, секретарь судебного заседания:

а) подшивает в дело документы в хронологическом порядке: определения, предшествующую судебному заседанию переписку, вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т.п.), все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления, подписку об ответственности по статьям 307, 308 УК Российской Федерации свидетелей, экспертов, переводчиков, протокол судебного заседания, решение, определение суда и их машинописные копии, заверенные судьей. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

При использовании средств аудиозаписи или иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные лицами, участвующими в деле, документы возвращаются им по письменному заявлению заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку;

б) нумерует листы дела арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, карандашом и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;

в) делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма №2) и учетно-статистической карточке «АМИРС».

После совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее десяти дней после его рассмотрения и вынесения решения в окончательной форме секретарь судебного заседания передает дело помощнику судьи.

Помощник мирового судьи обязан тщательно проверить выполнение всех перечисленных действий, расписаться в получении дела.

Протокол судебного заседания изготавливается секретарем судебного заседания и может быть напечатан на машинке либо на компьютере, а в случае отсутствия технической возможности - написан от руки. Также допускается использование стенографирования, средств аудиозаписи и иных технических средств. При этом содержание протокола должно соответствовать требованиям ст. 229 ГПК РФ. Протокол должен быть изготовлен в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания, а протокол отдельного процессуального действия по гражданским делам – не позднее чем на следующий день после дня его совершения.

Об использовании технических средств для фиксирования хода судебного заседания в протоколе судебного заседания делается отметка, а соответствующие носители информации приобщаются к материалам дела (протоколу судебного заседания).

При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства об ознакомлении с протоколом судебного заседания возможность ознакомления должна быть обеспечена секретарем судебного заседания, в случае, если дело еще не передано на хранение помощнику мирового судьи, в течение трех суток со дня получения ходатайства по уголовным делам и в течение пяти суток по гражданским делам с момента подписания протокола. Копия протокола изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет.

После размещения деперсонифицированного текста судебного акта на сайте суда его бумажный носитель с визой о согласовании подшивается в соответствующий наряд.

5. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений мирового судьи, вступивших в законную силу

Обращение к исполнению постановлений по гражданским делам, вступившим в законную силу

Судебное постановление (решение) по гражданскому делу обращается к исполнению после его вступления в законную силу, за исключением случаев немедленного исполнения, путем выдачи секретарем судебного заседания исполнительного документа взыскателю на руки или путем направления по его просьбе (письменному заявлению) исполнительного документа в соответствующее подразделение службы судебных приставов.

Исполнительные документы выписываются секретарем судебного заседания и передаются помощником судьи по назначению не позднее следующего рабочего дня после вступления в законную силу судебного постановления либо после возвращения дела из апелляционной инстанции, а по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению, – в день вынесения решения. Копии судебного постановления по гражданскому делу, выписки из решения должны быть заверены подписью судьи и гербовой печатью суда.

Все виды исполнительных документов по уголовным, гражданским, административным делам, другим материалам и производствам, разрешаемым судом, подлежат регистрации в книге учета исполнительных документов, переданных в подразделение службы судебных приставов (форма № 45), и алфавитном указателе к журналу учета исполнительных документов, переданных судебным приставам-исполнителям (форма № 45-а), которые хранятся у помощника судьи.

Книга учета исполнительных документов (форма № 50) должна быть прошита и пронумерована, заверена подписью судьи и печатью судебного участка.

Исполнительные документы заполняются секретарем судебного заседания четко и грамотно, без помарок, дополнений и исправлений, подписываются судьей и заверяются гербовой печатью суда. Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям ст. 13 Федерального закона от 2.10.2007 №229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Исполнительные документы для производства удержания направляются в соответствующее подразделение службы судебных приставов по месту жительства (месту отбывания наказания) должника либо по месту его работы или известному месту нахождению имущества.

6. Списание дел в архив

Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив судебного участка.

При учете и хранении дел и других материалов в архиве судебного участка соблюдаются требования, предусмотренные Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г,, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263), Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента от 4 ноября 1999 г. № 137, а также настоящей Инструкцией.

6.1. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив судебного участка, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Дело считается подготовленным к списанию в архив с момента получения сведений об исполнении судебного решения. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после вступления в законную силу и обращения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле, его копий. Секретарь судебного заседания подготавливает дело для передачи дела в архив, для этого составляет внутреннюю опись документов, находящихся в деле, подшивает лист-заверитель дела, заполняет полностью все движения по делу в справочном листе. Далее передает дело помощнику судьи для списания дела в архив. Помощник судьи обязан еще раз тщательно просмотреть все производство по делу в соответствии с инструкцией, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. На деле проставляется штампы о дате списания дела в архив и указывается срок хранения дела в архиве. Полное движение по делу полностью отмечается помощником судьи в учетно-статистической карточке в системе АМИРС.

6.2.Разрешение на передачу судебного дела в архив дает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения. Разрешив сдачу дела в архив, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись "постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.

Эти даты переносятся секретарем судебного участка в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.

Для сдачи дел и материалов в архив судебного участка составляется опись этих дел и материалов (форма № 57). Опись составляется секретарем судебного участка и подписывается мировым судьей.

На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, указывается срок хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения документов, а также год и месяц отбора для уничтожения.

Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.

6.3.Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после вступления в законную силу и обращения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле его копий в соответствии с пп. 11.2.4 Инструкции по судебному делопроизводству мировых судей, утвержденной приказом Начальника Управления Судебного департамента в Ростовской области от «14» ноября 2006 г., а также в случаях, когда:

-лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы - после получения мировым судьей от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о постановке его на учет;

-лицо осуждено к наказанию в виде ареста - после получения мировым судьей из арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

-судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия - после получения мировым судьей из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел сообщения о принятии постановления к исполнению;

-в отношении лица применена принудительная мера воспитательного воздействия - предупреждение – при вступлении вынесенного постановления в законную силу;

-мировым судьей вынесен оправдательный приговор - после вступления приговора в законную силу.

6.4. Уголовное дело подлежит сдаче в архив в случае вынесения оправдательного приговора (пп. 2, п. 2 ст. 302 УПК РФ) в случаях вступления в законную силу приговора по многоэпизодным делам, когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого к совершению преступления (преступлений) – после направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

6.5. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив мирового судьи являются случаи, предусмотренные п. 11.2.6 Инструкции по судебному делопроизводству мировых судей; в отношении осужденных к иным мерам наказания – случаи, предусмотренные п. 11.2.7 той же Инструкции.

6.6. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения.

Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

6.7. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов-исполнителей либо приобщения квитанции о добровольной уплате взысканных сумм.

6.8. Административное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив в соответствии с п. 12.1.6 Инструкции по судебному делопроизводству мировых судей, а также в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения – по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

6.9. Полное оформление судебных дел и других документов в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, предусматривает:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

Копия приговора, а также исполнительный документ, распоряжение считаются полученными, когда в деле имеется расписка (в любой форме) органов (учреждений) об их получении.

Административное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения – по вступлению постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

7. Ведение нарядов, книг, карточек, журналов

Помощником мирового судьи к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов учета делопроизводства, а также законченных ведением в прошедшем году, которая утверждается мировым судьей. Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи, которые заверяются подписью ответственного работника аппарата мирового судьи.

Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения.

Все исполненные служебные документы помощником судьи подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу. Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается полоска бумаги.

На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.

Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист. Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах). При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Толщина нарядов не должна превышать 5 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 300 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда. Том второй может быть начат лишь после окончания тома первого, дата начала второго тома не должна быть более ранней, чем дата окончания тома первого. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах – номер очередного тома.

Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т. п.), запрещается.

Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.

На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам. Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма № 50). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. Заверительная надпись в книгах (журналах) делается на последней странице. Заверительная надпись подписывается секретарем и скрепляется печатью «Для пакетов».

Приказы, издаваемые мировым судьей, ведутся в отдельной книге. Порядок ознакомления с приказами устанавливается мировым судьей. Об отмене, изменении и дополнении приказа делается соответствующая отметка на приказе.

Отметки должны вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.

Наряды, книги, журналы, учета, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках.

В заключение следует отметить, что в методологических целях для мировых судей города Севастополя эти рекомендации могут оказаться полезными, поскольку описанный алгоритм ведения делопроизводства на судебном участке – это результат обобщения работы с инструкцией по судебному делопроизводству мировыми судьями в Ростовской области.

---

Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 40; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!