Подготовка договора и спецификации.
На основании заявки, полученной от клиента, данных о наличии продукции на складе ГП или уточненных сроков исполнения заказа и данных счета, сформированного в программе 1С торговля, менеджер ОП готовит договор с клиентом (форма №02-006-04 «Договор поставки» - дилерский договор, форма №02-006-05 «Договор поставки» - договор постоянного покупателя, форма №02-006-06 «Договор поставки» - договор розничного покупателя») и спецификацию (форма №02-006-07 «Спецификация»). В договоре отражены условия доставки и упаковки, которые согласовываются с клиентом.
После согласования всех деталей договора, договор подписывается у начальника отдела продаж.
Дилерский договор согласовывается с начальником отдела продаж, который после согласования его с исполнительным директором передает его на утверждение Генеральному директору.
Передача счета, договора и спецификации клиенту.
Подписанный договор спецификацию и счет менеджер ОП передает офис-менеджеру коммерческого отдела, который сканирует переданные ему документы. Сканированные документы офис-менеджер:
а) отправляет по электронной почте менеджеру ОП, передавшему ему документы, для отправки клиенту.
б) отправляет по просьбе менеджера ОП по факсу, если у клиента нет электронной почты.
Порядок действий для наличного расчета
Определение остатков на складе.
Общаясь с клиентом в офисе и оформляя заявку, менеджер ОП выясняет наличие товара на складе, используя при этом данные «Сводной таблицы офис производство». Для работы в таблице менеджер пользуется инструкцией по работе со Сводной таблицей офис производство».
|
|
|
Оформление заказа при наличной оплате
В случае, если продукция в необходимом количестве (по открывающемуся заказу) согласно данным «Сводной таблице офис производство» есть в наличии, менеджер ОП приступает к оформлению заказа.
Для этого, в программе 1С менеджер формирует заказ, руководствуясь инструкцией по работе с 1С.
В случае, если Клиент оплачивает в кассу стоимость заказа, менеджер ОП направляет клиента к офис -менеджеру коммерческого отдела для оплаты заказа. Офис-менеджер коммерческого отдела, принимает от клиента деньги и выдает ему чек об оплате.
После процедуры оплаты менеджер ОП распечатывает отгрузочные документы из программы 1С (накладная, счет фактура, распечатываются из 1С) подписывает их, ставит печать и передает их клиенту.
При необходимости получения подтверждающих документов, менеджер ОП оформляет у офис-менеджера приходно-кассовый ордер.
Передав клиенту все необходимые документы, менеджер объясняет и передает ему маршрут движения до склада.
|
|
|
Сопровождение заказа
При наличной оплате
Извещение склада о приезде клиента
После получения оплаты менеджер ОП распечатывает из 1С «Заявку на склад» (Форма №02-006-08 Заявка на склад) и передает ее офис-менеджеру. Офис-менеджер присваивает номер документу и отправляет его на склад по факсу или электронной почтой.
Прием накладной об отгрузке в ОП
Передача товара клиенту и оформление необходимых сопроводительных документов осуществляется кладовщиком, осуществляющим отгрузку.
Сопроводительные документы на отгрузку (накладные и доверенности от клиента) передаются заведующей складом офис-менеджеру на следующий день после отправки груза. Офис-менеджер передает полученные документы в течение дня в бухгалтерию.
При безналичной оплате
Отслеживание данных об оплате.
Бухгалтер предприятия отслеживает данные об оплате по выписанным счетам в программе «Клиент Банк». Данные об оплаченных счетах он заносит в программу 1С и распечатывает платежные поручения.
Платежные поручения передаются начальнику ОП для контроля оплаты заказов. Начальник ОП сообщает информацию об оплаченных заказах менеджерам.
|
|
|
Оформление заказа на отгрузку.
После подтверждения оплаты менеджер ОП проверяет наличие продукции на складе, пользуясь Сводной таблицей офис-производство», уточняет возможность поставки заказанной и оплаченной ГП в сроки, ранее оговоренные с клиентом. Для этого он совершает действия, предусмотренные п.5.2.3.1. и 5.2.3.2. настоящей ДП.
В случае, если по данным таблицы, отсутствует возможность выполнить обязательства по поставке в оговоренные сроки менеджер ОП действует следующим образом:
Данные о выявленной невозможности выполнить в срок обязательства перед клиентом менеджер ОП докладывает об этом начальнику ОП и фиксирует их в Журнале замечаний по процессу «Планирование производства».
Начальник ОП запрашивает по электронной почте в плановом отделе уточненные сроки исполнения заказа. Начальник планового отдела в течение часа дает ответ. Менеджер ОП согласовывает с начальником ОП и сообщает о них клиенту.
Определив возможные сроки отгрузки ГП, менеджер ОП в 1С формирует заявку на склад в соответствии с Инструкция по работе в 1С.
Затем менеджер ОП заполняет заявку на отправку груза (форма №02-006-09 «Заявка на отправку груза») и передает ее старшему менеджеру планового отдела.
|
|
|
Старший менеджер планового отдела проверяет правильность оформления заявки на отправку груза – наличие заполненных полей: «контрагент» и «адрес доставки», а так же заполнения поля «транспортная компания».
Если у старшего менеджера планового отдела вызывает сомнение информация, содержащаяся в заявке на отгрузку, то он уточняет ее у соответствующего менеджера ОП и вносит необходимые пометки в заявку на отгрузку продукции.
Дата добавления: 2018-10-27; просмотров: 163; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!