Прохождение и регистрация внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Учет объемов документооборота
3.9.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр подлинника документа или экземпляр копии документа (если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.9.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
3.9.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Общество и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.9.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются ответственным за ведение делопроизводства и предоставляются генеральному директору в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый период.
|
|
|
Контроль исполнения документов
4.1. Контролю подлежат следующие документы:
а) запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Рязанской области;
б) документы, переадресованные в Общество на исполнение;
в) запросы, поступившие из муниципальных органов власти Рязанской области;
г) документы, поставленные на контроль генеральным директором.
4.2. Контроль исполнения документов и поручений обеспечивает ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет учет контролируемых документов и следит за ходом и состоянием их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют ответственные исполнители, которые несут личную ответственность за исполнение документа или поручения в установленные сроки.
4.3. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день
|
|
|
4.3.1 Документы подлежат исполнению в следующие сроки.
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной дате;
- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;
- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;
- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).
4.3.2. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ исполняется в срок в соответствии с резолюцией.
4.4. При необходимости продления срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя генерального директора мотивированную просьбу в виде служебной записки о продлении срока исполнения.
Проект ответа должен быть направлен на подпись генеральному директору за три дня до истечения срока исполнения.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за ведение делопроизводства.
|
|
|
Если документ исполнен, ответственный за ведение делопроизводства в регистрационных формах проставляет отметку об исполнении документа (дата, номер отправленного документа, фамилия исполнителя)
4.5. Ответственный за ведение делопроизводства не реже одного раза в месяц готовит данные о состоянии исполнительской дисциплины в разрезе подразделений и информирует генерального директора в установленные им сроки или по запросам.
5. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение и на уничтожение
5.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
5.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Общества; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
|
|
|
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества.
5.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 10.
Форма оформления обложки (титульного листа) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в приложении 11.
Форма внутренней описи документов приведена в приложении 12.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем ответственного за ведение делопроизводства и ЭК.
5.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Общества.
5.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Общества.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 13.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.6. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел Общества, которую готовит ответственный за ведение делопроизводства.
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 94; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!