Протокол заседания (совещания)
2.6.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол заседания (совещания) – (далее – протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
2.6.2. Реквизит – "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
|
|
|
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита – "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
2.6.3. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
2.6.4. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку.
|
|
|
2.6.5. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
2.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
План
2.7.1. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
2.7.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) гриф утверждения документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) наименование вида документа;
е) заголовок к тексту;
ж) текст документа;
з) наименование должности;
и) подпись.
2.7.3. Реквизит – "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:
а) номер пункта плана;
б) наименование мероприятия;
в) срок исполнения;
г) исполнитель;
д) примечание.
Отчет
2.8.1. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
2.8.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
|
|
|
2.8.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками Общества в ходе внутреннего служебного взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
2.8.5. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) наименование должности;
з) подпись.
2.8.6. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Служебные записки
2.9.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между структурными подразделениями в рамках внутреннего документооборота в Обществе применяются служебные записки.
|
|
|
Служебные записки являются информационно-справочными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Общества.
2.9.2. Служебная записка может составляться по указанию руководителя структурного подразделения или по инициативе сотрудника.
2.9.3. Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения.
2.9.4. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) отметка о приложении;
з) наименование должности;
и) подпись;
к) виза.
2.9.5.Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.
Письмо
2.10.1. Письма Общества готовятся как:
а) ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной власти;
б) ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
в) инициативные письма.
2.10.2. Сроки подготовки ответных писем:
а) с конкретной датой исполнения, указанной в документе, – в указанный срок;
б) в соответствии с резолюцией генерального директора и его заместителей на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
2.10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
2.10.4. Письма печатаются на бланке письма Общества с угловым расположением реквизитов.
2.10.5. К проекту письма, подготовленному на бланке письма Общества с угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4 с визами согласования.
2.10.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в Обществе используются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) заголовок к тексту;
в) текст документа;
г) отметка о приложении;
д) виза;
е) подпись;
ж) отметка об исполнителе.
2.10.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенных в приложении 1.
2.10.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.
2.10.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.10.10. Письма подписывает генеральный директор или лица, уполномоченные приказом Общества.
2.10.11. Если количество адресатов письма более 4, то исполнитель составляет реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
2.10.12. При подготовке писем необходимо учитывать требования постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".
Телеграмма
Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем, с учётом требований. установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
Факсограмма (факс)
2.12.1. Поступившее в Общество через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется – факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.
2.12.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Общество факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
2.12.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.
2.12.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Обществом через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для писем.
3.12.5. Оригинал документа отправленного по факсимильной связи отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на верхнем поле документа справа.
Телефонограмма
2.13.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
2.13.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
2.13.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
2.13.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и подписывается лицом, от имени которого она передается.
2.13.5. После передачи (приёма) телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим (передающим).
Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:
"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата.
Отметка о приёме (передаче) телефонограммы заверяется подписью сотрудника, принявшего (передавшего) телефонограмму.
2.13.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.
Доверенность
2.14.1. Доверенность выдаётся сотрудникам Общества и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
2.14.2. Проект доверенности подготавливается сотрудником, которому доверенность будет выдана, и, при необходимости, визируется юристом, главным бухгалтером и непосредственным руководителем сотрудника, которому будет выдана доверенность. После этого доверенность передаётся сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.
Доверенность подписывается генеральным директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и заверяется печатью организации.
2.15.1. Договоры, соглашения, контракты (далее – договоры) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
2.15.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения, в котором он работает (служит) или полномочий Общества в целом.
Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию председателя.
Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учётом правил, установленных настоящей Инструкцией.
Организация документооборота
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 78; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!