ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 6Следующая ⇒

Офисная техника. Важными составными частями современного кабинета (офиса) являются компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы, средства связи.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может
быть следующий:

1. Профессиональная персональная ЭВМ (1 компл.).

2. Коммутатор директорский (1 компл.).

3. Часы настольные электронные (1 шт.).

4. Прибор канцелярский (т шт.).

5. Папки с быстродействующим прижимом (6 шт.).

6. Лотки для документации (2 шт.).

7. Блокнот-шестидневка (1 шт.).

8. Деловой блокнот (1 шт.).

9. Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор).

10.Линейка пластмассовая (1 шт.).

11.Клеевой карандаш (1шт.).

12.Лента липкая прозрачная и цветная (наборJ.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляют, как правило, исходя из критерия «качество—стоимость» в интересах наиболее эффективного вложения средств и их окупаемости.

Неотъемлемой частью кабинетов (офисов) являются факсы. Прежде чем приобретать факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких, как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержание телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

·оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения
тех, кто вам звонил;

·переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасения, что вас потревожат ненужными звонками;

·в некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит,
решать прямо по ходу действия — снимать трубку или нет;

·вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального абонента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Автоответчик позволяет вам даже обходиться без услуг секретаря, обычно отвечающего на звонки вместо вас. Возьмите себе за правило всякий раз, уходя из комнаты, переключать телефон на автоответчик. Вскоре это войдет в привычку, и вы станете делать это автоматически. У вас будет полная уверенность, что ни один важный звонок не останется без внимания.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

к средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспособления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их датирования, регистрации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картотеки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная почта.

Одним из современных технических средств, способствующих совершенствованию условий труда руководителя, являются и автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего являются персональные ЭВМ, расположенные непосредственно на рабочем месте руководителя. Основой информационного обеспечения АРМ руководителя являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимые для выполнения работы на данном рабочем месте.

Требования руководителя к информационной системе, как правило, распространяются на следующие задачи:

·систематизированное хранение информации;

·быстрый поиск информации;

·регулярное обновление информации и ее корректировка;

·статистическая обработка данных для выявления тенденций и прогноза;

·доступ к данным других ЭВМ и др.

19.Информационное обеспечение работы менеджера.

Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:

1. Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования ин
формации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи
результатов обработки потребителям.

2. Организация банков данных: создание и введение системы массивов
информации, организация процессов ее хранения и поиска.

3. Организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ: машинная постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения.

4. Исследование эффективности информационного обеспечения.
Значение документации и делопроизводства в управлении определяется тем, что в общем объеме управленческого труда работа с документами занимает огромное место. Происходит стремительное возрастание объема документальной информации. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. Нарастание документальной информации характерно для всех отраслей народного хозяйства и управления. Собрать, отобрать, проанализировать это огромное, постоянно возрастающее количество документации традиционными методами и средствами становится все труднее. Специальные подразделения, призванные заниматься подготовкой, обработкой и передачей документной информации, не справляются с возложенным на них объемом работ, и поэтому значительную часть технических операций вынуждены выполнять квалифицированные специалисты. По имеющимся данным, работа с документами занимает у них от 30 до 60% рабочего времени.

В решении задач по совершенствованию документирования и документационного обеспечения большое место отводится внедрению в практическую деятельность Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Требования к документам регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Неотъемлемыми качествами документов должны быть грамотность, краткость изложения и четкость формулировок.

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача их в архив.

Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям:

·документирование (создание) документов;

·организация работы с документами.

20. Виды служебных документов и требования к ним.

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленными данным учреждением.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреждения через взаимоотношения с другими организациями.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и

сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми.

Существуют крупные группы документов по видам деятельности.

Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 647; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!