Содержание базы данных архивов
В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:
ü название учитываемой базы;
ü ее объем;
ü характеристика содержания информации;
ü перечень источников данных;
ü крайние даты введенных документов;
ü даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;
ü формат представления данных;
ü правовой статус базы данных;
ü полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.
Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность традиционным учетным и научно-справочным документам реализуется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Возможно дублирование баз данных традиционными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.
Базы данных могут содержать:
ü архивные документы;
ü учетные документы;
ü научно-справочный аппарат.
Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.
Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.
|
|
|
Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.
Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов.
При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:
ü вводить новые записи в имеющиеся базы данных;
ü модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:
ü автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа;
ü осуществлять поиск записей по их содержимому;
ü сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями пользователей;
ü печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;
ü развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства программирования.
|
|
|
Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
Понятие режима хранения документов
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
ü температурно-влажностного режима;
ü светового режима;
ü санитарно-гигиенического режима;
ü охранного режима.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
ü строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
ü оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
ü применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
ü применением специальных средств хранения и перемещения документов.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 216; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!