Вопрос 27. Архивные указатели
Понятие архивного указателя
Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели могут быть:
ü межархивными;
ü межфондовыми;
ü внутрифондовыми;
ü на документы одной описи;
ü нескольких описей фонда;
ü целого фонда;
ü нескольких фондов одного архива;
ü нескольких архивов.
Указатели могут составляться:
ü к заголовкам единиц хранения без их просмотра;
ü к отдельным документам с их просмотром.
По структуре своих рубрик указатели являются:
ü глухими (без аннотаций);
ü раскрытыми (с аннотациями).
По рубрикации указатели делятся:
ü на алфавитные;
ü систематические;
ü хронологические.
Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.
Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.
Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.
Основные виды указателей
Основные виды указателей:
ü тематический;
ü именной;
|
|
|
ü географический;
ü хронологический;
ü алфавитный;
ü систематический.
Вопрос 28. Архивная историческая справка
Понятие исторической справки
Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:
ü историю фондообразователя;
ü историю фонда;
ü характеристику документов фонда.
Содержание истории фонда
История фондообразователя включает:
ü историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);
ü задачи и функции фондообразователя и их изменения;
ü масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;
ü место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;
ü изменения в названии и подчиненности фондообразователя;
ü структуру фондообразователя и ее изменения;
ü крайние даты деятельности фондообразователя.
Содержание истории фондообразования
История фонда включает:
ü дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;
ü изменения в составе и объеме фонда и их причины;
|
|
|
ü степень сохранности документов;
ü особенности формирования, описания, систематизации документов;
ü сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;
ü сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;
ü состав научно-справочного аппарата.
Характеристика документов фонда включает:
ü состав документов фонда, их виды, их крайние даты;
ü особенности документирования, присущие данному фондообразователю;
ü порядок использования документов;
ü характеристику научно-справочного аппарата.
Вопрос 29. Архивное описание
Документов и дел
Понятие архивного описания
1. Под описанием документов и дел понимается:
ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;
ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.
ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.
Основными принципами описания являются:
ü соответствие описания первичному архивному документу;
ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
|
|
|
ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются :
ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
ü название структурной части;
ü индекс дела по номенклатуре дел;
ü заголовок дела;
ü аннотация;
ü крайние даты документов;
ü количество листов в единице хранения;
ü архивный шифр.
К элементам описания относятся:
ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;
ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;
ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;
ü информация об условиях доступа и использования — условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;
ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 591; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!