Общая классификация документов 

 В связи с тем, что каждый документ играет в хозяйственной деятельности предприятия определенную роль, возникает необходимость классификации документов. Бухгалтерские документы классифицируются по нескольким признакам:

1.По назначению документы делятся на:

а) распорядительные - в которых содержатся задания на выполнение хозяйственных операций (поручение банку о перечислении денег, наряд на выполненные работы сдельные, накладные на отпуск товарно-материальных ценностей и т.п.);

 б) исполнительные - это документы, в которых отражены законченные хозяйственные операции и документы учетного характера (ведомости журналы-ордера,  т.п.), составленные работниками бухгалтерии на основании распорядительных документов.

 Широко распространены и комбинированныедокументы, в которых сочетаются как элементы распорядительных документов, так и элементы или признаки исполнительных документов. К примеру, расходный кассовый ордер до выдачи денег является распорядительным документом, а после выдачи - исполнительным документом. Документы, имеющие различное назначение, но, отражающие одну и ту же хозяйственную операцию, неразрывно связаны между собой. Это имеет большое значение при расследовании должностных злоупотреблений. Отсутствие распорядительного документа ставит под сомнение законность исполнительного документа. Например: отпуск строительного материала без разнарядки плановых органов может служить признаком хищения. При обнаружении документов учетного характера (записи в ведомостях), необоснованных исполнительными документами (самого документа, содержащего хозяйственную операцию нет), следует тщательно проверить эти записи, т.к. здесь может иметь место совершение преступления.

2.По месту возникновения документы подразделяются на:

 а) внутренние;

 б) внешние.

 Внутренние документы - это те, которые составляются внутри предприятия. Внешние - те документы, которые поступают из других предприятий и учреждений. Следовательно, разные экземпляры одного и того же документа могут находиться в различных организациях.

3. По объему содержания документы делятся на:

 а) первичные -непосредственно отражающие хозяйственную операцию (кассовые ордера, требования, накладные, ведомости и т.д.);

б) сводные -объединяющие ряд хозяйственных операций, отраженных до этого в первичных документах (авансовые и материальные отчеты, отчет кассира и т.д.). Сводные документы тесно связаны с первичными. Поэтому выявление в сводных документах записей, не подтвержденных первичными документами, являются сигналами о возможных злоупотреблениях.

4. По способу использования документы делятся на:

 а) разовые;

 б) накопительные.

 Разовые документы - это те, в которые данные о совершенной операции заносят в один рабочий прием (накладная, требование, выписка из личного счета в банке, ведомости и т.д.). В накопительных документах сведения об однородных хозяйственных операциях заносят постепенно, в течение нескольких дней или месяца. Например: фабрика, раскройный цех. Выписывается лимитно - заборная карта на отпуск материалов со склада в производство и по ней в течение месяца ежедневно цех получает сырье и материалы со склада. Нарушение порядка заполнения разовых и накопительных документов способствует совершению преступлений.

По способу исполнения

а) Ручным способом

б) Машинным способом

По качеству

а) Доброкачественные (полноценные) – полностью отвечают всем требованиям

б) Недоброкачественные (неполноценные) – которые хотя бы одному требованию не отвечают

Классификация документов по качественным признакам.

Важное значение для юристов имеет классификация документов по качественным признакам. Документы по качественным признакам делятся на:

а) полноценные;

Б) неполноценные.

Группы недоброкачественных первичных бухгалтерских документов:

-Неправильно оформленные

-Документы, отражающие незаконные по своему содержанию опера­ции

-Документы, не соответствующие по своему содержанию фактичес­ки выполненным хозяйственным операциям.

1)Неправильно оформленные. 

К ним относятся документы, в про­цессе составления которых:

а) использовались бланки не установленной формы (например, в нарушение правил для учета определенных операций не применялись бланки строгой отчетности) или нарушался способ их заполнения (вместо машинного использовался ручной и т.п.);

б) не были заполнены все необходимые реквизиты (например, платежная ведомость без подписи руководителя учреждения, инвента­ризационная опись без даты); их часто называет недооформленными;

в) использованы лишние, не установленные типовыми формами, реквизиты (табель, подписанный не только табельщиком, но и руководителем предприятия, накладная на выдачу товара, заверенная гербовой печатью и т.п.);

г) использованы ненадлежащие реквизиты (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя кредитов расписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

Перечисленные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. При ревизии они должны быть проверены по существу отражен­ных в них операций. Подлинность их должна быть подтверждена дру­гими доказательствами. Неправильно оформленный документ будет признан подлинным, если выяснится, что отраженная в нем операция имела место. Например, все лица, включенные в неправильно оформ­ленный табель, действительно работали, материалы, перечисленные в закупочном акте, поступили на склад и т.п. И, наоборот, если выяс­нится, что правильно оформленный документ отражает фактически не совершенную операцию, то он может быть признан подложным.

В первом случае факт недооформления документов будет одним из доказательств нарушений в учете, способствовавших возникнове­нию преступлений. Во втором, кроме того, наличие явных нарушений может указывать на участие в преступлении работников контроль­но-ревизионного аппарата.

Документы должны быть без помарок, подчисток, следов травления и не оговоренных исправлений.

2) Документы, отражающие незаконные по своему содержанию опера­ции.

К этой группе относятся документы, составленные с нарушением действующих законов и правил (например, расходный кассовый ордер на выдачу нового аванса лицу, которое не отчиталось в расходова­нии ранее полученных в подотчет денег), а также документы, сос­тавленные с нарушением действующих норм и расценок (акт на списа­ние израсходованных при проведении капитального ремонта материа­лов по завышенным нормам расхода, наряд, в котором завышены сдельные расценки и т.п.)

Документы данной группы не могут быть признаны полноценными даже в случаях, когда они правильно оформлены и отражают действи­тельно совершенные операции.

Недоброкачественные документы, входящие в состав двух первых рассмотренных групп, при установлении подлинности отраженных в них операций в соответствующих случаях широко используются при расследовании как доказательства недостатков в учете и контроле, способствовавших возникновению преступлений.

3)Документы, не соответствующие по своему содержанию фактичес­ки выполненным хозяйственным операциям. 

К ним относятся докумен­ты, в которых случайно или умышленно:

а) не получили отражения фактически выполненные хозяйствен­ные операции. Это нарушение относится, главным образом, к порядку составления сводных или накопительных документов (товарный отчет, в который при его составлении вообще не включен какой-либо при­ходный документ, заборный лист на отпуск кухонной продукции, где не получила отражения какая-либо операция по отпуску этой продук­ции в один из буфетов и т.п.);

б) получили отражение вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие документы называют также бестоварными или безде­нежными. Так, бестоварной называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты (наименование отпущенных товаров, дату отгрузки, подписи поставщика и покупателя), но по которой факти­чески никакие товары отпущены не были. Подобные документы оформ­ляются преступниками как для временного сокрытия недостачи, так и для завуалирования хищений. Безденежным документом будет, например, расходный кассовый ордер с распиской в получении, по которому в действительности деньги получены не были;

в) получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершенных хозяйственных операций. Ложные сведения могут относиться к содержанию самой операции - выдача иного това­ра, чем указано в накладной, занижение в приемном акте количества или качества поступивших товаров и т.п. Ложными могут быть также сведения о дате совершения операции (например, для сокрытия не­достачи деньги, поступившие 1-го числа, приходуются по кассе 10-го числа). И, наконец, ложной может быть сумма операции. Таким документом является ведомость на выдачу заработной платы действи­тельно работавшим лицам, в которой при подсчете завышен общий итог в графе "Сумма к выдаче на руки".

Вопрос о случайном или умышленном происхождении недостоверных документов не может быть решен только документальным исследовани­ем.

Законодатель предусматривает также ряд требований к порядку составления первичных учетных документов. Главное требование ­своевременность. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подпи­сали документы, с указанием даты внесения исправлений.

 

---

Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 1184; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!