Внешний облик делового человека.
Фраза о том, что встречают по одежке, давно стала банальной и неинтересной. Тем не менее, внешний вид человека всегда был и будет его визитной карточкой. Впрочем, также актуальной остается и проблема тех, кто не знает что такое деловой вид одежды. Строгий костюм не всегда приходится к месту на встречах «без галстуков», а летние сорочки будут по вкусу окружающим не на каждом деловом совещании. Какой же он, вид делового человека? Ответ на этот вопрос поможет решить множество проблем.
Прежде всего, деловых людей, с которыми хотят взаимодействовать окружающие, отличают от остальных такие черты характера как аккуратность, организованность, целеустремленность и умение ценить свое и чужое время. Причем проявление внутреннего стержня, всегда отражается в одежде. Опрятность и аккуратность – именно такой внешний вид делового человека является залогом хорошего впечатления. В то же время неопрятная, мятая, а то и вовсе грязная одежда сразу ассоциируется с забывчивостью, лишней суетой и ненадежностью. Чтобы не стать объектом из второй категории, стоит запомнить, какие виды делового стиля существуют на сегодняшний день.
Вне зависимости от половой принадлежности нюансы, которые касаются деловой одежды, едины для всех. Каждая компания или фирма диктует свои правила дресс-кода в рабочее время. Однако в природе существует всего два типа:
Консервативный дресс-код. Этот стиль характеризуется единством правил для всех сотрудников компании и не приемлет исключений. Костюмы, блузки, носки и даже пуговицы должны строго соответствовать допустимым цветам. Этот стиль обязателен для тех, кто проводит переговоры вне офиса, а расцветка в большинстве случаев является корпоративной.
|
|
|
Контактный дресс-код. Такой стиль больше подходит для встреч с коллегами в нерабочее время. Например, на торжественных вечерах и прочих не формальных мероприятиях. Главный принцип – соблюдение рамок приличия и элегантности. Строгие костюмы и рубашки можно заменить на свободные брюки с блузками без пиджака. Женщинам можно сделать более яркий макияж и добавить к своему образу различные аксессуары.
В деловой среде стоит придерживаться правил консервативного дресс-кода. Для представителей разных полов требования естественно будут разными.
Внешний вид успешного человека – это не дань моде. Это более твёрдая традиция, чем меняющиеся каждый год модные тенденции. Не стоит бежать за модой. Гораздо важнее просто выглядеть хорошо, чем модно и глупо.
Подготовительные мероприятия к деловой беседе.
Подготовка беседе включает:
- планирование хода подготовки и проведения беседы
|
|
|
- сбор материала и его обработка
- анализ собранного материала и его редактирование
В ходе планирование необходимо выбрать место проведения беседы.
Для встречи с лицами, не работающими в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего и специальная комната для переговоров.
Для встречи с сотрудником можно провести беседу и на рабочем месте.
Допустимо проведение деловых бесед в кафе, ресторане и даже дома.
Для беседы необходимо выбрать наиболее подходящий момент.
Когда беседа уже назначена, необходимо составить план проведения, сформулировать цели беседы и тактику ее видения.
Для реализации цели и задачи необходимо провести сбор материалов, возможных источников информации, дополнить собранный материал собственными заключениями, тщательно систематизировать подготовленный материал.
Анализ собранных материалов позволит установить взаимосвязь между различными вариантами решений, сделать определенные выводы, подобрать необходимые аргументы.
Полезно перед беседы составить портрет партнера(узнать его сильные и слабые стороны) Непосредственно перед беседой желательно узнать в каком настроении находится партнер, с какими проблемами сталкивается последнее время.
|
|
|
Завершается подготовка к беседе редактирование материалов, их окончательный доработкой
17. НАЧАЛО дел БЕСЕДЫ
Задачи данного этапа:
- установление контакта с собеседником
- установление рабочей атмосферы
- привлечение внимания к разговору
Любая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10-15% времени. Все это необходимо для создания благоприятной атмосферы для проведения беседы. Важны в данном случае первые фразы, которые должны воздействовать на собеседника, т.е. понять нужно это ему или нет.
Важно в начале разговора точно назвать имя собеседника и обращаться к нему по имени отчеству или по имени. Имя человека имеет огромное значение.
Также необходимо указать сразу цель разговора и вопросы, которые будут рассмотрены:
Существуют приемы начала беседы:
- прием снятия напряженности. Комплименты собеседнику, шутка.
- прием «зацепки» - в процессе изложения проблемы найти зацепку и начать разговор. Это может быть также случай из жизни, наблюдение и т.п.
- прием прямого подхода – сообщается причина разговора, переход к частным вопросам и таким образом развертывать беседу.
Дейл Карнеги в своей книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» пишет и важности искренней улыбки при общении с людьми.
|
|
|
18
| ИНФОРМИРОВАНИЕ ПРИСУТСТВУЮЩИХ (передача сведений). Излагаемая информация должна быть четкой, ясной, последовательной, ссылаться на источники информации или наглядной. Важно помнить о краткости изложения. Не отвлекаться от главной цели беседы. При проведении деловой беседы необходимо держаться естественно, постараться заинтересовать слушателя, понимать смысл получаемой информации не только в прямом, но и в переносном смысле. Если возникает необходимость, нужно задавать уточняющие вопросы. Не навязчиво отстаивать свое мнение. В процессе беседы у участников формируются собственные мнения. Для изменения мнения собеседника или частичного изменения его мнения, смягчения противоречий существует аргументирование (доказательная аргументация – когда необходимо что-то обосновать и контраргументация – оспорить или опровергнуть доводы собеседника. Рассмотрим некоторые логические методы аргументирования: - Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами и сведениями, которые лежат в основе вашего доказательства. Желательно использовать цифровые данные как одно из лучших средств убеждения. - метод извлечения выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводов. - метод «да- но» - в данном случае вы соглашаетесь с партнером, но потом даете противоположную характеристику, показываете плюсы и минусы. И т.д. В деловых разговорах нередко встречаются разного рода уловки (спекулятивные методы игнорирования): - техника изоляции. Выдергивание отдельных фраз из выступления и их пересказывание с противоположным смыслом. - техника изменения направления – партнер переходит к другому вопросу, который не имеет отношения к делу - техника ввода в заблуждение – партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается все перемешать. Необходимо рассмотреть данную информацию очень тщательно поэтапно и т.д. Рассмотрим теперь тактику аргументирования (применение конкретных приемов): Сама фаза (процесс) аргументации имеет три ступени: ступень главных аргументов (которые приподносятся в процессе аргументации), ступень вспомогательных аргументов (подкрепляют главные аргументы), ступень фактов (доказательства для вспомогательных и главных аргументов). Выбор способа аргументирования. (Числовые значения, гуманитарий партнер или математик) Устранение противоречий - избегать конфликтов, которые не приведут ни к чему хорошему (щекотливые вопросы можно рассмотреть до обсуждения, сделать небольшой перерыв) Двусторонняя аргументация – рассматриваются преимущества и недостатки предлагаемого решения. Предполагает, что партнер может быть уже информирован о недостатках подобного рода решения. |
·Завершающий этап. Подведение итогов обсуждения. Уточнение точек зрения собеседников, выявление вариантов построения взаимоприемлемой позиции.
Завершающая часть беседы можно начать, например, с таких фраз: «давайте подведем итоги…», «мы подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы…»
Конец беседы обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи юристам, менеджерам, релейтерам рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительные.
Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных предложений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них – более мягкие или более жесткие по форме – произнести.
Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:
·Достижение основной или альтернативной цели;
·Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания;
·Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
·Поддержание (в случае необходимости) дальнейших контактов с собеседниками и их коллегами;
·Составление развернутого резюме беседы, понятного для ее участников, с четко выделенными основными выводами.
20. ДЕЛОВОе СОВЕЩАНИе
Совещание – коллективное обсуждение тех или иных вопросов.
Существуют различные виды деловых совещаний:
- диктаторские (начальник говорит, остальные слушают)
- автократические (руководитель задает вопросы каждому участнику и они отвечают)
- сегрегативные (доклад руководителя и некоторых подчиненных)
- дискуссионные (свободный обмен мнениями)
·свободные (совещания без председателя и четкой повестки дня)
поводы:
1) необходимость принятия коллективного решения;
2)если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников;
3) если решение вопроса затрагивает интересы нескольких структурных подразделений.
подготовка к проведению делового совещания включает:
принятие решения о его проведения, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач, определение его общей продолжительности, назначение даты и времени начала, определение состава участников, подготовка примерного регламент работы; подготовка доклада, проекта решения; предварительная подготовка участников и помещения ,при необходимости продумать размещение питание проезд участников к месту совещания.
21. Один из участников совещания ведет протокол. Ведущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о цели заседания, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола.
Вопросы формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат. Также выбирается стиль ведения совещания.
Авторитарный стиль возможен, если необходимо быстро принять решение, но нежелателен. Совещание – коллективное обсуждение вопросов.
Выступающие высказывают свои точки зрения, приводят факты. Ведущий, который имеет свою точку зрению по данному вопросу, может изменить взгляд на ситуацию, если его коллега не прав, то он приводит недостающие факты.
Все вопросы, которые обсуждаются на совещании делятся на :
-открытые и –закрытые.
Закрытые вопросы (да или нет) желательно использовать не слишком часто.
Основной порядок выслушивания:
1Открытые вопросы (для получения общей картины обсуждаемой проблемы).
2. Поощрение, т.е. повторение ключевых слов.
3. обратная связь (пересказ, чтобы выступающий удостоверился, что его правильно поняли)
4. отражение (дающее собеседнику понять, что его заметили и услышали)
5. Резюме
22. Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущей должен уметь правильно организовать дискуссию. Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их. Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы).
| В ходе дискуссии необходимо соблюдать общие правила: четко разграничить по каким вопросам можно дискутировать, а от обсуждения каких лучше отказаться; стараться так возражать, чтобы не вызвать раздражение у оппонента; не допускать превращать дискуссию в выяснение личных отношений; не вводить оппонента в замешательство в присутствии других; проигрыватель побеждать достойно: при поражении не сердиться и не теряться , при победе оставаться спокойным и скромных ;во всех случаях поблагодарить участников делового разговора, высказанную критику, принятое предложение. |
Можно критиковать собеседника во время дискуссии:
- без раздражения и злости, чтобы не уязвить человека как личность
- критиковать лучше наедине, совершенно недопустимо за спиной
- нельзя вынуждать оппонента признавать ошибки
- не извиняться за критику
Выслушивать критику следует также правильно:
- выслушивать ее надо спокойно
- демонстрировать свое внимание к критикующему и не показывать злости
- не пытаться сменить тему разговора
- необходимо дать понять, что критика воспринята
23. Каждое деловое совещание завершается принятием того или тех или иных решений.
Этапы принятия решений:
·Создание благоприятной атмосферы для проведения совещания
·Определение проблемы
·Определение целей делового совещания (что мы хотим добиться)
·Выработка альтернатив
·Выработка совместного решения
После принятия решении участникам совещания раздают поручения или ставят определенные задачи.
ЗАВЕРШЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ
В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Хотя данный момент приятен далеко не всем присутствующим, так как к концу заседания все чувствуют усталость, необходимо все же ведущему обобщить все положения, назвать принятые решения.
Завершать заседание рекомендуется в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение).
Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол. После заседания каждый участник получает протокол с результатами совещания, где отражены и данные ему поручения.
Протокол:
- наименование учреждения,-название документа (протокол),- дата заседания, - место заседания
- председатель, - секретарь
-список присутствующих ,- повестка дня
- текст (слушали-приняли)
- результаты голосования (необходим кворум),- необходимые подписи
24. Основное современное назначение визитной карточки -представление официальных лиц, партнеров по бизнесу в процессе деловых переговоров и т. д.
ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА - карточка с обозначением имени и фамилии, звания и местожительства ее владельца.
Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид. Цвет бумаги, шрифт и формат карточки не регламентируются. Классический вариант - визитная карточка на картоне белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом.
В России приняты визитные карточки с двусторонним текстом: на русском - с одной и, чаще всего, на английском - с другой.
Располагать текст на визитной карточке следует вдоль длинной стороны. Наверху по центру - название организации, в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру - имя, отчество, фамилия, еще ниже - должность, а в правом нижнем углу - телефон, факс, пейджер, адрес электронной почты. Не рекомендуется на визитных карточках указывать свой домашний адрес и телефон.Заказывать визитные карточки рекомендуется по 200-300 шт.
Представительская карточка
На этой карточке указывают полное название фирмы, фамилию, имя, отчество, должность, но не проставляют координаты - ни адрес, ни телефон. Если вручается такая карточка, значит ее владелец не настроен на продолжение контакта, он просто представляет себя.
Личная визитная карточка
Имя, отчество и фамилия печатаются прописным шрифтом, наименование должности - строчными буквами.
На такой карточке можно указать адрес фирмы, телефон, факс, номер пейджера. Этот вид карточки используется, как правило, при знакомстве. В ряде случаев на таких визитных карточках можно указать домашний телефон, адрес. Людям творческих профессий, у которых нет присутственного офиса, нужно указывать на визитной карточке свой домашний телефон.
Деловая визитная карточка
На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены название фирмы или организации, имя, отчество, фамилия и должность владельца, полный почтовый адрес и другие сведения. На ней уместно использовать эмблему фирмы или организации.
Карточка фирмы, организации, отдела
Используется для поздравления от имени фирмы. Например, когда от имени фирмы посылается подарок или цветы, то в них вкладывается такая карточка.
Неслужебные карточки
Деловым людям весьма полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть неправильно воспринято. На таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.
Объединенная визитная карточка
Иногда употребляются супружеские карточки, которые содержат имена супругов (первым пишет имя жены), отчества, фамилию, а также домашний адрес и телефон.
Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским целям, в отличие от персональных визитных карточек. Такие карточки прикладывают к подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.
Правила использования визитных карточек
Визитные карточки используются для поздравлений, выражения благодарности, прощания при отъезде из страны, а также при знакомстве, приглашении на прием, перемене адреса и т. п.
Визитные карточки, посылаемые почтой или с курьером, вкладываются в специальный конверт, на котором указываются имя, фамилия и должность адресата. В один конверт на имя одного лица может быть вложено несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким лицам, то в левом верхнем углу каждой визитной карточки указывается фамилия лица, которому она адресована.
Если визитная карточка завозится ее владельцем лично, то это рассматривается как знак особого уважения к лицу, которому она предназначена. При этом фамилия лица, которому оставляется визитная карточка, не пишется.Визитные картонки никогда не подписываются, дата на них не проставляется.
25.Этические принципы и нормы в деловых отношениях
Различают этику общечеловеческую (ее еще называют универсальной) и профессиональную этику.
Профессиональная этика вырабатывает нормы, стандарты, требования, характерные для определенных видов деятельности.
принципы, нормы, требования, составляющие основу этики деловых отношений.
Общепринятым является центральное положение так называемого золотого стандарта: "В рамках служебного положения никогда не допускать по отношению к своим подчиненным, к руководству, к коллегам своего служебного уровня, к клиентам и т.п. таких поступков, каких бы не желал видеть по отношению к себе".
Второй принцип: необходима справедливость при наделении сотрудников необходимыми для их служебной деятельности ресурсами (денежными, сырьевыми, материальными и пр.).
Третий принцип требует обязательного исправления этического нарушения независимо оттого, когда и кем оно было допущено.
Согласно четвертому принципу, называемому принципом максимума прогресса, служебное поведение и действия сотрудника, признаются этичными, если они способствуют развитию организации (или ее подразделений) с моральной точки зрения.
Логическим продолжением четвертого принципа является пятый - принцип минимума прогресса, в соответствии с которым действия сотрудника или организации в целом этичны, если они хотя бы не нарушают этических норм.
Сущность шестого принципа в следующем: этичным является терпимое отношение сотрудников организации к моральным устоям, традициям и пр., имеющим место в других организациях, регионах,странах.
Седьмой принцип рекомендует разумное сочетание индивидуального релятивизма и этического релятивизма с требованиями общечеловеческой этики.
Согласно восьмому принципу индивидуальное и коллективное начало равно признаваемы за основу при разработке и принятии решений в деловых отношениях.
Девятый принцип напоминает, что не следует бояться иметь собственное мнение при решении любых служебных вопросов. Однако нонконформизм как черта личности должен проявляться в разумных пределах.
Десятый принцип - никакого насилия, т.е. "нажима" на подчиненных, выражающегося в различных формах, например, в приказной, командной манере ведения служебного разговора.
Одиннадцатый принцип - постоянство воздействия, выражающееся в том, что этические стандарты могут быть внедрены в жизнь организации не единовременным приказом, а лишь с помощью непрекращающихся усилий со стороны и менеджера, и рядовых сотрудников.
Двенадцатый принцип - при воздействии (на коллектив, на отдельного сотрудника, на потребителя и пр.) учитывать силу возможного противодействия. Дело в том, что, признавая ценность и необходимость этических норм в теории, многие сотрудники, сталкиваясь с ними в практической повседневной работе, по той или иной причине начинают им противодействовать.
Тринадцатый принцип состоит в целесообразности авансирования доверием - к чувству ответственности сотрудника, к его компетенции, к чувству долга и т.п.
Четырнадцатый принцип настоятельно рекомендует стремиться к бесконфликтности. Хотя конфликт в деловой сфере имеет не только дисфункциональные, но и функциональные последствия, тем не менее конфликт - благоприятная почва для этических нарушений.
Пятнадцатый принцип - свобода, не ограничивающая свободы других; обычно этот принцип, хотя и в неявной форме, обусловлен должностными инструкциями.
Шестнадцатый принцип можно назвать принципом способствования; сотрудник должен не только сам поступать этично, но и способствовать такому же поведению своих коллег.
Семнадцатый принцип гласит: не критикуй конкурента. Имеется в виду не только конкурирующая организация, но и "внутренний конкурент" - коллектив другого отдела, коллега, в котором можно "усмотреть" конкурента.
Принципы этики деловых отношений должны служить основанием для выработки каждым сотрудником любой фирмы собственной личной этической системы.
26.Приветствие, представление, титулирование
Согласно общим правилам вежливости, первым приветствует:
• мужчина - женщину;
• младший - старшего;
• проходящий - стоящего;
• опаздывающий - ожидающего;
• входящий - находящихся в помещении.
Вообще, стоит заметить, что нет строгих правил того, кому с кем следует здороваться первым; обычно в повседневной деловой практике первым здоровается тот, кто первым другого увидел -если нет уж слишком большой разницы и в должностном ранге, и в возрасте.
Приветствуя женщину или старшего по должности или возрасту, мужчина обычно встает - это предписывает светский этикет. Деловой этикет и тут вносит свои поправки: женщина в деловой обстановке также приветствует входящего сотрудника (сотрудницу) вставая, - если входящий значительно выше по должности.
При рукопожатии мужчина перчатку снимает, женщина - нет.
Первым руку протягивает:
• женщина - мужчине;
• старший по возрасту - младшему.
Рукопожатие не должно быть ни слишком сильным, ни слишком слабым. Нельзя трясти или встряхивать чужую руку, сжимать ее двумя своими руками, протягивать лишь пальцы руки.
Представить кого-либо - значит назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в которой он работает.
Для того чтобы иметь право кого-либо представить кому-либо, представляющий обязан быть знакомым с обеими сторонами. Представляют:
• мужчину - женщине;
• младшего по возрасту - старшему по возрасту;
• имеющего более низкий должностной статус - имеющему более высокий должностной статус;
• одного сотрудника - группе сотрудников.
Назвав имя представляемого, следует назвать и того, кому представляем.
о титулах и титулировании.
Титул отражает положение человека в общественной и служебной иерархии:
1. Титулы, связанные с занимаемой должностью, - господин министр, господин президент, господин директор, господин ректор. Титулирование по должности целесообразно до того момента, пока человек данную должность занимает, - в отличие от научных титулов.
2. Титулы, связанные с научными званиями. Научные звания (доцент, профессор) присваиваются на основании соответствующих документов (аттестатов) пожизненно, поэтому таким титулом можно пользоваться по отношению к данному человеку постоянно.
3. Куртуазные титулы, которые применяются по отношению к членам королевских семей (король, принцесса), по отношению к лицам, осуществляющим управление страной или ее представляющим в других странах путем реализации функций дипломатической службы (премьер-министр, министр, посол).
Титулы помогают продемонстрировать уважение к тому, кого титулируют, и хорошие манеры того, кто титулирует. Однако избыточное титулирование говорит как раз о плохих ма
4. Анонимное титулирование - это применение титула без обозначения должностного, научного и проч. статуса.
В настоящее время принято использовать следующие анонимные титулы:
• в Германии - "Герр", "Фрау";
• в Великобритании и других англоязычных странах -"Мистер", "Миссис", "Мисс";
• во Франции и других франкоговорящих странах -"Месье", "Мадемуазель", "Мадам".
Можно только приветствовать возврат к традициям. Ведь анонимное титулирование используется и между совершенно незнакомыми друг с другом людьми - для выражения взаимного уважения, установления доброжелательных, дружеских контактов, даже если они мимолетны.
Дата добавления: 2018-05-31; просмотров: 894; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!