Помещение в дело после исполнения
3.5.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел Общества.
3.5.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Общества сформировано дело, или ответственным за ведение делопроизводства.
3.5.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.
Работа исполнителя с документами
3.6.1. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);
подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии).
3.6.2. Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесёт ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нём данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
|
|
|
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.
3.6.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несёт ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.
3.6.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.
|
|
|
3.6.5. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной для подготовки документа.
3.6.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Общества исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.
Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта приёма-передачи.
3.6.7. В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или) приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем(лями) в соответствии с резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель, передавшие документ и (или) приложения к нему, несут ответственность за своевременное исполнение документа и его сохранность.
Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
3.7.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись генеральному директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
|
|
|
3.7.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа, как ответа на поступивший (входящий) документ, исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
3.7.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем секретарю приемной для направления на подписание.
3.7.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются исполнителем ответственному за ведение делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа реестру рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества, отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются ответственным за ведение делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
3.7.5. Документы после их подписания генеральным директором или иным уполномоченным лицом передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации и отправки.
|
|
|
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения ответственным за ведение делопроизводства проверки комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки.
Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
3.7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную форму ответственным за ведение делопроизводства.
3.7.7. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на визовом экземпляре, остающемся в деле Общества.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Общества.
3.7.8. В случае, если в Обществе остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного
данными полномочиями и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Общества.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом – ответом.
3.7.9. Отправка документов производится централизованно ответственным за ведение делопроизводства, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса Общества.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью, запрещается.
3.7.10. Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их срочной (оперативной) доставки, и документы, до окончания срока исполнения которых осталось пять или менее календарных дней, подлежат отправке в день их регистрации.
3.7.11. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки.
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделение связи.
3.7.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
3.7.13. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются ответственным исполнителем.
3.7.14. Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 87; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!