Представления результатов поиска
Вид представления результатов поиска входящих документов может быть следующий:
q По умолчанию
q Описание
q Краткое табличное описание
q Полное табличное описание
Во всех представлениях выводится сокращенное наименование субъекта. В случае отсутствия такового выводится полное наименование.
Представление по умолчанию:
Представление по умолчанию по входящим документам содержит следующую информацию:
q Вид документа.
q Номер документа.
q Дата документа.
q Наименование.
q Орган документа.
Если значения свойств не заданы, то выдается сообщение «не указан».
Описание:
В представлении «Описание» выводится следующая информация:
q Вид документа.
q Номер регистрации.
q Дата регистрации.
q Наименование.
q Орган документа.
q Уровень документа.
q Юридическая сила документа
q Субъекты.
q Регистрация в вышестоящей организации: Номер регистрации и дата регистрации в вышестоящей организации (выводится, если только имеется резолюция).
q Дата начала действия документа.
q Дата окончания действия документа.
q Ответ: реквизиты исходящего письма или исходящего документа, которые являются ответом на данное обращение. Перечень ответов выводится списком (если с обращением не связан ни один ответ, то данная информация не выводится).
Краткое табличное описание:
Краткое табличное описание представляет информацию о входящем документе в виде таблицы, где строки – это документы, а столбцы содержат информацию определенного вида. Краткое табличное представление содержит следующую информацию:
|
|
|
q Вид документа; наименование органа, утверждающего документ (курсив).
q Номер и дата регистрации в утверждающем органе.
q Номер и дата регистрации в вышестоящей организации.
q Наименование документа.
q Субъект. Если несколько субъектов, то информация выводится списком.
q Даты начала и окончания действия документа.
Полное табличное описание:
Полное табличное описание представляет информацию о входящем документе в виде таблицы, где строки – это документы, а столбцы содержат информацию определенного вида. Полное табличное представление содержит следующую информацию:
q Вид документа; наименование органа, утверждающего документ (курсив).
q Номер и дата регистрации в утверждающем органе.
q Номер и дата регистрации в вышестоящей организации.
q Резолюция: контрольная или нет, автор резолюции, текст резолюции, исполнитель. Если резолюций несколько, то информация о них выводится в виде списка. Если у резолюции несколько исполнителей, то они выводятся списком.
q Наименование документа.
|
|
|
q Субъект. Если несколько субъектов, то информация выводится списком.
q Действие документа: дата начала и дата окончания действия документа.
q Дата исполнения: назначение даты, дата. Если дат исполнения несколько, то информация представлена в виде списка.
q Ответ: тип ответа, реквизиты исходящего письма или исходящего документа, которые являются ответом на данный документ. Перечень ответов выводится списком.
Полное табличное описание доступно лишь при использовании второго варианта системы делопроизводства.
4.3.3 Работа с реестром исходящих писем
¨ Регистрация исходящих писем
Экранная форма регистрации реквизитов исходящих писем представлена на Рис.4.27.
Поля «Исходящий номер» и «Дата» заполняются системой автоматически. В поле «Исходящий номер» подставляется сквозной номер для всех исходящих писем, а в поле «Дата» подставляется текущая дата. В поле «Регистратор» автоматически подставляется заголовок учетной записи, под которой пользователь-регистратор вошел в систему. Остальные поля заполняются стандартно.
Рис.4.27 Форма регистрации исходящих писем
Экранная форма регистрации ответа представлена на Рис.4.28. Заполнение полей стандартное.
|
|
|
Рис.4.28 Экранная форма регистрации ответа
Экранная форма регистрации адресатов исходящих писем представлена на Рис.4.29
Рис.4.29 Экранная форма регистрации адресатов
Экранная форма регистрации даты исполнения исходящих писем представлена на Рис.4.30. В поле «Назначение даты» автоматически подставляется «Установлено», в поле «Дата изменения «даты исполнения» автоматически подставляется дата создания даты исполнения. Остальные поля формы заполняются стандартно.
Рис.4.30 Экранная форма регистрации даты исполнения
¨ Поиск исходящих писем
Поиск объектов в реестре «Исходящие письма» может осуществляться по нескольким поисковым формам:
q По одному полю
q По нескольким полям
q По регистрации письма
q По реквизитам письма
В качестве критерия поиска всегда используется информация полей объектов. С помощью данной поисковой формы исходящие письма можно найти в системе, выбрав один из следующих критерии поиска:
q Исходящий номер
q Дата
q Содержание
Поиск исходящих писем по одному и нескольким полям является стандартным и описан в книге «Стандартный интерфейс пользователя».
|
|
|
Выбрав критерии поиска и тип представления, нужно нажать на кнопку «Поиск». В правой части поисковой формы будут выведены исходящие письма, соответствующие выбранным требованиям. Для поиска по другим критериям необходимо нажать кнопку «Очистить» и задать другие критерии поиска.
Поиск по регистрации письма
С помощью данной поисковой формы Рис.4.31 можно осуществлять поиск исходящих писем по большому числу критериев, которые визуально разделены на 2 группы. Ниже приводится описание всех критериев поиска.
Рис.4.31 Форма поиска по регистрации письма
Реквизиты регистрации
q Исходящий номер. При заполнении этого поля информационная система ищет исходящие письма, у которых исходящий номер регистрации начинается, заканчивается или содержит в себе введенное в поле значение. Если установлен флаг «Точно», находящийся справа от поля, то будет осуществляться поиск только тех исходящих писем, регистрационный номер которых полностью совпадает с введенным значением.
q Дата точно. При заполнении данного поля осуществляется поиск исходящих писем, у которых дата регистрации совпадает с введенным в поле значением. Формат введения даты: “ЧИСЛО.МЕСЯЦ.ГОД” (например, 12.02.98).
q Диапазон дат с - по. При заполнении этой пары полей будет осуществляться поиск писем, у которых дата регистрации находится между заданными границами включительно
q Содержание письма. Поле позволяет искать исходящие письма, в содержании которых содержится строка, введенная в поле.
Адресат
q Название (Фамилия). С помощью данного поля можно искать исходящие письма, у которых адресат имеет название (или фамилию для частных лиц), содержащую в себе строку, введенную в поле.
q Контактное лицо. С помощью данного поля можно искать исходящие письма, у которых с адресатом связано контактное лицо с фамилией, содержащей в себе строку, введенную в поле.
Поиск по реквизитам письма
Поиск по реквизитам исходящего письма доступен только при использовании второго варианта системы делопроизводства.
Рис.4.32 Форма поиска по реквизитам письма
Данная форма Рис.4.32 является расширением предыдущей и позволяет осуществлять поиск исходящих писем не только по критериям, описанным выше, но и по входящему обращению и исполнителю. Ниже приводится описание этих критериев.
Исполнитель
q Исполнитель. Данное поле позволяет искать исходящие письма по выбранному исполнителю. Выбор исполнителя осуществляется с помощью справочника или вводится вручную
q Отдел. Данное поле позволяет искать исходящие письма, у которых исполнитель связан с конкретным отделом. Выбор отдела осуществляется с помощью справочника или вводится вручную
Входящее обращение
q Номер. При заполнении этого поля информационная система ищет исходящие письма, инициатором которых было входящее обращение с номером регистрации, который начинается, заканчивается или содержит в себе введенное в поле значение. Если установлен флаг «Точно», находящийся справа от поля, то будет осуществляться поиск только тех документов, у которых регистрационный номер инициативного входящего обращения полностью совпадает с введенным значением
q Дата. При заполнении данного поля осуществляется поиск исходящих писем, у которых дата регистрации инициативного входящего обращения совпадает с введенным в поле значением. Формат введения даты: “ЧИСЛО.МЕСЯЦ.ГОД” (например, 12.02.98).
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 278; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!