Тема 6 Систематизация и обеспечение сохранности документов
6.1. Экспертиза ценности документов
6.2. Составление номенклатуры дел. Установление сроков хранения дел
6.3. Система государственной архивной службы
Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.
Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.
Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.
Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.
Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.
Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.
|
|
|
Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.
Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей.
Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).
Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии— это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:
|
|
|
1) происхождения документов;
2) содержания документов;
3) внешних особенностей документов.
Составление номенклатуры дел. Установление сроков хранения дел
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации, называемую индивидуальной.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций.
|
|
|
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел - нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.
Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах.
|
|
|
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру (Приложение 11). Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет служба документации; ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службы ДОУ).
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 377; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!