Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
Описание на уровне фонда включает:
ü название фонда;
ü справочные данные;
ü поисковые данные, характеристика фонда;
ü информацию по истории фондообразователя и фонда;
ü аннотацию;
ü библиографию;
ü условия доступа и использования.
Описание на уровне единицы хранения предполагает:
ü название фонда;
ü название структурной части фондообразователя;
ü справочные данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования;
ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Описание на уровне документа включает:
ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата;
ü справочные данные — поисковые данные;
ü вид носителя информации;
ü условия доступа и использования.
Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.
В простом заголовке должны быть отражены:
ü вид дела, вид, разновидность документа;
ü автор;
ü корреспондент;
ü предмет, вопрос;
ü местность;
ü дата;
ü подлинность, копийность.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:
ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;
ü заголовок дела;
|
|
|
ü крайние даты документов;
ü количество листов;
ü архивный шифр.
При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.
Вопрос 30. Информатизация архивного дела
Понятие информатизации
Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.
Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле
В архивной системе Федеральная архивная служба РФ определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных.
Информатизация осуществляется на основании следующих документов:
ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;
|
|
|
ü Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, принятый Росархивом в 1997 г.
В соответствии с ними принята единая система информатизации архивного дела в России.
Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Объекты информатизации
Объектами информатизации являются:
ü комплектование архива;
ü экспертиза ценности документов;
ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;
ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;
ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;
ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;
ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.
В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.
|
|
|
Цели информатизации
Основные цели информатизации:
ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;
ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;
ü формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.
Основные направления информатизации:
ü организация учета документов Архивного фонда РФ;
ü учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;
ü совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;
ü формирование страхового фонда и фонда пользования;
ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;
|
|
|
ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.
Принципы информатизации
Принципы информатизации:
ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;
ü системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;
ü внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;
ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.
Информационные системы
Базовыми информационными системами архивов являются:
ü Архивный фонд — для госархивов;
ü Архив организации — для ведомственных архивов.
Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппарата, использования документов в автоматизированном режиме.
Этапы организации внедрения информационных технологий:
ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информатизации;
ü разработка технического задания;
ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;
ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;
ü создание, установка, адаптация программы;
ü сертификация и регистрация программного продукта;
ü поддержка и обслуживание системы.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 229; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!