Правила, положения, инструкции
Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Публичного акционерного общества «ИНФОРМСВЯЗЬ» (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Публичного акционерного общества «ИНФОРМСВЯЗЬ» (далее – Общество) и поступающих в Общество документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Общества.
1.2. Инструкция разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
|
|
|
1.4. Организацию, методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в Обществе осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.5. Права и обязанности сотрудников, осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Общества, устанавливаются должностными инструкциями.
1.6. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа со служебными документами вне помещений Общества не допускается. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.8. Инструкция обязательна для соблюдения всеми работниками Общества. Вновь принятые на работу сотрудники в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.
|
|
|
Правила составления и оформления документов
Состав документов Общества
В деятельности Общества создаются:
а) локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции);
б) распорядительные документы (приказы);
в) протоколы заседаний, совещаний;
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Общества создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
Реквизиты документов
2.2.1. Для документов, создаваемых в Обществе, устанавливаются размеры полей:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
2.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.3. При подготовке и оформлении документов в Обществе используются следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
|
|
|
место составления (издания) документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о приложении;
гриф согласования документа;
виза;
подпись;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка о поступлении документа;
резолюция;
отметка о контроле;
отметка о направлении документа в дело.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
Бланки документов
2.3.1. Документы, создаваемые в Обществе, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата А3 (420х297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) без использования бланков.
2.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Обществе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Общества в качестве приложений.
2.3.3. В Обществе применяются следующие виды бланков, имеющие
установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа.
б) бланк письма с угловым расположением реквизитов;
|
|
|
в) бланк протокола.
2.3.4. Бланк приказа Общества содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа.
Образец бланка приказа Общества приведен в приложении 2.
2.3.5. Бланк письма Общества с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) справочные данные об организации;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 3.
2.3.4. Бланк протокола содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа.
Образец бланка протокола Общества приведен в Приложении 4.
Приказы Общества
2.4.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Общества.
Проекты приказов готовят структурные подразделения на основании поручений генерального директора, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу готовит отдел кадров.
2.4.2. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения, заместители генерального директора и председатели рабочих групп (комиссий).
Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить...", затем необходимо указать дату, номер и заголовок ранее изданного документа.
Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
2.4.3. Приказы подписываются только генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности.
2.4.4. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными отделами несут авторы проекта приказа.
2.4.5. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
2.4.6. Датой регистрации приказа является дата его подписания.
Правила, положения, инструкции
2.5.1. Правила – нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
2.5.2. Положение – нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
2.5.3. Инструкция – нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
2.5.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами.
3.5.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Общества.
2.5.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
2.5.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
2.5.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции – текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 231; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!