Понятие, содержание запроса и виды ответов архива
Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.
Сроки исполнения ответа на запрос:
ü 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;
ü 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива;
ü 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.
Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива. Ответом архива являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Архивная справка — официальный документ, имеющий юридическую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.
Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.
Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.
Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки.
Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.
|
|
|
При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:
ü справки, выписки, копии - бесплатно;
ü тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть платными договорными услугами.
При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.
Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребителей, тематики возможной информации. Затем происходит выявление документов по данной тематике и составление информационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.
|
|
|
Вопрос 37. Работа читального зала архива
Понятие читального зала
Для работы исследователей с архивными документами в архиве
создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.
Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.
Порядок работы в читальном зале
При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.
Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними.
|
|
|
Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом.
Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи.
При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.
При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.
При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 228; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!