Анализ проблемных ситуаций, существующих в компании
Современный уровень бизнеса предъявляет все более жесткие требования к эффективности всей цепочки перемещения продукции – от производителя до предприятий розничной торговли. Растущая конкуренция требует максимального уменьшения затрат на всех этапах производства и дистрибьюции товаров. Эти проблемы обычно решаются на уровне разработки и реализации различных логистических схем для предприятий и объединений призводителей и оптовой торговли.
Однако существует целая область, которой традиционно уделялось меньшее внимание – это склады предприятий и дистрибутивных центров. Эта область т.н. «внутренней логистики» и руководители предприятий чаще всего считают, что это не объект для основного внимания и уж, тем более, не адрес для затрат из всегда напряженного бюджета предприятия.
Основанием для такой оценки является довольно расхожее мнение: «Но ведь склад и так работает!». Вопрос о реконструкции склада или же о строительстве нового возникает только тогда, когда становится абсолютно ясно, что имеющийся склад не только тормозит рост производства и сбыта продукции, но и создает накладные расходы на обработку грузопотоков, которые фактически делают продукцию или же услуги по ее хранению и обработке не конкурентно способными.
Выбор проблемной ситуации для разрешения в дипломном проекте
При проведении анализа проблемных ситуаций, возникающих на предприятии, стало ясно, что основными проблемами являются отсутствие планирования возможной потребности заказчиков в определенных категориях товаров и отсутствие четкой схемы учета товарно-материальных ценностей. Данные проблемы и были выбраны для решения в рамках дипломного проекта.
|
|
|
Растущая конкуренция требует максимального уменьшения затрат на всех этапах движения товаров. Эти проблемы обычно решаются на уровне разработки и реализации различных логистических схем. Однако существует целая область, которой традиционно уделялось меньшее внимание – это склады. Руководители предприятий чаще всего считают, что это не объект для основного внимания и уж, тем более, не адрес для затрат из всегда напряженного бюджета предприятия. Основанием для такой оценки является довольно расхожее мнение: «Но ведь склад и так работает». Вопрос о модернизации складского учета возникает только тогда, когда становится абсолютно ясно, что имеющаяся система не только тормозит рост производства и сбыта продукции, но и создает накладные расходы на обработку грузопотоков.
Решение этих трудностей повлияет на следующие стороны работы компании. Во-первых, сократится время подготовительного этапа при реализации проектов заказчика на построение локальных вычислительных сетей. Это станет возможным благодаря минимизации затрат времени на поиск и закупку у поставщиков требуемого оборудования и материалов. Во-вторых, система учета программного обеспечения, сетевого оборудования, офисной техники и компьютеров компании станет более эффективной, что позволит контролировать соответствие оснащения рабочих мест задачам, выполняемым сотрудниками компании. Кроме того, упростится складской учет товарных единиц, предназначенных для продажи заказчикам или реализации проектов.
|
|
|
Анализ информационных и материальных потоков по выбранной проблеме
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различных документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.
|
|
|
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [9].
Компания «Минтком» осуществляет учет результатов своей деятельности. Бухгалтерский, оперативный и статистический учет и отчетность ведутся в порядке, установленном действующим законодательством. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на генерального директора и главного бухгалтера.
|
|
|
Согласно уставу, компания обязана хранить следующие документы:
- устав, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
- решение о создании общества;
- документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
- документы, подтверждающие права на имущество;
- внутренние документы;
- положения о филиалах и представительствах;
- список участников;
- документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;
- протоколы общих собраний участников, заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии;
- списки аффилированных лиц;
- заключения ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
- приказы и распоряжения генерального директора;
- документацию по личному составу и трудовым отношениям;
- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных и другие бухгалтерские документы;
- иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров, правления и генерального директора общества.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, исполнение документов, отправка, систематизация и текущее хранение документов.
На предприятии различают три основных потока документации, которые можно характеризовать следующим образом (рисунок 1.4): входящие документы, поступающие из других организаций или клиентов; исходящие документы, отправляемые в другие организации или выдаваемые клиенту после оказания услуг или выполнения проектов (техническая документация, гарантийные договоры, договоры обслуживания и т. п.); внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе: запросы, отчеты, внутренние поручения, расписания, приказы и т.п.
Рисунок 1.4 – Основные потоки документации
В компании «Минтком» используются все виды документов, связанных с ведением бухгалтерского учета на предприятии, учетом кадров, заключением договоров, различные виды материальных отчетов. Все эти документы имеются как в бумажном виде, так и в электронном.
Документооборот компании «Минтком» представлен на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Схема документооборота компании «Минтком»
Все документы соответствуют нормативным документам и законом Российской Федерации. Но как видно из схемы в документообороте практически не задействован склад, на данный момент его функции в этой области минимизированы, а задачи распределены между другими отделами. Готовая продукция поступает напрямую к клиентам, минуя склад, что усложняет учёт, а так же открывает широкий круг возможностей для злоумышленников и потенциально недобросовестных сотрудников.
Выводы по разделу
В первом разделе дипломного проекта дана общая характеристика компании «Минтком». Проведенный анализ функциональной структуры компании показал, что все процессы, происходящие в компании можно разбить на три функциональные области: управление предприятием, производственная и финансово-экономическая деятельность. При анализе организационно-управленческой структуры компании была построена схема организационной структуры управления, отражающая строение системы управления, функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а так же количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. Были выявлены и проанализированы цели компании. Построено дерево целей, определяющее генеральную цель деятельности компании, подцели первого и последующих уровней. Определены проблемные ситуации, возникающие на предприятии. После их анализа были выявлены недостатки подсистемы складского учета, в частности, учета оборудования, комплектующих, периферийных и сетевых устройств как для внутренних нужд компании, так и для реализации проектов и заказов клиентов. Данная проблема и была выбрана для решения в рамках дипломного проекта. После выбора проблемной ситуации был проведен анализ информационных и материальных потоков, от которых может зависеть решение выбранной проблемы. Построена схема документооборота предприятия, касающегося операций складского учета различных.
Дата добавления: 2018-10-25; просмотров: 339; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!