Информирование клиента о рекомендуемой транспортной компании.
Порядок действий по организации отгрузки, а так же информирования клиента о рекомендуемой транспортной компании (в случае, если у клиента нет заключенного договора с транспортной компанией) определен в ДП «Организация доставки» (ссылка №02-013 ДП «Организация доставки»).
Подготовка сопроводительных документов и передача их на склад ГП.
Передав старшему менеджеру планового отдела в установленном порядке заявку на отправку груза, менеджер ОП «производит отгрузку» в программе 1С, руководствуясь инструкцией по работе с 1С, распечатывает необходимые сопроводительные документы (накладная, счет фактура и товарно-транспортная накладная распечатываются из 1С) и передает их минимум за один день до отгрузки на склад с курьером.
Информирование клиента об отправке груза
По факту произведенной отгрузки начальник склада извещает менеджера отдела продаж:
После отгрузки со склада начальник склада ставит отметку в «Сводной ведомости движения заявок» (ссылка форма №02-012-03 «Сводная ведомость движения заказов»), которая в электронном виде находится на сервере \\Mainserver\e\Отдел продаж
Получив информацию о фактической отгрузке, менеджер ОП информирует по телефону или по электронной почте клиента об отправке в его адрес продукции предприятия.
Прием накладной об отгрузке в ОП
Порядок подписания и передачи документов при отгрузке в транспортную компанию определен в ДП «Организация доставки» раздел: 5.2.3.
|
|
|
Документы по приемке товара клиентом передаются ему с отправляемой ГП.
Клиент после получения груза подписывает их и отправляет их в адрес предприятия почтой.
Полученные по почте документы офис–менеджер коммерческого отдела передает в бухгалтерию.
Бухгалтер после получения накладных в соответствующей графе в программе 1С ставит отметку о возврате документов.
Менеджер ОП осуществляет контрольный звонок клиенту по факту получения им ГП предприятия.
Хранение документации по заказам.
Договора на разовую поставку передаются менеджером ОП для хранения в бухгалтерию. Договора постоянного покупателя и дилерские договора хранятся в папке (форма №02-006-10 дело «Дилерские договора» и форма №02-006-11 дело «Договора постоянного покупателя») в отделе продаж.
Заявки клиентов и заявки на склад по заказу дилеров подшиваются в папки (форма №02-006-12 дело «Папка дилера»). Заявки прочих клиентов подшиваются в папку заявки клиентов (форма №02-006-13 дело «Заявки от клиентов»). А заявки на склад по прочим клиентам в папку «Заявки на склад» (форма №02-006-14 дело «Заявки на склад»). В особых случаях по распоряжению начальника ОП для некоторых постоянных клиентов заводятся отдельные папки заявок от клиентов.
|
|
|
Обновление клиентской базы
Порядок ведения клиентской базы, внесения в нее данных, порядок контроля регулируются Инструкцией «Ведение клиентских баз» (ссылка №03-006-03 «Инструкция «Порядок ведения клиентских баз»), актуализируемой начальником ОП и утверждаемой исполнительным директором не реже одного раза в год.
Работа с заказами на нестандартную продукцию.
Порядок действий по рассмотрению заявки на нестандартную продукцию, оценки возможности ее исполнения и действий, как в случае отказа, так и в случае принятия решения о возможности ее исполнения регулируются инструкцией о нестандартном заказе (ссылка №03-006-04 Инструкция «Прохождение нестандартного заказа»). В соответствии с данной же инструкцией начальник ОП ведет «Журнал учета заявок по подготовке к изготовлению нестандартного заказа» (форма №02-006-15 «Журнал учета заявок по подготовке к изготовлению нестандартного заказа») и составляет Отчет о количестве отказов клиентам (форма №02-006-16 «Отчет о количестве отказов клиентам за __________ месяц 20__ года»).
«Журнал учета заявок по подготовке к изготовлению нестандартного заказа» «Отчет о количестве отказов клиентам за __________ месяц 20__ года») предоставляются начальником ОП исполнительному директору и в АС предприятия в сроки, установленные разделом 5.2.9. настоящей ДП и Положением об АС (ссылка №02-002 «Положение об ассортиментном совете ГК Гефест»).
Дата добавления: 2018-10-27; просмотров: 183; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!