Понятие использования архивных документов
Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Основные направления, цели, формы использования архивных документов
Направления использования архивных документов:
ü укрепление российской государственности;
ü удовлетворение информационных потребностей общества;
ü обеспечение законных прав и интересов граждан.
Цели использования архивных документов:
ü политические;
ü организационно-управленческие;
ü научные;
ü экономические;
ü культурно-просветительные;
ü учебные;
ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Формы использования архивных документов:
ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;
ü представление документов пользователям для исследований;
ü экспонирование документов на выставках;
ü использование документов в средствах массовой информации;
ü проведение информационных мероприятий;
ü выдача документов во временное пользование;
ü публикация документов.
|
|
|
Основные требования к работе по использованию архивных документов
Основные требования к работе по использованию архивных документов:
ü использование документов производится с разрешения руководства архива;
ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
ü при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.
Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.
Этапы поиска документной информации
Этапы поиска документной информации:
ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;
ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;
|
|
|
ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;
ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;
ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.
В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.
Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей
Характеристика информационного обеспечения пользователей
Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.
Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения.
|
|
|
Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 759; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!