Первичная обработка поступающих (входящих) документов
3.1.1. Первичная обработка поступающих в Общество документов осуществляется централизованно ответственным за ведение делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.
Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом.
3.1.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального директора по направлению деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Электронные сообщения, адресованные генеральному директору или направленные в адрес Общества, распечатываются и докладываются генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального директора.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается генеральному директору, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, cooтветствие адресов.
|
|
|
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним - составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в отделе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
3.1.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
3.1.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
|
|
|
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.
Регистрация поступающих (входящих) документов
3.2.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются независимо от способа их доставки только после их первичной обработки.
Документы, поступающие в Общество, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
3.2.2. Регистрация документов, поступивших в Общество до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.
3.2.3. Регистрация документов осуществляется в регистрационно-контрольной форме, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и присваивается номер регистрации документа.
3.2.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.
|
|
|
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Общества. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
3.2.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Общество по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
3.3. Предварительное рассмотрение
поступивших (входящих) документов
3.3.1. Предварительное рассмотрение осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения генеральным директором, и документов, не требующих такового.
3.3.2. Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения генеральным директором, направляются в соответствии с распределением полномочий заместителям генерального директора.
|
|
|
3.3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.
3.4. Передача поступающих (входящих) документов руководству
на рассмотрение и передача исполнителям
3.4.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
3.4.2. Генеральный директор в резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им поручение. Секретарь передает документ на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель. Остальным исполнителям передаются копии.
Рассмотренные документы в течение суток должны быть доведены до исполнителей.
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
личную подпись автора резолюции;
дату проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
В случае, если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.
3.4.3. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
Передача документов осуществляется под роспись в регистрационно-контрольной форме.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения передаются исполнителю и соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после рассмотрения.
Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 146; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!