Организационно-распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

1.1.                 Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.

1.2.                       Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

1.3.                     Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

1.4.           Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

1.5.       Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встре­чающихся.

Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязан­ности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит основные разделы: общую часть, ос­новные задачи и функции, права и ответственность.

Приказы, касающиеся основной деятельности. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления, действующим на ос­нове единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Инструкции. Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регули­рующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их под­разделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решении на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов. Однако протокольная документация также может отражать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общест­венного порядка и др.).

Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные во­просы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделе­ний и подведомственных организации; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; кон­троль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппа­рата управления кадрами; организация процесса управления.

2.       Финансово-расчетная документация

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

3.       Справочно-информационная документация

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и уч­реждениями.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адре­сату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной свя­зи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

 

 

ТРЕБОВАНИЯ К СЛУЖЕБНЫМ ДОКУМЕНТАМ

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами.

Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ;

определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; ус­тановление постоянного расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты:

1.          Государственный герб.

2.         Эмблема организации или предприятия.

3.          Изображение правительственных наград.

4.          Коды.

5.          Наименование министерства или ведомства.

6.          Наименование учреждения, организации или предприятия.

7.          Наименование структурного подразделения.

8.         Адресат.

9.          Резолюция.

10.          Гриф учреждения.

11.               Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер теле­тайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского сче­та.

12.          Название вида документа.

13.       Дата.

14.          Индекс (номер документа).

15.        Ссылка на индекс и дату входящего документа.

16.          Место составления или издания.

17.         Отметка о контроле.

18.             Заголовок к тексту.

19.        Текст.

20.         Отметка о наличии приложения.

21.          Подпись.

 

21.Организация работы с документами.

 

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничто­жения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение докумен­тов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполне­ние, контроль исполне­ния, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

Блок-схема работы с входящими документами

Обработка посту­пающих документов. Прием и обработка посту­пающих документов осу­ществляются секретарем.

Поступающие доку­менты проходят следую­щие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение доку­ментов руководством;

• направление на ис­полнение;

• контроль исполнения;

• исполнение;

• подшивку документов в дела.

Обработка исходящих документов состоит из следующих этапов:

Составление проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

Подписание руководителем

Регистрация

Постановка индекса (номера)

Проверка правильности адреса

Отправка адресату

Подшивка второго экземпляра

 

22.методы рационализации личного труда руководителя.

 

Существует много факторов, влияющих на личную организацию руководителя. Неко­торые советы могут показаться простыми до примитивности, и тем не менее польза от них может быть весьма значительной. Существуют известные науке управления прин­ципы и правила, которые следует свести воедино, превратив их в полезные привычки, доведенные до автоматизма.

Работа с текстами. Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать материал после чтения. Обрабатывая соответствующую кни­гу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять стадий:

•      обзор;

•      постановку вопроса;

 •чтение;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              '•^;

•      обобщение;

•      повторение.

Рационализация чтения начинается с поиска ответов па вопросы:

•      Что я должен прочитать?

•      Что я обязан прочитать?

•          Что я хочу прочитать?

•      Что я хочу с этим предпринять?

•      Что я предлагаю с прочитанным предпринять?

•      Что мне вообще не нужно читать?

•      Что можно было бы прочитать позднее"?

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать докумен­ты. Не хватайтесь сразу за перо, продумайте план своей работы над документом, не упуская деталей. Последовательность этапов работы над документом можно опреде­лить следующим образом:

1.               Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изло­жения, объем работы, учет всех материалов, необходимых для данной работы.

2.          Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в вашем распоряжении данных.

3.              Определение последовательности подачи материалов, т.е. грубо говоря, что за чем идет.

4.            Подготовка проекта документа, а проще — черновика, в котором уже в закончен­ном виде просматривается готовый результат вашей работы.

5.         Редактирование: окончательная сверка документа с вашим планом-конспектом.

Тренировка памяти. Основой укрепления памяти является наблюдательность. Пос­ле наблюдения наступает этап ассоциативного мышления. Существуют три «естествен­ных закона запоминания»: метод связок, система зацепок, тренировка наблюдательно­сти.

Использование записных книжек. Многообразие видов записных книжек можно объединить в три основные группы:

•      записные книжки с алфавитом;

•      ежедневники;

•         обычные записные книжки.

Целесообразнее записывать необходимую информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти».

Умение слушать. Для того чтобы выслушать доклад или лекцию, необходимо при­держиваться следующих правил:

•      подготавливайтесь к слушанию;

•      слушайте с максимальным вниманием;

•      слушайте и одновременно записывайте;

•       не откладывайте разбор записанного.

Телефонные разговоры. Руководитель должен избегать длительных телефонных разговоров. Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

•       взаимное представление;

•       введение собеседника в курс дела;

•     обсуждение ситуаций;

•      заключение.

Командировки. Чтобы избежать неудобств и потерь времени в командировке, пра­вильно к ней подготовьтесь. Составьте план вопросов (дел), которые нужно решить до отъезда и в командировке, а также перечень личных атрибутов поездки и деловых бу­маг, которые нужно взять с собой.

Чтобы успевать сделать больше за малый период времени, в командировке требует­ся личная организованность и самодисциплина:

•      определите главные задачи поездки;

•       научитесь проявлять решительность;

•      не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личный контакт;

•       ведите записи, не полагайтесь на память;

•      начинайте рабочий день как можно раньше и используйте его полностью.

 

 

23. Тренировка памяти и записная книжка.

 

Применение следующих способов и методов позволяет значительно улуч­шить память.

Существует три таких «естественных закона запоминания» впечатление, повторение, ассоциация. Нужно получить глубокое, яркое впечатление о том, что вы хотите запомнить. Для этого вы должны:

1.         Сосредоточиться.

2.          Внимательно наблюдать.

3.                  Получить впечатления при помощи возможно большего числа органов чувств.

4.              Прежде всего постараться получить зрительное впечатление. Оно проч­нее. При повторении имейте в виду следующее:

1.           Повторяйте текст снова и снова, пока он не закрепится в вашей памяти.

2.               Запомнив что-либо, мы за первые восемь часов забываем столько же, сколько за предыдущие 30 дней; поэтому просматривайте свои записи вновь за несколько минут до выступления.

Хороший способ запомнить факт — это ассоциировать его с каким-либо другим фактом.

Основой укрепления памяти является наблюдательность. Мы не можем запомнить ничего, что ускользнуло бы от нашего наблюдения. А после наблю­дения наступает второй этап — ассоциативное мышление: путем разгляды­вания или на слух запоминание возможно, только если объект ассоциируется в нашем сознании с чем-либо, что мы уже знаем или помним.

Метод связок

Суть его в том, что тренировка вашей памяти основывается на мысленных образах и картинах, причем успех будет во многом зависеть от того, удастся ли вам сделать эти образы и картины забавными.

Вот четыре простых правила, которые вам помогут составлять ассоциатив­ные связи.

1.                  Искажайте пропорции. Помните, мы часто употребляем слова «гигант­ский», «громадный»?

2.                     Представляйте предметы в активном действии. Поэтому сигареты не просто вылетают из телефонной трубки, но нападают на вас.

3.             Увеличивайте количество предметов. Поэтому на экране телевизора вы видите не одну, а множество ручек.

4.            Меняйте функции предметов местами. Этот прием предлагается особен­но часто.

Система зацепок

Главная разница между методом связок и зацепок состоит в том, что пер­вый из них применяется для запоминания чего-либо по порядку, а второй — вразбивку. Не думайте, что метода связок вполне достаточно. Система заце­пок неоценима при запоминании телефонов, адресов, длинных чисел и т.д., вообще всего, что касается цифр.

Система зацепок — это подстановка предметов вместо цифр. Предлагают­ся разные буквы для цифр: 0, 1,2, 3,4, 5, 6, 7, 8, 9. Вначале вы должны будете запомнить числовой ряд, в котором представлена цифра 8. Это не составит труда (употребляем первые или последние согласные буквы названий этих цифр).

Еще один из способов укрепления памяти — тренировка наблюдательно­сти.

Хороший способ тренировки — наблюдения в автобусе или другом виде общественного транспорта. Мимолетно взглянув на чье-либо лицо, попытай­тесь тут же представить его по памяти Затем бросьте еще один недолгий взгляд и проверьте себя. Вы увидите, что с каждой тренировкой ваш взгляд ловит все больше подробностей.

Таким образом, тренируя свою наблюдательность, употребляя систему за­цепок и связок, заставляя работать ваше воображение, вы тем самым разви­ваете свою память.

 

 

 ЗАПИСНАЯ КНИЖКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек:

•      телефонно-адресные;

•      ежедневники;

•     записная книжка для приема посетителей;

•       целевая записная книжка;

•     дневник личной работы;

•           книга для телефонных разговоров. Но все эти виды записных книжек можно объе­динить в три основные группы:

1)     записные книжки с алфавитом;

2)      ежедневники;

3)      обычные записные книжки.

Записные книжки с алфавитом используются для нахождения необходимой записи, так как они снабжены поисковым ключом — буквами алфавита. Такие записные книжки удобно использовать для записи фамилий, адресов и телефонов.

Ежедневники предназначены для планирования дел на неделю, месяц, год. В запол­нении дневника не должно быть мелочей.

1.            Все записи здесь должны быть достаточно подробными и понятными.

2.             В дневнике должно найтись место для некоторых, важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.

3.            Записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было легко изменить, не допуская неряшливости в дневнике.

Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поиско­вых ключей. Для поиска информации приходится перелистывать всю книжку.

Простую модернизацию записной книжки, позволяющую ее малый формат объеди­нить с поиском по ключу и эффективным методом планирования дел ежедневника, предлагает В.И. Барков.

Основная идея заключается в том, чтобы вынести поисковые ключи и записывать их значение при внесении информации в записную книжку. Поисковым ключом являются имя и число месяца.

Реформа записной книжки. У современного делового человека много дел. А вре­мени всего 24 ч в сутки. Чтобы его оптимально использовать, надо это время рацио­нально спланировать, продумать, распределить — в какой последовательности выпол­нять запланированные дела.

Обычно у руководителя на письменном столе находятся два «орглриспособления»: перекидной календарь и лист бумаги. Туда он и вносит в бессистемном порядке все предстоящие на сегодня, завтра, послезавтра и подлежащие запоминанию дела.

Кроме адресов и телефонов, каждый из нас записывает и личные дела, которые нужно выполнить сегодня или завтра, либо в ближайшее время. Записная книжка для этой цели не годится, в ней/могут «утонуть» нужные вам сведения.

Эту проблему в какой-то мере помогает решить простейшее организационное меро­приятие. На протяжении многих лет у авторов статьи «Реформа записной книжки» вы­рабатывалась система, в эффективности которой убедились многие.

Заключается она в следующем. Записная книжка состоит из набора листков, меняю­щихся еженедельно и обновляемых систематически.

Раз в неделю два листа писчей бумаги складываются вчетверо и разрываются по линии сгиба. Получается 8 листков. Рационально иметь записную книжку форматом, со­ответствующим размеру этих листков. На семи листках сверху подписываются число, месяц и день недели (8. 11. Суб.). Восьмой лист остается для всяких заметок.

Кроме этих восьми листков, заведите вкладыши, состоящие из двух восьмушек, так называемый резерв дел, куда записываются дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели. Приступая к заполнению очередных семи листков, вы про­сматриваете резерв и выбираете из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня просматривайте листок за прошедший день, вычеркивайте выполненные дела.

Записи на очередном листке можно производить в таком порядке: в начале листка — дела, приходящиеся на утро; в середине — дневник; а вечерние — в конце листка. Де­ла, связанные с выходом или выездом, обводите кружком.

Вот и вся система. Конечно, куда удобнее и приятнее было бы пользоваться запис­ными книжками, напечатанными в типографии с учетом изложенных принципов ее по­строения.

К сожалению, имеющиеся в продаже записные книжки для предлагаемой системы непригодны. В них для каждого дня отводится слишком мало места, а то, что они рас­считаны на целый год, делает их неудобными из-за чрезмерной толщины.

 

 

24. Принципы эффективного слушиная.

 

В любой ситуации общения есть три основных ступени.

Ступень первая. Остановись и оцени обстановку, прислушайся к своему отношению к ней.

Ступень вторая. Посмотри на человека: что он пытается выразить своими жестами и мимикой?

Ступень третья. Слушай беспристрастно, что тебе хотят сказать.

Типичные ошибки при выслушивании собеседника:

1.            Не воспринимаем смысл того, что говорят. Фразы проходят мимо нашего внима­ния. Они просто не имеют для нас значения, и собеседник это прекрасно чувствует.

2.      Часто обдумываем свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит.

3.           Хотим быть умнее собеседника и думаем, где и как можно улучшить его предло­жение, вместо того, чтобы понять его.

4.             Часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам неприятен, вызывает не­уверенность, просто не нравится.

Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средст­вом влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам:

1.        Направляйте свое внимание на собеседника.

2.       Следите за невербальными знаками.

3.       Откладывайте свои суждения.

4.        Не позволяйте себе перебивать собеседника.

5.        Проверяйте свое понимание.

6.        Выявляйте логику высказываний.

7.        Предоставляйте собеседнику свою поддержку. Как выслушать доклад или лекцию

Ответ на этот вопрос надо искать в области физиологии, психологии и рефлексоло­гии.

1.           Найдите свой интерес в теме. Интерес облегчает восприятие, помогает усвоению — когда мы слушаем то, что нас интересует, мы пользуемся непроизвольным внимани­ем. Когда же слушаем то, что нас мало интересует, мы используем произвольное вни­мание.

2.            Подготавливайтесь к слушанию. Эта предварительная подготовка может идти по четырем направлениям:

а)            по линии серьезной и глубокой предварительной проработки той темы, которую будет излагать докладчик;

б)      по линии внимательного ознакомления с тезисами доклада;

в)        по линии более или менее быстрого ознакомления с программой или планом док­лада;

г)      по линии предварительного собеседования по поводу доклада.

3.       Слушайте с максимальным вниманием.

4.       Сохраняйте равномерное внимание в течение всего времени слушания.

5.           Слушайте одновременно докладчика и самого себя. Параллельно с мыслями док­ладчика по ассоциации возникают собственные мысли. Их появление говорит о том, что в вашем сознании начался процесс переработки слушаемого.

6.          Слушайте и одновременно записывайте. Это помогает усвоению, освобождает па­мять от лишней нагрузки.

Полезно фиксировать следующие пять элементов выступления:

а)     Основные мысли докладчика и наиболее выдающиеся факты, приводимые им.

б)            Свои собственные мысли, идущие по ассоциации, параллельно с мыслями док­ладчика.

в)        Вопросы докладчику. То, что вы все время начеку и боитесь забыть свой вопрос к докладчику, мешает воспринимать более серьезный материал.

г)            Всякого рода справки и ссылки докладчика. Именно они усиленно помогают нам впоследствии широко и глубоко проработать тему.

д)         Метод построения доклада и приемы изложения докладчиком. Уловить метод по­строения доклада — значит наполовину овладеть им, а ухватить приемы изложения — значит самому учиться докладывать.

7.       Записывайте сокращенно, пользуясь условными знаками.

8.          Не откладывайте разбор записанного ни на один день. Память не способна надол­го удерживать новый, еще не закрепленный материал, поэтому расшифровка набросков должна начаться немедленно после заслушивания доклада.

9.           Не спорьте с докладчиком в процессе слушания. Слушатель только кратко наме­чает «неправильные ходы» докладчика, свои возражения, свои контрпредложения, но детализировать их он не должен — это надо делать после прослушивания доклада.

10.              Рационально используйте перерыв во время доклада для подытоживания про­слушанного.

 

 

25. Деловая беседа по телефону.

 

Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил существенно увеличить скорость обмена информацией. Время телефонных разго­воров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет.

Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает от работы, а есть еще звонки, которые просто раздражают. Поэтому полезно придерживаться следующих советов:

1.            Проверьте по табло определителя, кто именно звонит и откуда, и только по­том снимайте трубку.

2.         Основную массу звонков переключайте на своего секретаря. *-•.'• ''

3.'Попросите своих коллег отвечать по тег1ёф6Йу,^|'лЪка'вы заняты какой-то сроч­ной работой.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      ^;

4.             Сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам нельзя звонить.

5.          Используйте автоответчик.

6.             Приучайте своих абонентов к тому, что у вас есть определенное время для телефонных разговоров.

7.           Переадресуйте телефонные звонки по некоторым вопросам тем, кто конкрет­но занимается этой работой.

8.          Назовите абоненту имя своего секретаря или помощника.

9.            Будьте бескомпромиссны, когда на проводе повиснет один из любителей по­болтать.

10.         Сразу же оговорите продолжительность разговора.

11.        Четко дайте понять, что приближаетесь к концу разговора.

12.             Если не помогает ни один из приведенных выше способов, не церемоньтесь. В конце концов, речь идет прежде всего о вашем же времени, а здесь не до цере­моний, если другой человек упорно отказывается понимать, что оно дорого стоит.

Телефонный разговор нужно готовить. Подготовка должна включать:

•        поиск и подбор нужного материала,

•       обдумывание разговора,

•      составление плана разговора.

Ключевые моменты в умении вести телефонный разговор:

•      умение внимательно слушать;

•       привычка все записывать;

•      умение корректно ставить вопросы.

Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

•        взаимных представлений;

•        введения собеседника в курс дела;

•      обсуждения ситуаций;

•       заключения.

Взаимные представления. Телефонный вызов осуществляете вы. Разговор идет по местной телефонной сети учреждения. В этом случае назовите свою фа­милию и отдел, где вы работаете, а затем попросите позвать к телефону нужного вам человека, назвав его имя, отчество, фамилию и должность. Должность назы­вают в случаях оперативного вызова руководителей.

Введение собеседника в курс дела. При разговоре по телефону необходимо учитывать и технические особенности аппаратуры проводной связи.

Не говорите в микрофон телефонной трубки слишком громко.

Говорите в нормальном темпе, четко произнося слова. При быстрой речи слова сливаются.

Обсуждение ситуаций. Это главный и обычно самый длительный этап теле­фонного разговора. На этом этапе один из собеседников определяет свое отноше­ние к тому или иному вопросу либо сообщает интересные факты.

Лаконизм разговора при обсуждении ситуаций достигается за счет вопросов, требующих короткого и конкретного ответа. Эти вопросы должны быть продуманы вами до начала разговора и включены в его план. Во время разговора собеседники должны следить за тем, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.

Заключение. Заключительные слова обычно зависят от качества обсуждения ситуаций и от того, как собеседник понял вас.

Телефонный разговор обычно заканчивается тогда, когда один или оба собе­седника получили ответы на все интересующие вопросы.

 

27. Исскуство убеждения.

 

Существуют правила, которые помогут убедить собеседника.

Первое правило (правило Гомера) заключается в следующем: «Очередность приво­димых аргументов влияет па их убедительность. Наиболее убедителен следующий по­рядок аргументов: сильные — средние — один самый сильный».

Второе правило (правило Сократа) звучит так: «Для получения положительного ре­шения по важному для вас вопросу поставьте его на третье место, предпослав ему два коротких, простых для собеседника вопроса, на которые он без затруднения ответит вам «да».

Третье правило — правило Паскаля. Суть его такова: «Не загоняйте собеседника в угол. Дайте ему возможность «сохранить лицо».

Четвертое правило содержит в себе следующее утверждение:

«Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса убеждающего».

Пятое правило: «Не загоняйте себя в угол, не понижайте свой статус».

«Не принижайте статус собеседника» — так звучит шестое правило науки убеждать.

Седьмое правило тесно связано с психологическими особенностями человека и гла­сит: «К аргументам приятного нам собеседника мы относимся снисходительно, а к аргу­ментам неприятного — с предубеждением».

Восьмое правило науки убеждать таково: «Желая переубедить, начинайте не с раз­деляющих вас моментов, а с того, в чем вы согласны с оппонентом».

Девятое правило гласит: «Проявите эмпатию».

Десятое правило: «Будьте хорошим слушателем».

Одиннадцатое правило заключается в следующем: «Проверяйте, правильно ли вы понимаете собеседника».

Двенадцатое правило предупреждает: «Избегайте «конфликтогенов» (слова, дейст­вия (или бездействие), могущие привести к конфликту).

Приемы убеждающего воздействия:

1.            Наставление. В отличие от команд и приказов оно более либерально и, скорее, напоминает совет, указание на форму деятельности.

2.             Косвенное одобрение. В отличие от лести оно имеет более скрытый характер и направлено на действия, а не на качества личности.

3.           Метод Сократа, уже рассматриваемый нами ранее. Суть его заключается в том, чтобы в начале беседы не дать собеседнику сказать «нет».

4.           Команды и приказы, требующие от людей быстрого и точного исполнения без ка­ких бы то ни было критических реакций.

5.             Обманутое ожидание. Этот метод заключается в том, что у собеседника целена­правленно формируются в некотором направлении определенные ожидания. Когда на­пряженность ожиданий достигает предела, ему дают понять их тщетность. За этим не­минуемо следует состояние растерянности, в котором собеседник практически без воз­ражений воспринимает любую идею.

6.           «Взрыв». В психологии этот прием известен как мгновенная перестройка личности под влиянием сильных эмоциональных переживаний. Применение «взрыва» требует создания специальной обстановки, в которой возникли бы чувства, способные поразить человека своей неожиданностью и необычностью.

7.          Категорическое требование. Имеет силу приказа. В связи с этим оно может быть эффективным только в том случае, когда руководитель обладает большой властью или пользуется непререкаемым авторитетом.

8.          Запрещение, стоящее на грани принуждения и убеждения, которое негативно дей­ствует на собеседника. Запрещение направлено обычно против определенных импуль­сивных действий или недозволенных приемов.

9.            Совет. Прием наиболее эффективен в том случае, когда собеседник проникается доверием к руководителю.

10.                «Плацебо». Этот прием основывается на использовании психологического на­строя самого убеждаемого, его самовнушении.

11 Порицание. Обладает убеждающей силой только в условиях, когда собеседник идентифицирует себя с руководителем: «Он один из нас». В других случаях порицание воспринимается как менторское назидание, которое можно выслушать, но которому не нужно следовать. В силу того, что человек довольно активно защищает свое «Я», он часто рассматривает этот прием как покушение на свою самостоятельность .

12.          Намек. Это прием косвенного убеждения посредством шутки, иронии и аналогии. В некотором смысле формой намека может быть и совет. Сущность намека состоит в том, что он адресуется не к сознанию, не к логическому рассуждению, а к эмоциям. По­скольку намек таит в себе потенциальную возможность оскорбления личности собесед­ника, то пользоваться им лучше всего в ситуации «концертного настроения».

13.             Комплимент. Нередко комплимент смешивают с лестью. Но лесть прямолиней­на. Она проста и понятна. Комплимент же наталкивает человека на размышления, на догадку. Предметом лести являются люди и их качества, а предметом комплимента — вещи, дела, идеи и т.д., косвенно относящиеся к людям.

 

 

28. Публичное выступление. Методы подготовки к выступлению

 

Успешное руководство в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. Эти умения особенно должны проявляться во воемя публичного выступления.

Сегодня наблюдается необычайное оживление интереса к умению публично выступать. Например почти во всех крупных университетах США имеются институты, в которых предста­вители влиятельных политических и экономических кругов обучаются приемам ведения дис­куссий и проведения совещаний. В то же время результаты исследовании авторов, проведен­ных в ряде отечественных строительных организаций, показали, что лишь один из десяти ру­ководителей знаком с научными рекомендациями по подготовке публичных выступлений.

Умение в нужный момент в убедительной форме высказать дельное предложение, ре­шающее слово — вот что прежде всего следует понимать под определением «владеть ре­чью» «иметь силу убеждения».

Не следует удовлетворяться такого рода оговорками, как: «Оратором надо родиться». Практика знает достаточно примеров, когда даже великие ораторы поначалу испытывали трудности при публичных выступлениях. Так же, как уверенно плавать можно научиться толь­ко на глубине, так и ораторские навыки — это, прежде всего, теоретические познания плюс применение их на практике. Поэтому следует использовать любую возможность выступать публично, даже если ораторское мастерство пока еще и далеко от совершенства.

Публичное выступление руководителя — это основной психологический способ форми­рования общественного мнения в трудовом коллективе.

8                процессе подготовки и проведения публичного выступления выделяются следующие взаимосвязанные этапы:

1.       Подготовка к выступлению.

2.        Непосредственно выступление.

3 Критический самоанализ выступления.

 

Подготовка к выступлению — это предварительная работа над выступлением. Она вклю­чает: продумывание и выбор темы, сбор необходимого материала, написание текста, репети­цию выступления.

 

Что касается аудитории, то при подготовке публичного выступления необходимо выпол­нить по меньшей мере три требования:

•     учесть интеллектуальный уровень слушателей;

•      пробудить и поддерживать интерес к теме;

•          учесть количество слушателей: чем больше число слушателей, тем более простым, до­ходчивым должно быть выступление (мысли должны быть выражены простыми словами и ко­роткими предложениями, чтобы текст был ясным, сжатым и соответствовал теме).

 

Основные требования к формулировке темы — соответствие содержанию выступления, ясность, выразительность, лаконичность.

Чтобы научиться легкому и красивому владению речью, следует обратиться к ее технике. Строение речевого аппарата, особенности голоса человека, речевое дыхание, артикуляция звуков дикция, логическая пауза и логическое ударение, интонация, особенности выступле­ния в больших и малых аудиториях, использование микрофона — таковы основные понятия, изучаемые в плане техники речи.

К числу важнейших речевых умений, над приобретением и совершенствованием которых следует постоянно работать, могут быть отнесены:

•     умение организовать речь;

•     умение вести монолог;

•     умение правильно строить фразы;

•     умение индивидуализировать речь;

•     умение выбрать стилистические средства;

•      умение варьировать композиционные приемы.

 

Важное место среди многообразных свойств и качеств личности принадлежит культуре мышления выступающего. Этические нормы должны соответствовать всей деятельности вы­ступающего с момента подготовки до самокритичного анализа состоявшейся встречи с людь­ми.

Особое внимание заслуживает методика использования фактов как средства аргумента­ции.

 

Чтобы осмыслить положительные и отрицательные стороны своего выступления, необхо­димо чаще практиковать выступления.

Оценку выступления можно дать по схеме, представляющей собой систему вопросов, от­ражающих совокупность требований, предъявляемых к выступлению:

1.           Каков состав аудитории? Каково количество слушателей, а также каков их возрастной, профессиональный, образовательный состав?

2.              Как было организовано оповещение, каковы формы приглашения слушателей, подго­товленность помещения?

3.      Заинтересовало ли выступление аудиторию?

4.        В какой мере содержанием выступления была исчерпана названная тема?

5.       Как было построено выступление, его последовательность и логичность?

6.         Какие вопросы следовало бы опустить или сократить, а какие, наоборот, развернуть ши­ре исходя из характера аудитории?

7.        Была ли связь излагавшегося материала с жизненной практикой слушателей?

8.          Удачно ли сочетались в выступлении рассуждения и живые примеры, фактический ма­териал и выводы из него? Какое место занимали ссылки на авторитетные мнения, цитаты, цифры?

9             Ясны ли слушателям общие выводы?

10.        Какова степень убедительности всего хода изложения?

11.        Как достигался эмоциональный контакт, связь с аудиторией?

12.        Какова степень использования наглядных пособии и технических средств?

13.       Внешний вид выступающего?

14.      Поведение оратора, манера себя держать?

 

 

МЕТОДЫ ПОДГОТОВКИ К ВЫСТУПЛЕНИЮ

Публичная речь, как показывает практика ее использования, готовится с помо­щью следующих методов:

•        написание текста речи и егс освоение;

•        написание текста речи и чтение без освоения;

•        написание текста речи и его заучивание;

•        разработка тезисов и их освоение;

•           трафаретный (стандартный) метод. Написание текста речи и его освоение

Данный метод используется при подготовке речей сугубо официального харак­тера, когда необходимо выделить официальные положения, формулировки, т.е. быть предельно точным в своих словах.

Для такого выступления готовится текст. Далее наступает период «освоения», когда текст читается про себя или полушепотом, вслух. Это необходимо для того, чтобы «почувствовать текст», ведь то, что хорошо написано, не всегда хорошо чи­тается. Тот, кто выступает по тексту без его освоения, испытывает неловкое поло­жение, вызванное именно неосвоенностью текста.

Написание текста речи и чтение без освоения

Данный метод никогда не используется людьми, ответственно относящимися к каждому публичному выступлению. Нет такого текста, которым можно было бы пренебречь для хорошего выступления. Не освоить текст даже в течение короткого промежутка времени — значит заранее рисковать своим выступлением.

Написание текста речи и его заучивание

Этот метод используется очень редко, поскольку требует много времени, кото­рого всегда не хватает. Но все же некоторые ораторы, обладающие отличной тех­никой освоения текста, отдают предпочтение этому методу. Можно выделить не­сколько аргументов в пользу этого метода: желание выступить хорошо и без бума­ги; умение находить требуемое время; привычка определять логику и структуру речи, которые наполняются при выступлении цифрами, фактами, наблюдениями и т.д.; способность «чувствовать аудиторию» и отражать это в речи.

Положительные ощущения при использовании метода: отсутствие скованности; знание того, что нужно сказать; чувство продолжительности выступления; «ощу­щение слушателей».

Отрицательные ощущения в ранней стадии использования метода: привязан­ность к заученному тексту; трудность вставить что-то «от себя» по ходу выступле­ния; определенные ассоциации с выступлением школьного «зубрилки»; появление неуверенности в плохо заученных местах; «провалы памяти».

Эффективными средствами заучивания текста являются выделение «опорных точек», установление логики их развития и обеспечение переходов от одной опор­ной точки к другой.

Разработка тезисов и их освоение

Составление тезисов можно рассматривать как определение опорных точек. Для использования тезисов как логической и организованной системы мыслей, идей, предложений необходим известный опыт. Нужно научиться не только со­ставлять тезисы, но и уметь излагать их в устной речи.

Сформулировать основной тезис — значит ответить на два вопроса: зачем го­ворить (это вопрос о цели выступления) и о чем говорить (это вопрос о средствах достижения цели или, другими словами, о системе посылок и умозаключений).

К основному тезису выступления предъявляется ряд следующих требований:

•           фраза должна утверждать главную мысль и соответствовать цели выступле­ния;

•      суждение должно быть кратким, ясным, легко удерживаться в кратковременной памяти;

•        мысль должна пониматься однозначно, не заключать в себе противоречия. Трафаретный (стандартный) метод

В практике руководства часто встречаются сходные ситуации, которым посвя­щена публичная речь руководителя: выступление по случаю начала или окончания работы курсов; проводы в армию, на пенсию; открытие нового здания и т.д.

Для таких случаев некоторые ораторы имеют сборники собственных выступле­ний, где находятся трафареты соответствующих речей. Таким образом, быстро получается «каркас речи». Задача в том, чтобы с учетом особенностей момента и новой информации «оживить трафарет».

 

 

29. Основы ораторского мастерства.

 

Теоретические знания, практика, осмысливание опыта выступлений — вот основные пути приобретения необходимых речевых навыков и умений.

Навыки публичного выступления — это усвоенные в силу многократного повторения интеллектуальные, речевые и иные действия, выполняемые в значительной степени ав­томатически без особого напряжения памяти. Примером ораторских навыков могут служить действия, связанные с изменением в технике речи (дыхании, темпе) при пере­ходе от обычной речи к публичной.

Умения представляют собой способность человека сознательно и эффективно вы­полнить какие-либо действия па основе усвоенных знаний и обретенных навыков, на основе опыта.

К числу важнейших речевых умений, над приобретением и совершенствованием ко­торых следует постоянно работать, могут быть отнесены:

•      умение организовать речь;

•      умение вести монолог;

•      умение правильно строить фразы;

•      умение индивидуализировать речь;

•      умение выбрать стилистические средства;

•      умение варьировать композиционными приемами.

Важное место среди многообразных свойств и качеств личности (убежденность, эру­диция, нравственность, широта кругозора, принципиальность, методическое мастерст­во) принадлежит культуре мышления выступающего.

Культуру мышления можно определить как следование определенным принципам интеллектуальной работы, которые диктуются особенностями сегодняшнего уровня об­щественного мышления.

К числу важнейших принципов, характеризующих современный способ мышления и позволяющих говорить о его культуре, относятся:

•       постоянное расширение, углубление и обновление знаний;

•      сознательное ограничение знаний, отбор информации;

•      умение по-новому видеть старое;

•      системный анализ фактов;

•      умение сосредоточиться на узком участке;

•      сочетание научного и художественного видения явлений;

•       интеллектуальная терпимость;

•       юмор.

Творческим моментом в ораторском искусстве следует считать перестройку по ходу выступления, например, разумное сокращение количества подготовленных вопросов, если сокращено время выступления. Немалую роль в импровизации играют темпера­мент выступающего, его индивидуальные склонности, характер, мобильность мышле­ния, физическое состояние и настроение.

Оратору постоянно следует помнить о существующей классической схеме последо­вательного воздействия на внимание аудитории: внимание — интерес — желание — действие. Привлечь же и удержать внимание помогут визуальные средства (плакаты, слайды, видеофильмы).

Этические нормы должны соответствовать всей деятельности выступающего с мо­мента подготовки до самокритичного анализа состоявшейся встречи с людьми.

Этика выступления — это совокупность нравственных норм, ценностных ориента­ции, правил поведения, определяющих отношение выступающего к своим обязанно­стям, к своим слушателям.

Безупречная логичность — один из главных признаков хорошего выступления. Чем логичнее речь и стройнее логика доказательства, тем лучше доходит до сознания со­держание, сильнее убеждающее воздействие сказанного. Цель логики изложения — до­ведение известной истины до конкретной аудитории, убеждение или побуждение ее к определенному действию.

Стройной логикой речи выступающий должен стремиться захватить внимание слу­шателей, пробудить, сформировать их мысль, а затем повести к намеченной цели.

Начало речи во многом зависит от состава аудитории. Компетентную публику можно привлечь интересными научными данными, а, например, невнимательную и порядком уставшую аудиторию шокировать каким-то утверждением, чтобы заинтересовать. Ни в коем случае не следует начинать с общих слов или с извинений, это вызовет лишь ус­мешку или протест. Один из лучших способов — начать со ссылки на актуальное собы­тие.

После каждой законченной мысли (предложения) нужна небольшая пауза. Пауза по­больше — после изложения последовательности взаимосвязанных мыслей (абзаца). Когда автор говорит медленно, с паузами, он чувствует себя уверенно и успокаивающе действует на аудиторию. Пауза дает возможность перевести дух, набрать воздух в лег­кие и обдумать последующие слова. Слушатели также имеют возможность пораз­мышлять над только что сказанным.

Слабое заключение может свести на нет хорошую речь, а сильное — спасти даже посредственный доклад. При подготовке к выступлению надо уделять особое внимание как началу речи, так и заключению. Первые два-три предложения, а также последние можно даже выучить наизусть.

 

30.Деловое общение.

 

Более 70% времени деловой человек тратит на общение. Поэтому от того, насколько грамотно оно построено, зависит немало: результативность переговоров, степень взаи­мопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, взаимоотношения с другими ор­ганизациями и государственными органами — это и многое другое зависит именно от искусства делового общения.

Психология и техника ведения деловых встреч и переговоров в современном дело­вом мире играют столь важную роль, что в западных странах даже функционируют спе­циальные исследовательские центры по переговорным процессам. В них читаются кур­сы, проводятся семинары и имитационные игры. Методике переговоров обучают юри­стов, бизнесменов, психологов, общественных деятелей.

Под культурой общения понимаются, прежде всего, основные общечеловеческие нормы нравственности.

Можно назвать, по крайней мере, три важнейших правила, характеризующие со­временные нормы общения.

Во-первых, сформулированное еще древними римлянами правило: «договоры долж­ны выполняться».

Другой общечеловеческой нормой общения является признание человека высшей ценностью. Это положение было сформулировано философом И. Кантом, который ут­верждал, что «в ряду целей человек ...есть цель сама по себе, то есть никогда никем не может быть использован только как средство, не будучи вместе с тем и целью...».

К третьему общечеловеческому началу культуры общения может быть отнесено взя­тое из Евангелия так называемое «золотое» правило нравственности. Его смысл сво­дится к требованию «поступай по отношению к другим так, как ты хотел бы, чтобы они поступали по отношению к тебе».

Достижение согласия, равновесия, консенсуса стало возможным благодаря перего­ворам между людьми, а иногда человека и с самим собой. Иначе говоря, переговоры являются средством достижения желаемых результатов.

Под переговорами понимается особый вид совместной деятельности двух или не­скольких лиц, направленный на решение стоящих перед ними проблем мирным путем, которые могут быть у каждого своими или общими для всех. Поэтому основной задачей переговоров является координация целей их участников и способов их достижения с тем, чтобы максимизировать прибыль и минимизировать убытки.

В процессе переговоров совпадение взглядов сторон на цели и средства их дости­жения доводится до такой степени, что могут предприниматься конкретные действия. Это возможно потому, что структура интересов сторон весьма сложна и неоднозначна, а путей их реализации может существовать великое множество.

Основные признаки классификации переговоров:

•       Внешние (с другими фирмами, государствами, организациями) и внутренние (между подразделениями, между администрацией и профсоюзным комитетом).

•            По количеству участников переговоры делятся на двусторонние и многосторон­ние. Как правило, многосторонние отличаются большей продолжительностью и сложно­стью согласования вариантов решений.

•            Проблемы носят разовый характер, если они легко и быстро решаются. Но если возникают все новые и новые проблемы, то переговоры могут вестись постоянно, с определенными перерывами (это больше характерно для политических деятелей).

•        Переговоры делятся на проводимые в условиях конфликта или кризиса отношений и на ведущиеся в рамках сотрудничества. Первый случай более характерен для внут­ренних переговоров, второй — для внешних.

•          В зависимости от целей переговоры могут быть направлены на установление от­ношений, на продолжение существующих и сохранение статус-кво, на нормализацию, если они неблагоприятны, па изменение характера отношений и придание им нового, более высокого уровня, на получение дополнительных, побочных результатов.

•               Переговоры могут носить политический (об общих подходах), экономический (о финансах, ценах, оплате и т.д.), технический, личный характер.

•                                 Переговоры чаще всего проводят либо руководители, либо эксперты-специалисты в различных областях.

•       По характеру переговоров можно выделить официальные переговоры, задачей ко­торых является подписание соответствующих документов, имеющих юридическую силу, и неофициальные.

Основной целью переговоров является принятие после совместного обсуждения проблемы решения, которое устраивало бы всех. Решение может быть: конструктив­ным, влекущим за собой реальные изменения к лучшему, или деструктивным, которое все разрушает, ничего не создавая взамен; пропагандистским, которое много обещает на словах, но не берет на себя никаких обязательств; умиротворяющим, в задачу кото­рого входит успокоение общественного мнения.

 

 

31. Подготовка и проведение деловой беседы.

 

При ведении переговоров руководитель всегда должен помнить об определен­ной последовательности, в которой происходит переговорный процесс. Обычно выделяют три последовательных этапа переговоров:

•       взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

•        обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложе­ний, их обоснование);

•       согласование позиций и выработка договоренностей.

В заключение деловой встречи целесообразно провести критический самоана­лиз итогов переговоров.

В наш век, когда границы имеют весьма условное значение, не последнюю роль играет учет руководителем национального стиля ведения переговоров его оппо­нентом, поскольку любая страна имеет свои национальные особенности и тради­ции. Соблюдение этих канонов и должно положить начало успешным переговорам.

Существуют определенные правила этикета, которых целесообразно придер­живаться при ведении деловых и светских бесед:

•          Говорить в кругу собеседников нужно так, чтобы каждый мог легко высказать­ся.

•         Затрагивая какой-либо вопрос, не углубляйтесь в него слишком сильно, чтобы

не наскучить собеседнику.

•        Никогда не нужно с горячностью и нетерпением нападать на чужое мнение.

•            Высказывая свое мнение, не отстаивайте его упорно, горячась, повышая го­лос: ваше спокойствие и твердость в интонации действуют более убедительно.

Подготовка к переговорам включает два основных направления работы: реше­ние организационных вопросов и проработку основного содержания переговоров.

К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести опреде­ление времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации.

Подготовка к переговорам всегда начинается с определения времени и места их проведения. Обычно хозяином переговоров является их инициатор или третья сторона по взаимной договоренности. После этого формируется состав участников и доводится до сведения другой стороны.

Вторая фаза в подготовке руководителя к переговорам начинается с момента обдумывания переговорного процесса. На этом этапе задача руководителя — пра­вильно распределить обязанности между подчиненными для подготовки перегово­ров на отдельных стадиях. Период подготовки переговоров можно разделить па следующие стадии:

•        анализ (сбор информации, осмысление ее, постановка диагноза ситуации);

•          планирование (составление плана действий, последовательности высказыва­ния предложений, аргументов, контрдоводов).

Таким образом, получается «переговорная решетка» — инструмент подготовки переговоров, которую удобнее всего представить в табличной форме:

 

 

 

 

Переговорная «решетка»
Стадии подго­товки перегово­ров	Люди и предмет переговоров	Интересы и позиции		Варианты решений	Объективные критерии
		наши (мои)	их (его, ее)
Анализ
Планирование

Анализ проблемы заключается в поиске путей ее решения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнером. В процессе анализа проду­мываются возможные альтернативы решения проблемы.

И наконец, очень важно в процессе подготовительной работы руководителю вновь продумать и сделать наиболее важные поручения подчиненным, чтобы все было изучено до мелочей. Никогда не стоит полагаться на «авось» и надеяться на то, что искушённые в бизнесе иностранцы сами возьмут на себя проработку всех деталей, как только услышат «потрясающую идею» совместного предпринима­тельства или торговой сделки.

 

32. Правила проведения переговоров.

 

При ведении переговоров руководитель всегда должен помнить об определенной по­следовательности, в которой происходит переговорный процесс. Обычно выделяют 3 последовательных этапа переговоров:

1)      взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

2)         их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложе­ний, их обоснование);

3)      согласование позиций и выработка договоренностей.

Первый этап — взаимное уточнение позиций участников переговорного процесса — очень важен, поскольку для выработки договоренностей прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их.

Второй этап — обсуждение позиций и точек зрения участников — направлен, как правило, на то, чтобы максимально реализовать собственную позицию. Он особенно важен, если стороны ориентируются на решение проблем путем торга.

Основным результатом аргументации должно быть определение рамок возможной договоренности. Таким образом, переговоры вступают в третий этап — этап согла­сования позиций. В зависимости от обсуждаемых проблем под согласованием позиций может пониматься и компромиссная концепция (как вариант решения проблемы), и про­сто круг из числа поднимавшихся в ходе переговоров, которые могут войти в предполагаемый итоговый документ.

Техника ведения переговоров подразумевает два принципиально отличающихся друг от друга подхода, которые можно рассматривать как методы их ведения. Это метод позиционного торга и метод так называемых принципиальных переговоров (или перего­воров по существу). Рассмотрим вначале первый из них.

Суть метода позиционного торга в том, что занимаются позиции, которые затем ус­тупаются в некоторой последовательности. Начинается он с изложения исходных пози­ций, предполагающих весьма значительное завышение первоначальных требований. Выдвигается крайняя позиция (например, максимальная цена товара), которую упорно отстаивают путем небольших уступок. Чем более жесткую позицию вы занимаете и чем незначительнее ваши уступки, тем больше времени и усилий потребуется, чтобы обна­ружить, возможно соглашение или нет.

Более эффективным методом ведения переговоров является метод так называе­мых принципиальных переговоров (или переговоров по существу), разработанный в Гарвардском университете США.

Этот метод состоит в том, что партнеры не торгуются по поводу того, на что может пойти или не пойти каждая из сторон, а исходят из сути дела и стремятся найти взаим­ную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами, независимо от воли каждой из сторон.

Метод принципиальных переговоров может быть сведен к реализации четырех усло­вий.

1)           сделайте разграничение между участниками переговоров и предметом перегово­ров, т.е. не рассматривайте их и предмет обсуждения как один и тот же фактор.

2)         сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях. Не стоит концентрировать вни­мание на позициях участников, так как цель переговоров — удовлетворение подспудных интересов сторон.

3)         разработайте взаимовыгодные варианты, которые учитывали бы ваши интересы и примиряли бы несовпадающие интересы.

4)            настаивайте на том, чтобы результат переговоров основывался на объективной оценке или на использовании критериев.

Ведя с партнером диалог, целесообразно соблюдать несколько простых правил.

1)              Надо постараться отвлечь партнера от занимаемых им деструктивных позиций, давая понять, что конструктивность на переговорах выгодна прежде всего ему самому.

2)          Если оппонент по-прежнему заявляет о своей твердой позиции, не отвергайте, но и не принимайте ее. Когда оппонент атакует ваши идеи, не защищайте их, а переждите и дайте ему возможность выговориться.

3)                Предложите партнеру несколько вариантов решения проблемы. Попросите его дать свои варианты.

4)        Поощряйте критику вместо того, чтобы отбиваться от нее. Не просите принять или отвергнуть идею, спросите, что вашему оппоненту кажется неправильным.

5)         Используйте в диалоге с вашим партнером вопросы, а не утверждения. Утвержде­ния вызывают сопротивление, в то время как вопросы вызывают ответы.

Перечень позиций и вопросов примерного анализа итогов переговоров:

•     достижение целей. Каковы были наши цели и чего достигли в действительности?

•     определение причин достижения полученных пр-а\/ги-тотло-

 

33.Национальные стили проведения переговоров.

 

В настоящее время, когда границы существуют весьма условно, различные ме­ждународные контакты являются залогом успешного развития любой фирмы. Ком­пании, стремясь максимизировать свою прибыль, осваивают новые рынки сбыта: создают представительства, филиалы, совместные предприятия, реализуются взаимовыгодные инвестиционные проекты. Всем вышеперечисленным видам меж­дународного сотрудничества предшествуют длительные переговоры, в которых не последнюю роль играет учет руководителем национального стиля ведения перего­воров его оппонентом, поскольку любая страна имеет свои национальные особен­ности, традиции. Соблюдение этих канонов и должно положить начало успешным переговорам.

Американский стиль ведения переговоров отличается достаточно высоким профессионализмом. В американской делегации редко можно встретить человека, некомпетентного в тех вопросах, по которым ведутся переговоры. При этом по сравнению с представителями других стран члены американской делегации отно­сительно самостоятельны при принятии решений.

Английский стиль ведения коммерческих переговоров характеризуется тем, что английские партнеры вопросам подготовки уделяют очень мало времени. Они под­ходят к таким переговорам с большой долей прагматизма, полагая, что в зависи­мости от позиции партнера на самих переговорах и может быть найдено наи­лучшее решение. При этом они достаточно гибки и охотно отвечают на инициативу противоположной стороны. Английским партнерам свойственны прагматический подход к делу, эмпиризм. Традиционным для них является умение избегать острых углов.

Французский стиль ведения коммерческих переговоров отличается тем, что французские коммерсанты стараются избегать официальных обсуждений конкрет­ных вопросов «один на один».

На переговорах французские партнеры очень следят за тем, чтобы сохранить свою независимость. Однако их поведение может кардинальным образом изме­ниться в зависимости от того, с кем они имеют дело.

Такие партнеры большое внимание уделяют предварительной договоренности и предпочитают по возможности заранее обсудить те или иные вопросы. По срав­нению с представителями американской стороны французы менее самостоятель­ны при принятии окончательных решений.

Немецкий стиль ведения коммерческих переговоров в отличие от французского характеризуется большей сухостью и педантичностью. Кроме того, немецкие парт­неры всегда очень расчетливы. Они вступают в переговоры только тогда, когда уверены в возможности нахождения решения.

Такие партнеры обычно очень тщательно прорабатывают свою позицию еще до переговоров, а на самих переговорах любят обсуждать вопросы последовательно один за другим, так же тщательно рассматривая все их детали.

Российский стиль ведения деловых переговоров сейчас представляет весьма большой интерес для зарубежных предпринимателей, поскольку за последние го­ды контакты между ними и нашими бизнесменами резко расширились во всех об­ластях и будут расширяться в будущем.

По мнению американских бизнесменов, основная отличительная черта россий­ского стиля ведения переговоров состоит в том, что мы обращаем внимание в ос­новном на общие цели и относительно мало внимания уделяем тому, как их можно достичь.

В то же время вопросы, как достичь той или иной цели, являются ключевыми, например, для американских участников переговоров. Такое расхождение в отно­шении деталей может затягивать выработку совместных договоренностей, а в не­которых случаях — вообще тормозить переговорный процесс.

Российская тактика ведения переговоров отличается еще и тем, что наша сто­рона часто в начале переговоров старается занять прочную позицию, характери­зующуюся значительным завышением требований. Затем после длительных дис­куссий и уступок происходит сближение позиций сторон. При этом компромисс на­шими бизнесменами рассматривается как проявление слабости, поэтому к нему прибегают весьма неохотно. Часто используются приемы, направленные на полу­чение преимуществ в ходе переговоров.

 

 

34. Деловые совещания принципы подготовки и проведения.

 

Совещания — это такой вид управленческой деятельности, когда опреде­ленное число участников собирается в назначенные время и месте для обсу­ждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких мето­дов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения са­мых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллектив­ных решений.

Практика управления показывает, что совещания — это обязательная форма организации и управления, однако имеется немало резервов высвобо­ждения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведе­ния, исключения атмосферы неделовитости и заседательской суеты.

Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практи­ке управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования.

Такое совещание проводится по следующей схеме:

•      доклады;

•         вопросы к докладчикам;

•      дискуссия;

•        выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче рас­поряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководи­тель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнителя. В определенной мере и на инструктивном совещании действует коллективный разум: уточня­ются задания, высказываются предложения по наилучшему выполнению этих заданий.

Оперативные совещания — это так называемые планерки, летучки, пяти­минутки. Они не должны быть затяжными. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на произ­водстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обес­печивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет на­личие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необ­ходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На опе­ративном совещании не делают докладов. Главная цель — выявить те про­блемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Существует классификация совещаний по стилю проведения, к которой от­носятся автократические, свободные, дискуссионные.

На автократических совещаниях право выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного рода совещания проводятся в том случае, когда руководитель должен дать указа­ния или проинформировать своих подчиненных.

У свободного совещания нет определенной повестки дня. Оно может про­водиться без председательствующего. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не ^лфиксируются. Свободное совещание прово­дится, как правило, в форме беседы или разговора.

Дискуссионное совещание, или мозговой штурм, — способ получения ре­шений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная осо­бенность данного способа заключается в отсутствии критики и оценки выска­зываемых идей.

 

 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результа­том неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания.

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых акту­альных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Подготовка совещания. Для того чтобы максимально эффективно использо­вать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи.

Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффектив­ного совещания является численность его участников. Лучше сократить количест­во присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения.

Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.

Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.

Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация пре­ний. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопро­сам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.

Подготовке* помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка по­мещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воз­духа, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).

Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсужде­ния вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.

Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Проведение совещания. Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20—30 мин, проблемного совещания с насыщенной повесткой дня — до 1,5—2 ч. Время рас­смотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40—45 мин.

Через каждые 1,5 ч работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания.

Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений — кин-гесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвуют мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позво­ляет сократить число плановых совещаний на 20—30%.

Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, вза­имного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его зада­ча — искать и находить позитивные решения.

Подведение итогов. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, на­звать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удосто­вериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписав к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повест­ку и сроки последующего делового совещания.

Если следовать этим требованиям, то совещание пройдет на должном уровне и будет достигнут желаемый результат. Но для того чтобы высвободить больше по­лезного рабочего времени для проведения совещаний, необходимо использовать различные вспомогательные средства.

 

 

35. Секретарь руководителя. Культура работы и взаимодействие с руководителем.

 

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» — доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь — это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

•        работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

•       работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1.                                 Секретарь руководителя низшего уровня управления — секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2.         Секретарь руководителя среднего уровня управления — секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3.                             Секретарь руководителя высшего уровня управления — секретарь— помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

 

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе — основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем .

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

•      административное, трудовое, хозяйственное право;

•          законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

•      систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

•      отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

•      функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

•       место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

•      методы создания и оформления документов;

•      организацию работы с документами;

•      бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

•     оказать помощь в планировании рабочего дня;

•      организовать рабочее место руководителя;

•       вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

' документное;

•      бездокументное;

•      уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

 

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Рекомендации менеджерам, как эффективно планировать время с помощью секретаря:

•         выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

•        никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

•            если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

•          делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

•         планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей — назойливой помехой:

•        Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

•          Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

•           Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

•            Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

•            Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

•        За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

•        это освобождает время руководителя;

•         руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

•          поручение — прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

•          поручение — лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

•            профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1.           Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2.             При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3.        Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4.          Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5.           Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

 

36. Самоорганизация здоровья руководителя.

 

Работа руководителя трудового коллектива — сложный труд, требующий значи­тельных затрат умственных и физических сил. Нервное напряжение в работе руко­водителя в той или иной мере присутствует всегда, прежде всего из-за постоянной ответственности за качество и последствия принимаемых решений.

Опыт развитых стран мира свидетельствует о том, что руководителю приходит­ся работать очень много, а интенсивность его личного труда постоянно возрастает.

В условиях динамичной деятельности руководитель все чаще становится при­частным к стрессовым ситуациям, когда резко возрастает нервная нагрузка.

В отличие от дикаря современный человек должен сдерживать разрядку эмо­ционального напряжения, вынужден проявлять хладнокровие, выдержку, терпение, подавлять видимые признаки негодования, ярости, гнева, нетерпения, стараться казаться спокойным в любой ситуации, а это приводит к нарушениям предельных уровней ряда физиологических процессов и состояний. Разрядить эмоции гнева, неприязни культурный человек очень часто позволить себе не может. Зачастую неловко давать волю даже эмоциям, но, с другой стороны, сдерживание эмоций создает чрезвычайно нервное напряжение.

Под работоспособностью руководителя будем понимать его способность ста­бильно, в течение длительного времени поддерживать интенсивный ритм своей деятельности в условиях высоких нервных перегрузок и возрастающей сложности управленческого труда.

Важнейшими слагаемыми обеспечения высокой работоспособности руководи­теля являются его личные усилия по профилактике и поддержанию здоровья (ор­ганизация здорового образа жизни), психологической мобилизации своего потен­циала (воспитанию упорства, настойчивости и целеустремленности в работе, жиз­нерадостности и оптимизма, требовательности к себе, чувства долга, ответствен­ности, желания доводить начатое дело до конца).

С понятием работоспособность руководителя тесно связано понятие творческой активности.

Проблема повышения работоспособности, улучшения здоровья людей, и в ча­стности руководителей, приобретает особое значение.

Физкультура является порой единственным средством для того, чтобы сделать организм здоровым, крепким и избавиться от многих хронических заболеваний. Следует взять в привычку систематические занятия зарядкой, производственной гимнастикой или просто совершать прогулку. Благотворное влияние физической активности сказывается чувством бодрости, хорошего настроения на целый день.

Основой жизнедеятельности человека служит беспрерывный обмен веществ между организмом и внешней средой. Поэтому пища, находящаяся каждый день в рационе, должна содержать в достаточном количестве в оптимальном соотноше­нии все необходимые организму питательные вещества.

Питание — важнейший фактор, определяющий здоровье человека. Правиль­ное, полноценное питание способствует профилактике заболеваний, повышению работоспособности и продлению активной жизни, создает условия для укрепления иммунной системы, адаптации к окружающей среде.

Сон — это отдых, но в то же время он является важной функцией организма. Продолжительность и качество сна зависят от деятельности человека в течение дня. Хроническое недосыпание может вызвать язвенную болезнь, экзему, импо­тенцию и др. Самое подходящее время для сна — ночь.

Закаливание означает укрепление сопротивляемости организма к любым фак­торам внешней среды, вызывающим напряжение. Закаливание приспосабливает организм только к тому фактору, в отношении которого его в течение продолжи­тельного времени систематически закаливали. Процесс закаливания организма должен проходить постепенно, процедуры закаливания следует проводить осто­рожно, понемногу увеличивая их интенсивность. При выборе закаливающих про­цедур следует учитывать индивидуальные особенности организма.

Дыхание — синоним жизни, своеобразный ключ к скрытой жизни нашего тела. Знание устройства и механизма работы органов дыхания необходимо каждому че­ловеку.

Важное значение для работоспособности руководителя имеют тишина и окру­жающие нас цвета.

 

 

37. Эмоционально-волевый резервы работоспособности руководителя.

 

Руководство трудовыми коллективами в новых условиях хозяйствования становится все более сложным, все более ответственным, требующим все большей творческой отдачи от ру­ководителей, больших затрат физических сил и умственной энергии.

В новых условиях жизнедеятельности особое значение приобретают волевые качества ру­ководителя:

•     упорство в работе;

•       настойчивость и целеустремленность;

•       воспитание потребности доводить начатое до конца.

Важной основой работоспособности делового человека является деятельное, хорошее на­строение. Мощный интеллектуальный и эмоциональный потенциал — это колоссальный фак­тор здоровья.

Любовь к своему делу дает руководителю новые импульсы работоспособности. Необходи­мо применять рациональные приемы труда:

•      прежде чем приступать к работе, надо все продумать;

•       не начинайте работу без нужных материалов, инструментов;

•       входите в работу постепенно;

•      во время работы не отрывайтесь на ненужные дела;

•     завершив работу, приведите в порядок рабочее место.

Важное значение для работоспособности и здоровья имеет положительное эмоциональ­ное состояние. Чтобы сохранить творческую активность, руководитель должен жить и рабо­тать в атмосфере доброжелательности.

Неблагоприятное воздействие на здоровье оказывает состояние стресса. Существуют две основные формы снятия стресса:

•      изменение психотравмирующей ситуации;

•          контролирование (регулирование) своего эмоционального состояния.

Труд менеджера требует периодического отдыха, смены рода занятий, локализации стрес­совых ситуаций. Большое распространение для уменьшения стресса получили различные ре­лаксационные методики и аутогенная тренировка.

Чтобы обрести спокойствие и научиться расслабиться, придерживайтесь следующих ре­комендаций.

1.             Наилучший способ подготовиться к завтрашнему дню — хорошо выполнить сегодняш­ние дела.

2.        Если возникла ситуация, рождающая у вас чувство беспокойства, то:

а)     спросите себя: «А что произойдет в худшем случае?»;

б)          спокойно разберитесь в ситуации и постарайтесь найти способ улучшить этот наихуд­ший вариант.

3.       Чтобы не впадать в отчаяние, активизируйте свою деятельность.

4.       Не теряйте душевного равновесия из-за пустяков.

5.        Примиряйтесь с неизбежными обстоятельствами.

6.        Не давайте себе увязнуть в неприятностях, умейте вовремя остановиться.

7.     Думайте о светлом, бодритесь, и вы будете чувствовать себя веселым и добрым.

8.           Попытка расквитаться с недругами выходит себе дороже. Не следует тратить время на людей, которых не любите.

9.            Не будем огорчаться по поводу неблагодарности, будем находить радость, не ожидая благодарности, а отдавая ее.

10.            Будьте практичными. Если судьба преподносит лимон, постарайтесь из него сделать лимонад.

11.       Считайте свои удачи, а не несчастья.

12.           Не думайте о себе, проявите интерес к другим людям. Старайтесь ежедневно делать что-то доброе, приносящее радость другим.

13.        Не подражайте другим, будьте самим собой.

14.          Помните, что несправедливая критика зачастую является скрытым комплиментом. Она означает, что вы вызвали зависть.

15.       Поступайте так, как считаете следует поступать.

16.         Ведите учет ошибок, которые вы совершили, будьте самокритичны. Не следует рассчи­тывать на собственное совершенство во всем.

17.          Заведите блокнот для «вдохновенного чтения». Записывайте туда стихи, цитаты, вы­зывающие у вас чувство бодрости.

18.       Не задерживайте слишком долго внимания на недостатках других людей.

19.       Прежде чем лечь спать, составьте план работы на завтра.

20.      Умейте расслабиться во время работы и отдыха.

21.       Отдыхайте до того, как вы утомитесь.

22.      Отнеситесь к своей работе с энтузиазмом.

Можно рекомендовать следующие способы расслабиться.

1.             Почувствовав усталость, ложитесь на пол, подстелив одеяло или коврик. Вытянитесь, приняв удобное положение. Делайте это не реже двух раз в день.

2.           Закройте глаза и дышите медленно. Повторяйте про себя: «Солнце светит. Небо голу­бое, прекрасное. Природа спокойна. Я спокоен и здоров».

3.         Если вы не можете лечь на пол, то можете достигнуть эффекта, сидя на жестком стуле. Сидите прямо. Положите руки ладонями вниз на верхнюю часть бедра.

4.            Напрягите пальцы ног, затем расслабьте. Далее, напрягите икроножные мышцы и рас­слабьтесь снова. Медленно двигайтесь таким образом вверх по телу, напрягая и расслабляя мышцы. Наконец, медленно вращайте голову в одну, а затем в другую сторону.

5.              Успокойтесь с помощью медленного ритмичного дыхания. Оно является одним из луч­ших способов, чтобы успокоить нервы.

 

 

38. ГИГИЕНА УМСТВЕННОГО ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ И ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА К УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Гигиена умственного труда руководителя включает в себя заботу о своей нервной системе, работоспособности, умственном потенциале.

При выполнении напряженной работы для руководителя важна тренирован­ность нервной системы. Общение с домашними животными помогает снять стресс.

Нервная реакция и высокие нервные напряжения являются следствием непра­вильного поведения руководителя. С этим необходимо бороться.

Специалисты рекомендуют применение некоторых правил для раздражитель­ных людей:

•        не оставайтесь со своими неприятностями наедине;

•      умейте вовремя отвлечься от забот;

•        не впадайте в гнев;

•         иногда уступайте;

•      делайте что-нибудь хорошее для других;

•        начинайте обычно с важного;

•         не бывает совершенных людей;

•        позвольте и другим быть самим собой;

•        всех не перегонишь;

•       не замыкайтесь в себе.

Огромный вред здоровью наносят курение и употребление алкоголя. Борьба с этими привычками — особая забота каждого делового человека.

Вот несколько эффективных способов, которые помогут помочь бросить курить:

•        нужно решиться бросить курить;

•       выработайте план;

•            уничтожьте все имеющиеся у вас сигареты, запретите курить в кабинете и у себя дома;

•       заявите во всеуслышание, что никогда больше курить не будете;

•        повысьте физическую активность.

Здоровье должно быть не самоцелью, а средством для хорошего самочувствия, для реализации всех заложенных в человеке возможностей, для долгой жизни.

Каждый деловой человек должен придерживаться следующего распорядка жиз­недеятельности:

•         человеку, занимающемуся умственным трудом, в конце недели нужно полно­стью отключиться от деловой жизни;

•        необходимо беречь свое вечернее время;

•      деловой человек не должен проводить свой отпуск дома;

•                 организуя свою жизнедеятельность, руководитель должен учитывать свои личностные особенности.

Психологическая подготовка к управленческой деятельности. Психологи­ческая подготовка руководителя к работе рассматривает развитие особого управ­ленческого мышления, самосовершенствование, умение управлять своими чувст­вами и эмоциями.

Но руководитель должен уметь управлять не только своими чувствами, он дол­жен научиться управлять психологическим состоянием своих подчиненных.

Самоорганизация руководителя осуществляется в двух направлениях:

•      технологическом;

•        психологическом.

С психологической точки зрения мышление руководителя должно отличаться наличием установки на выработку таких личных особенностей, которые позволяют наилучшим образом решать встающие перед ним проблемы.

Самосовершенствование руководителя осуществляется с помощью следующих методов самовоспитания:

•       Самооценка.

•        Самоприказ.

•        Самоободрение.

•       Самовнушение.

•       Саморегулирование.

•       Самокорректировка.

•       Самостимулирование.

Руководитель должен научиться управлять своими чувствами и эмоциями.

 

39.Имидж менеджера.

 

Каждый человек имеет какой-то имидж и стремится произвести хорошее впе­чатление. Это даст уверенность, будто вы именно тот, кто очарует покупателя, ос­тановит на себе взгляд босса или о ком подумают «охотники за головами» из кон­курирующей фирмы. Это не должно быть что-либо столь же нехитрое, как ношение яркого галстука в горошек или же диковинной шляпы. Это не может быть чем-то из вашего внешнего вида, оно обязательно проявится в манере вашего поведения. Ваш имидж — это восприятие вас другими людьми. Имидж — образ вашей лично­сти в глазах окружающих. Он складывается из того, как вы смотрите, говорите, одеваетесь и действуете; как отражаете ваши способности и моральные качества, позу и движения тела; аксессуары и окружение, компанию, в которую вы ходите, и т.д.

Необходимо, чтобы ваш имидж соответствовал не только вашим внутренним качествам, но и подходил к долгосрочным целям карьеры, равно как и характеру вашей компании, и был привлекательным для самых широких слоев населения. . Внимательно относитесь к подбору одежды. Предпочитайте качество количеству. . Изучайте правила делового этикета, это поможет создать о вас благоприятное

впечатление.

. Используйте организацию презентаций как эффективное средство представле­ния вашей работы.

. Не избегайте связей с прессой. Это наилучшее средство знакомства обществен­ности с вами и вашей работой.

Имидж в деловом обществе является сугубо личностным инструментарием, с помощью которого возможно создание доверительных отношении. Без доверия, как известно, в нормальном бизнесе практически нет перспектив. Деловые люди, которые добиваются успехов в бизнесе, как правило, привлекательны. Не своей респектабельностью и широкими жестами при оплате счетов в ресторанах и уве­селительных заведениях, а хорошими манерами и скромным умалчиванием о тол­щине своего кошелька. Настоящий бизнесмен — не баловень судьбы, а человек, который, благодаря своему незаурядному интеллекту, стал с ней на «ты».

Первый из критериев выбора модели социального поведения таков — оно должно соответствовать закону, ни в коей мере не противоречить установленному в обществе правопорядку. Законопослушание и правопочитание — атрибутивные признаки цивилизованных человеческих взаимоотношений.

Вторым критерием выбора модели поведения является нравственная безу-пр_ечность. При всей нашей склонности к субъективному трактованию морали в обществе существуют общепринятые подходы к объяснению ее основных понятий, таких, как честность, справедливость, совестливость.

Третьим критерием выбора модели поведения следует признать учет конкрет­ной ситуации, в которой личность действует или оказалась по стечению обстоя­тельств.

Четвертым критерием выбора модели поведения является цель, которую ставит перед собой личность. Чем более значима для нее собственная цель, тем боль­шей подъемной силой она обладает по отношению к личности.

Пятым критерием следует признать критическую оценку собственных возможно­стей использования конкретной модели поведения. Любое копирование чьего-то стиля в общении опасно. Например, в деловрм общении велика роль речевого экс­промта. Чем дольше пауза между каверзным вопросом и остроумным ответом, да­же если последний состоится, тем меньше очков набирает выступающий.

Как показывают американские и испанские исследования в области менеджмен­та, стабильных успехов добиваются фирмы, в которых царит спокойная морально-психологическая обстановка. Ее утверждение возможно в том трудовом коллекти­ве, где менеджеры уважаемы и вызывают доверие к себе. На базе результатов этих исследований был сконструирован тип такого руководителя. Он должен быть:

•       твердый, но одновременно гибкий;

•      серьезный, но с чувством юмора;

•      дружелюбный, но умеет держать дистанцию;

•        преданный своему делу, но не теряет головы при успехах и поражениях;

•        мечтательный, но с сильно развитой волей;

•      готовый идти на риск, но основательно все просчитывающий.

На пути утверждения имиджа у деловых людей неизбежно возникают различ­ные барьеры. На их преодоление тратится немало сил и времени. Бывает по-человечески обидно, когда, осилив сложные проблемы, они допускают элементар­ные срывы из-за того, что не учли психологических нюансов общения.

Деловым людям следует хорошо изучить слабости людей и терпеливо отно­ситься к тем, с кем они работают и общаются, не гневаться на них, не отчаиваться, даже сталкиваясь с неблагодарностью и предательством. Не жечь мостов обще­ния — таков девиз «идеального руководителя». Всегда стремиться оставлять за собой возможность для продолжения и возобновления контактов с людьми. Дости­жение этого —• прекрасная гарантия обрести привлекательный личный имидж.

 

 

40. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА УРОВНЯ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

Оценка эффективности уровня организации труда менеджера производится по кри­териям, носящим количественный и качественный характер. К качественным показателям относятся:

•            научно-технический уровень управления (применение научных методов, организа­ционной и вычислительной техники);

•            уровень квалификации работников управленческого аппарата (образование, опыт работы и др.);

•      обоснованность принимаемых решений работниками аппарата управления;

•     достоверность и полнота информации, которой располагает управляющая система;

•         уровень культуры управления (характеризуется практикуемым стилем руководства, количеством конфликтных ситуаций и т.д.);

•         уровень культуры труда работников аппарата управления (использование рабочего времени, режим дня, условия труда).

Количественными показателями являются:

•          трудовые — соотношение численности руководителей, ИТР, служащих и рабочих; фактическая трудоемкость выполняемых управленческих работ по сравнению с норма­тивной; величина затрат управленческого труда на один рубль объема производства;

•      финансовые — величина затрат на содержание управленческого аппарата в общем фонде заработной платы персонала.

Уровень организации труда руководителя определяется при помощи двух групп ме­тодик:

1)      оценки качества труда;

2)     оценки результатов труда.

Методика оценки качества труда ориентирует руководителя на рациональное ис­пользование рабочего времени, улучшение дисциплины и т.д.

Методика оценки результатов труда включает в себя два наиболее эффективных способа расчета эффективности труда менеджера:

•       метод экспертных оценок;

•       метод экспертного нормирования.

Предложен ряд формул для расчета экономической эффективности совершенство­вания организации управленческого труда.

Метод экспертных оценок. Его сущность заключается в проведении экспертами ин­туитивно-логического анализа проблемы с количественной оценкой суждений и форма­лизованной обработкой результатов. Получаемое в результате обработки мнение экс­пертов принимается как решение проблемы.

Область применения метода экспертных оценок весьма широка:

•      оценка эффективности работы руководителей и специалистов;

•      определение целей и задач управления с упорядочением их по степени важности;

•           определение альтернативных вариантов решения задачи с оценкой их предпочте­ния и др.

Метод экспертного нормирования. Метод экспертного нормирования заключается в том, что формирование нормативов осуществляется группой высококвалифицирован­ных специалистов-экспертов на основе оценки потенциала работника, количества и ка­чества труда, исходя из собственного опыта в выполнении данной работы или научного прогноза. Правомерность оценок экспертов проверяется методами ранговой корреля­ции.

Сущность метода экспертного нормирования управленческого труда заключается в исследовании, систематизации и оценке фактических затрат труда и сроков выполнения функциональных обязанностей, определяемых экспортно самим работником управле­ния по базовым предприятиям, статистической оценке достоверных данных, корректи­ровке данных с учетом квалификации кадров, объема информации и применяемых тех­нических средств с помощью поправочных коэффициентов, определения средневзве­шенных значений трудоемкости и сроков решения задач.

Метод экспертного нормирования управленческого труда имеет ряд преимуществ.

Во-первых, затраты на разработку экспертных нормативов значительно ниже в рас­чете на одну задачу управления, чем затраты при использовании других методов. Неко­торое снижение точности экспертных нормативов и возможный ущерб от их применения компенсируются значительно более низкими затратами на их разработку.

Во-вторых, они могут быть использованы для единообразного нормирования труда руководителей и специалистов.

В-третьих, привлечение кадров управления в качестве экспертов для разработки нормативов по своей должности снижает психологический барьер к последующему при­менению нормативов.

 

 

---

Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 240; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!