Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
5.2.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении 14.
5.2.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
5.2.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, составляется на дела всего Общества (при этом дела каждого структурного подразделения Общества составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
5.2.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Общества за этот же период.
5.2.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются приказом Общества.
5.2.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
5.2.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Общества проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от… №…" с указанием должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
|
|
|
Передача дел на архивное хранение
5.3.1. В архив Общества (далее – архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
5.3.2. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
5.3.3. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Общества, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному ответственным за ведение делопроизводства и согласованному с руководством структурных подразделений Общества.
5.3.5. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.
|
|
|
5.3.6. При ликвидации структурного подразделения Общества руководство ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются в архив независимо от сроков хранения.
5.3.7. При реорганизации Общества руководство структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их ответственному за ведение делопроизводства.
Приложение 1
Правила оформления реквизитов документов
Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), размеры шрифта - 13,14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.
|
|
|
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Наименование организации
Наименование: Публичное акционерное общество «ИНФОРМСВЯЗЬ», сокращенное наименование – ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ».
Справочные данные об организации
Справочные данные об Обществе включают в себя почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Общества по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет.
Наименование вида документа
Реквизит используется для указания вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
|
|
|
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 12.12.2016. Буква "г" после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря 2016 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Обществе, и состоит из порядкового номера структурного подразделения Общества в соответствии со штатным расписанием, индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год и очередного порядкового номера за текущий календарный год.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа – "г. Рязань" указывается на бланках Общества.
Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения к доступу. Он проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. В состав грифа входит надпись: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и номер экземпляра документа. Например:
Коммерческая тайна.
Экз. № 2
Адресат
В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы ставятся после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" печатаются строчными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от правого края текстового поля и выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Органы статистики
Рязанской области
При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО «Лето»
Фамилия И.О.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Рязанской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д.82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д.5, кв.12,
г.Михайловка
Михайловский район,
Рязанская область, 403340
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Рязанской области, то они указываются обобщенно, например:
Генеральным директорам ПАО
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или распорядительным документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ПАО "ИНФОРМСВЯЗЬ"
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ПАО "ИНФОРМСВЯЗЬ"
от 16.03.2016 № 43
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?»
Заголовок не должен заключаться в кавычки. В конце заголовка точка не ставится.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Заголовок к тексту может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк.
Текст документа
Документы Общества составляются на государственном языке Российской Федерации - русском.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации не должно быть более четырех.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю»)
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа: («коллегия решила»)
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем», «решили»).
В деловых(служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «представляем на рассмотрение»);
- от третьего лица единственного числа («Общество не возражает»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»).
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа отделяется от заголовка к тексту двумя или тремя междустрочными интервалами.
Отметка о приложении
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение:
1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение 2
к приказу
ПАО "ИНФОРМСВЯЗЬ"
от 27.04.2016 № 148
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
ПАО "ИНФОРМСВЯЗБ"
от 20.05.2016 № 189
Вид и размер шрифта реквизита "Отметка о приложении" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.
Гриф согласования документа
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с внешней организацией. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается на первом листе документа или на последнем листе документа под текстом.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
Петров А.А. Петров
26.02.2017
Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом - письмом, протоколом, приказом.
СОГЛАСОВАНО
приказом ОАО «Регата»
от 01.02.2017 № 01–02/27
Виза
Согласование проекта документа оформляется визой.
Виза проставляется собственноручно сотрудником, визирующим документ, и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Начальник финансового отдела
Нестеров А.П. Нестеров
13.03.2017
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. При согласовании проектов приказов реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы для согласования проектов приказов.
Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
Генеральный директор личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается в реквизите "Подпись должностного лица" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе комиссии:
Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если генеральный директор или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом или наделенный полномочиями, установленными должностной инструкцией и (или) положением о структурном подразделении Общества, с указанием своей должности и полномочия, например:
Заместитель генерального директора личная подпись И.О. Фамилия
или:
И.о. генерального директора личная подпись И.О. Фамилия
Реквизит "Подпись должностного лица" может быть оформлен собственноручно автором документа (например, при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.
В случае оформления реквизита "Подпись должностного лица" с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста тремя или четырьмя одинарными междустрочными интервалами.
Печать
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах Общества в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона:
Павлова Наталья Александровна
(831) 345-10-91
Отметка о заверении копии
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под реквизитом "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии". Он включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.
Реквизит "Отметка о заверении копии" может быть оформлен от руки или с использованием штампа.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа, проставляется с использованием штампа.
Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением подписями заинтересованных лиц.
Резолюция
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа.
Отметка о контроле
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Приложение 2
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
ПРИКАЗ
________________ №___________
г. Рязань
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В целях упорядочения делопроизводства и совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую инструкцию по делопроизводству.
2. Считать утратившим силу приказ от ________ № _______.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на….
Генеральный директор И.О. Фамилия
Образец оформления приказа Общества (с констатирующей частью)
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
ПРИКАЗ
________________ №___________
г. Рязань
О создании официального сайта ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
П р и к а з ы в а ю:
1. Создать сайт ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ» с официальным наименованием – "http://radost.ru/".
2. ...
Генеральный директор И.О. Фамилия
Образец оформления приказа Общества (без констатирующей части)
Продолжение приложения 2
ЛИСТ
согласования проекта приказа
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству "
(название приказа)
| Должность | Подпись | Расшифровка | Дата | Примечание |
Приложение 3
| ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬдиректор» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») Карла Маркса ул., д. 37, г. Рязань, 654987. Тел./факс (831) 432-12-74 e-mail: radost@mail.ru ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП _________________ № _____________ На № ____________ от _____________ |
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов
Приложение 4
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
ПРОТОКОЛ
________________ №___________
г. Рязань
Образец бланка Протокола Общества
Приложение 5
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
от №
Номенклатура дел ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
г. Рязань
Продолжение приложения 5
Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Ответственный за ведение
делопроизводства Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от___________№_________
Продолжение приложения 5
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | |||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Ответственный за ведение
делопроизводства Подпись И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись И.О.Фамилия
Дата
Образец оформления номенклатуры дел
Приложение 6
| АКТ | |||||
|
| № |
| |||
|
| |||||
| (место составления) | |||||
| проверки, наличия и состояния дел | |||||
|
| |||||
| (постоянного, временного хранения, по личному составу) | |||||
| Фонд № |
| ||||
Основание
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
| Проверка проводилась с | по |
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенных в итоговых записях описей дел,
(цифрами и прописью)
3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей дел,
(цифрами и прописью)
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки дел,
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ …).
Проверку проводили:
|
| |||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
|
| |||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
|
| |||||
| (наименование должности) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| Дата | |||||
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Приложение 7
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело
(№ и название)
Опись
(№ и название)
Фонд
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
| № п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Образец оформления карты-заместителя дела
Приложение 8
АКТ
| № | ||
|
| ||
| (место составления) | ||
о выдаче дел во временное пользование
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание
Для какой цели выдаются дела
Выдаются следующие ед. хр. из фонда №
(название фонда)
| № п/п | Опись № | Ед. хр. № | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего выдается ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения .
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
| Наименование должности | Наименование должности | |||||||||
|
|
|
|
| |||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||
| Дата |
| Дата |
| |||||||
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Продолжение приложения 8
Выдал дела по поручению руководства
(наименование организации)
| Руководитель архива | ||||
|
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | ||||
Принял дела по поручению руководства
(наименование организации)
| Руководитель архива | ||||
|
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | ||||
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
| Руководитель архива | ||||
|
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | ||||
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
| Руководитель архива | ||||
|
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||
| Дата | ||||
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 9
ЛИСТ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _________________ Дата ________________ № ___________
Автор________ ____________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________________
Выдан_____________________________________________________________
(дата выдачи, кому выдан)
Основание для выдачи_______________________________________________
(указать причину выдачи документа)
Выдал _______________________ Получил _________________________
(подпись, расшифровка подписи) (подпись, расшифровка подписи)
Образец оформления листа – заместителя документа
Приложение 10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ;
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| Наименование должности работника | |||
| (подпись) | (расшифровка подписи) |
Дата
Форма листа – заверителя дела
Приложение 11
Код гос. архива
Код организации
| Ф. № | ||||
| Оп. № | ||||
| Д. № | ||||
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
| ДЕЛО № | ТОМ № |
(Заголовок дела)
(Крайние даты)
На листах
Хранить
| Ф. № |
| |||
| Оп. № | ||||
| Д. № |
| |||
|
| ||||
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 12
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ___________________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 13
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного подразделения
подпись
расшифровка подписи
дата
ОПИСЬ №
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения и
назначение описи (по личному составу, постоянного срока хранения и т.п.)
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА№__________________________________________________
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 1 | 7 |
| Название раздела | ||||||
Итого________________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Кол-во листов внутренней описи____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О. Фамилия
Форма описи дел структурного подразделения
Приложение 14
ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
АКТ
________№__________ И.О. Фамилия
Подпись дата
г. Рязань
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _________________________________________ дел за ___________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области
(протокол от ____________________________№___)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О.Фамилия
Дата
Продолжение приложения 14
СОГЛАСОВАНО
Протокол постоянно действующей
экспертной комиссии ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»
от ___________№_______
Документы в количестве ____________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________________кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________№______________
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы Подпись И.О.Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение делопроизводства Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 15
Реестр рассылки
| № | наименование адресата | почтовый адрес | Количество экземпляров |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 |
Подготовил:
Должность
Фамилия И.О.
Подпись дата
Форма реестра рассылки
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 127; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!