Использование функций. Функция «ЕСЛИ»

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 9Следующая ⇒

Очень часто в таблицах удобно использовать функции. Логические функции предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. Так, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение если условие истинно, и другое — если оно ложно.

Нужно сделать таблицу следующего вида:

Колонка состояние бюджета в ней показывает, были ли превышены предполагаемые расходы за текущий год.

Чтобы создать такую таблицу создайте сначала следующую:

Для этого:

Введите данные во все ячейки, кроме последней. Там будут располагаться формулы.
Выделите таблицу и выберите пункт меню Формат/ячейки.
Выберите вкладку Граница, сделайте внутренние и внешние рамки.
Выделите шапку таблицы и откройте окно диалога Формат ячеек.
Выберите вкладку Вид, измените цвет ячеек. Во вкладке Шрифт измените цвет текста.
Во вкладке Выравнивание поставьте выравнивание По верхнему краю и включите флажок Переносить по словам.

В столбец Состояние бюджета нужно вставить функцию ЕСЛИ, которая показывает, были ли превышены расходы.

Для этого:

Поставьте курсор во вторую ячейку столбца.
Выберите пункт меню Вставка/функция, откроется мастер функций, который вставляет функцию в два шага.
Шаг первый. Выберите функцию ЕСЛИ. Нажмите ОК.
В окне Аргументы функций введите логарифмическое выражение такого вида С2<В2 (фактические расходы меньше предполагаемых).
В графу значение_если_истина введите превышает, в графу значение_если_ложь введите не превышает. Нажмите ОК.
Теперь выделите ячейку с формулой, и за маркер растяните ее на все ячейки этого столбца.

Теперь для этой таблицы создадим диаграмму, которая показывает превышение расходов графически.

Она должна выглядеть вот так:

Чтобы создать такую диаграмму нужно сделать следующее:

Выделите все столбцы таблицы кроме последнего.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Мастер диаграмм. Он создает диаграмму за четыре шага.
Шаг первый. Выберите тип диаграммы График.
Шаг второй. Выберите диапазон диаграммы. Расположите ряды в столбцах.
Шаг третий. Во вкладке Линии сетки поставьте основные линии по оси Х.
Шаг четвертый. Расположите диаграмму на имеющемся листе.
Теперь измените направление текста на нижней оси. Для этого щелкните два раза по оси, появится окно Формат оси.
В этом окне выберите вкладку Выравнивание. Поставьте ориентацию надписи 90 градусов.
Во вкладке Шкала выключите флажок Пересечение с осью Y между категориями.
Чтобы изменить цвет поля диаграммы, щелкните два раза по полю диаграммы. Откроется окно Формат области построения.
Нажмите на кнопку Способы заливки. В открывшемся окне выберите вкладку Градиентная и выберите пункт Два цвета.
Выберите два цвета. Сделайте тип штриховки Вертикальная и выберите переход от темного к светлому.
Измените цвета линий графиков.

Диаграмма

Основные термины

Диаграмма представляет собой графический способ представления табличных данных. При этом используется следующая терминология.

Серия данных – группа данных расположенная внутри одной строки таблицы.
Имя серии – имя строки таблицы, содержимое которой образует данную серию.
Легенда – набор всех имен серий данной таблицы.
Категория – группа значений, расположенных в одном столбце таблицы.

Создание диаграмм

В Microsoft Excel 2000 можно построить диаграмму двумя способами.
Первый способ: необходимо предварительно создать в документе таблицу данных, выделить ее, и только после этого запускать мастер диаграмм.
Второй способ: сначала создаете пустую диаграмму, причем исходные данные вводятся во время, либо после создания диаграм-мы. Создадим таблицу следующего вида, причем будем использовать первый способ создания диаграмм.

Создайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл/Создать, выберите Чистая книга и нажмите ОК.
Заполните таблицу, т.е. ячейки А1-G1, A2-G2.
Выделите таблицу и выполните команду Вставка/Диаграмма, либо нажмите на соответствующий значок на панели инструментов Стандартная.
В появившемся окне Мастер диаграмм из вкладки Стандартные выберите Гистограмму и нажмите Далее.
Выберите Ряды в: Cтроках и нажмите Далее.
Во вкладке Подписи данных установите галочку в Значения и нажмите Далее.
Выберите Поместить диаграмму на листе: Имеющемся и нажмите Готово.
Нажмите правой кнопкой мыши на любое из значений и выберите Формат подписей данных.
Во вкладке Вид установите Рамка: Невидимая, во вкладке Число в списке Числовые форматы установите Процентный, а число десятичных знаков: 1 и нажмите ОК.
Выполните команду Диаграмма/Параметры диаграммы. Во вкладке Легенда уберите галочку Добавить легенду и нажмите ОК.
Выберите ось категории и выполните команду Формат/Выделенная Ось. Во вкладке Выравнивание установите Ориентация 90 градусов и нажмите ОК.
Выберите ось значений и выполните команду Формат/Выделенная Ось. Во вкладке Число установите в Числовые Форматы: Процентный, а число десятичных знаков: 1 и нажмите ОК.
Расположите диаграмму под таблицей и установите ей соответствующий размер.

С помощью меню Формат и Диаграмма можно корректировать и изменять любые параметры и свойства диаграмм: изменять тип диаграмм, задавать цвета и стили линий диаграммы, форматировать диаграмму, изменять формат построения диаграммы и т.д. С помощью мастера диаграмм можно также строить графики различных функций.

Работа с формулами в таблицах

Формулы и виды адресации в таблицах

Каждая ячейка таблицы имеет свой уникальный адрес, для использования значения этой ячейки формулах. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки на пересечении которых она находится. В разных ситуациях этот адрес воспринимается по разному. Чаще всего он используется в формулах. Формула представляет собой различные действия над значениями ячеек, а сами располагаются в ячейках таблицы. Формулой называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства. В эту последовательность могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение. Несмотря на то что в формуле используются имена конкретных ячеек, в формулах используются не эти адреса, а координаты по отношению к той ячейке, где расположена формула. Поэтому формулы можно копировать в другие ячейки. Если значение в ячейках на которые есть ссылка в формуле меняется, то результат изменяется автоматически. Если же в формуле нужно использовать ссылку на конкретную ячейку – используйте абсолютную адресацию, т.е. знак доллара, а затем имя ячейки (например: =$A1).

Создадим документ следующего вида:

Создайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл/Создать, выберите Чистая книга и нажмите ОК.

Введите в ячейки В1-J1, A2-A10 числа от 1 до 9 соответственно.
Введите в ячейку В2 формулу: =$B$1*A2, а затем скопируйте ее в ячейки В3-В10.
Проделайте то же самое для остальных столбцов С-J, только в формуле вместо $B$1 введите $C$1, $D$1, $E$1,…, $J$1.
Выделите таблицу и установите ширину столбцов 2,29. Для этого выполните команду Формат/Столбец/Ширина, введите 2,29 и нажмите ОК.
Выделите таблицу и выполните команду Формат/Ячейки, во вкладке Граница установите внутренние и внешние границы и нажмите ОК.
Выделите первую строку и выполните команду Формат/Ячейки. Во вкладке Граница установите жирную нижнюю границу и нажмите ОК.
Выделите первый столбец и выполните команду Формат/Ячейки. Во вкладке Граница установите жирную правую границу и нажмите ОК.

Работать с формулами в Excel очень просто, т.к. при необходимости их можно быстро скопировать, можно использовать в формулах относительную и абсолютную адреса-цию ячеек, различные функции и операторы

Использование фильтров

Общие сведения

При работе с большими списками, бывает удобнее отображать не весь список, а только его часть, называемую подмножеством списка. Для того чтобы выбрать записи удовлетворяющие определенным условиям и временно скрыть остальные записи используется фильтр. Фильтр используется вводя условия фильтрации. Чтобы установить фильтр, нужно нажать на любую ячейку списка с данными и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. После этого вид списка изменится. У каждого столбца появится дополнительная кнопка, нажатие которой приводит к открытию перечня условий фильтрования соответствующего поля. Эти условия представляют собой список названий полей в соответствующем столбце, а также ряд общих условий: Все, первые 10, и т.д. Применив одно из условий мы изменим вид списка. При использовании фильтра, все записи не входящие в подмножество, т.е. не удовлетворяющие условиям фильтра скрываются. В строке состояния программы отображается общее число записей и число записей удовлетворяющее условию.
При фильтрации нумерация строк не меняется, а номера отфильтрованных записей выделяются другим цветом. Кнопка у названия столбца также изменяет свой цвет, показывая что она используется в качестве условия для фильтра. Чтобы отменить применение фильтра нужно выбрать пункт Все в выпадающем списке. Программа позволяет создавать довольно сложные фильтры, используя пункт условие. Появляющийся при этом диалог содержит несколько выпадающих списков. Левый верхний список содержит логические операции, такие как: равно, больше, меньше и т.д., так и условие для поиска данных: содержащих или не содержащих данный текст. Полей для операции два, и они объединяются по правилу И или ИЛИ. Правые списки содержат значения условий из списка фильтрации. После завершения форматирования условия нажмите кнопку ОК. Чтобы завершить работу с автофильтром необходимо еще раз выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Создадим документ следующего вида:

Создайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл/Создать, выберите Чистая книга и нажмите ОК.

Заполните первую строку таблицы полужирным шрифтом Arial 12 пунктов и выровняйте текст в ячейках по центру.
Заполните столбцы Фамилия, Имя, Отчество и т.д. шрифтом Arial 10 пунктов.
Выделите таблицу и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.
Выделите таблицу и выполните команду Формат/Ячейки. Затем выберите вкладку Граница и щелкните на кнопки: внешние и внутренние.
Выполним фильтрацию для данного документа:
Установите курсор на ячейку списка, содержащую данные и выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр.
Нажмите на значок в ячейке с именем поля Фамилия и выберите Условие. Выберите в левом верхнем поле диалога логическую функцию больше, и установите значение функции в правом верхнем поле: В, после чего нажмите ОК.
Нажмите на значок в ячейке с именем поля Имя и выберите Условие. Выберите в левом верхнем поле диалога логическую функцию больше или равно, и установите значение функции в правом верхнем поле: В, после чего нажмите ОК.
Нажмите на значок в ячейке с именем поля Отчество и выберите Условие. Выберите в левом верхнем поле диалога логическую функцию не начинается с, и установите значение функции в правом верхнем поле: Р; установите переключатель на И, в левом нижнем поле выберите: не содержит, и установите значение функции: Е, после чего нажмите ОК.
Нажмите на значок в ячейке с именем поля Адрес и выберите Условие. Выберите в левом верхнем поле диалога логическую функцию не содержит, и установите значение функции в правом верхнем поле: 30, после чего нажмите ОК.

Получаем список следующего вида:

Мы выбрали из списка только тех студентов, фамилия которых начинается с буквы после В, т.е. Г; имена которых начинаются на В; отчество не начинается с буквы Р и не содердит букву Е и номер дома или квартиры которых не равен 30.

Дата добавления: 2018-10-27; просмотров: 3071; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!