Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат
Характеристика научно-справочного архивного аппарата
Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:
ü межархивными (Росархив — архивы);
ü внутриархивными (архив - фонд);
ü межфондовыми (фонд — дело);
ü внутрифондовыми (дело — документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.
Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно- справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
|
|
|
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.
Принципы построения научно-справочного аппарата
Принципы построения научно-справочного аппарата:
ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
ü неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
ü преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
ü единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
ü применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.
Понятие архивного справочника
Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.
|
|
|
Структура архивных справочников
Структура архивных справочников:
ü Архивный фонд РФ;
ü Центральный фондовый каталог Росархива;
ü справочники и указатели общероссийского значения;
ü сеть архивов;
ü фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
ü путеводители и указатели межархивного значения;
ü архив;
ü путеводитель или краткий справочник;
ü книга поступлений;
ü список фондов;
ü листы фондов;
ü описи;
ü каталоги;
ü тематические обзоры;
ü указатели;
ü паспорт архива.
Справочники фонда:
ü лист фонда;
ü опись;
ü обзор фонда;
ü каталоги;
ü указатели;
ü тематические путеводители;
ü каталоги;
ü указатели;
ü тематические и фондовые обзоры;
ü внутренняя опись дела;
ü аннотация;
ü заверительная надпись.
Основные архивные справочники:
ü опись;
ü каталог;
ü путеводитель;
ü обзор документов;
ü архивный указатель;
ü историческая справка.
Вопрос 23. Архивная опись.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 194; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!