Verhandlungen und Besprechungen
Übung 1. Lesen Sie den Text. Formulieren Sie an Hand des Textes, was a) vor der Besprechung
b) während der Besprechung
C) nach der Besprechung besonders wichtig ist.
Besprechungen: Disziplin ist gefragt
Erfolgreich sind Besprechungen dann, wenn vorher klar ist, welche Ziele erreicht werden sollen, und hinterher jeder genau weiß, was er zu tun hat. Logisch, so denkt man, befolgt wird dieses Wissen aber nur selten. Das hat die Akademie für Führungskräfte in Bad Harzburg in einer Umfrage von 230 Managern herausgefunden. Besonders bei der Teamfähigkeit der Führungskräfte scheint es noch zu hapern: Wichtige und unwichtige Fragen nehmen in Besprechungen oft gleich viel Zeit in Anspruch, wenn nicht gar ganz vom Thema abgeschweift wird. Disziplin ist also angesagt. Wenn dann noch der Eindruck entsteht, „es reden immer die gleichen Besprechungsteilnehmer“, dann ist es Aufgabe der Gesprächsleitung hier einzugreifen.
Praktiker bestätigen, dass innerhalb der Personalkostenblocks die Besprechungen in vielen Unternehmen am kostenaufwendigsten sind, heißt es in der Studie. Dabei lässt sich die Effizienz hier verhältnismäßig leicht und rasch steigern. Die Einführung eines sinnvollen Zeitmanagements bei Besprechungen ist notwendig.
Aus der Erfahrung der Praktiker: Die sechs wichtigsten Erfolgsgaranten bzw. Erfolgskiller für eine effiziente Besprechung:
| Hitliste Erfolgs-Faktoren | Hitliste Probleme | ||
| 1 | Nach der Besprechung weiß jeder genau, was er zu tun hat. | 1 | Wichtige und unwichtige Fragen nehmen in Besprechungen gleich viel Zeit in Anspruch. |
| 2 | Von jeder Besprechung gibt es ein Ergebnisprotokoll. | 2 | Man kommt oft vom Thema ab. |
| 3 | Jeder Teilnehmer der Besprechung kann gut seine Ideen einbringen. | 3 | Es reden immer dieselben Besprechungsteilnehmer |
| 4 | Das Besprechungsklima ist immer gut. | 4 | Bei der Verteilung von Aufgaben trifft es immer dieselben Personen. |
| 5 | Nach jeder Besprechung geht man mit dem Gefühl heraus, „wieder ein Stück weiter gekommen zu sein“. | 5 | Wenn Probleme auftauchen, wird meist gleich nach Schuldigen gesucht und weniger nach Lösungen. |
| 6 | Uneinigkeiten löst man in sehr sachlichen und konstruktiven Diskussionen | 6 | Man geht oft mit einem unguten Gefühl aus der Besprechung. |
Übung 2. Lesen Sie den Text. Markieren Sie die für Sie wichtigsten Punkte. Begründen Sie Ihre Wahl.
|
|
|
Meeting-Checkliste: Faktoren für das Gelingen
Das Gelingen eines internen oder auch externen Meetings ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Für die Vorbereitung eines Meetings steht diese Checkliste zur Verfügung.
· Festlegung einer klaren, messbaren Zielsetzung. Handelt es sich um eine Informations-, Problemlösungs- oder Entscheidungskonferenz?
· Gute Organisation (Technik, Raum, Hilfsmittel) mittels Checkliste und Zeitplan (Anfang und Ende) sicherstellen.
· Inhaltliche Vorbereitung (Tagesordnungspunkte mit grober Zeit-einteilung pro Thema, Informationen, Unterlagen) aller Beteiligten veranlassen.
· Zeitrahmen setzen und einhalten. Die optimale Dauer liegt bei max. 90 besser nur 60 Minuten; bei vielen TOPs sonst eine Pause einlegen.
· Pünktlich beginnen: Wer einmal wartet, wartet immer. Sind alle Unterbrechungsmöglichkeiten und Störfaktoren ausgeschaltet?
· Selbst- und Zeitdisziplin aller Beteiligten. Sind ein Zeitführer ernannt und eine optimale Zeitdauer mit definiertem Ende für die Besprechung festgelegt worden?
· Visualisierungshilfen (Tafel, Overhead-Projektor, Leinwand, Arbeitsblätter) nutzen. Diskussionsbeiträge sollten für alle sichtbar aufgeschrieben werden.
· Konsequentes Konferenzmanagement: Begrenzen Sie Abschweifungen vom Thema und kontrollieren Sie, ob vereinbarte Zielsetzungen auch erreicht werden.
· Einigung und Entscheidung zur Ergebnissicherung mit Follow-Ups: Wer macht was bis wann?
· Handschriftlicher Aktivitätenplan und Ergebnisprotokoll. Beides kann sofort fotokopiert und am Ende allen Beteiligten mitgegeben werden.
Übung 3. Lesen Sie den Text. Bereiten Sie vor und halten Sie eine Drei-Minuten-Rede zu einem Thema, das Sie selbst wählen.
Die Drei-Minuten-Rede
Wer nicht klar und deutlich vermittelt, was er will und welche Ideen er hat, bleibt auf der Strecke. Wer beim Ansprechpartner wegen Zeitmangel kein Gehör findet, auch. Helfen kann die Drei-Minuten-Rede, gegliedert durch ein klares Konzept:
|
|
|
- Situation schildern: „So sieht die Sache aus.“
- These als persönliche Meinung formulieren: „So sehe ich die Sache.“
- These begründen: „Aus diesen Gründen sehe ich das so.“ Zur Unterstützung dienen handfeste und glaubhafte Argumente mit Beweischarakter, Vergleiche („Das ist wie …“), Beispiele („Das habe ich erlebt.“) und Zitate (… hat gesagt: …“).
- Schluss-Satz als Aufforderung zum Handeln („Tun Sie nun dies oder das“) oder als ein persönliches Bekenntnis („Aus diesen Gründen bin ich vollkommen überzeugt, dass …“).
Oft bleibt zu wenig Zeit, um sich umfassend vorzubereiten. Doch mit den richtigen Fragen an sich selbst ist das in wenigen Minuten zu schaffen:
- Was ist meine Hauptbotschaft?
- Wie formuliere ich den Schluss-Satz?
- Was sind meine wichtigsten Argumente?
- Welche Beispiele kann ich bringen?
- Was für Gefühle habe ich bei der ganzen Sache?
Denken Sie trotz wenig Zeit an Ihre Körperhaltung. Weichen Körpersignale von der Aussage ab, wird der Inhalt schnell in Zweifel gezogen.
Übung 4. Lesen Sie den Text. Beantworten Sie die Fragen.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 267; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!