Оригинальность и подлинность документа. Юридическая сила.
На приобретение документом юридической силы влияют:
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
|
|
|
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы - документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
|
|
|
Тема 3 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
3.1. Бланки организационно-распорядительных документов
3.2. Реквизиты организационно-распорядительных документов
Бланки организационно-распорядительных документов
Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.
На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.
|
|
|
При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.
Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.
Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
- бланк для письма
- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов
На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).
На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки бланковой надписи не должна превышать 70 мм. При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.
|
|
|
Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов.
И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2016 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.
При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).
При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - «центрованный»).
На общем бланке размещают (Приложение 1):
- Государственный герб РБ;
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- место составления или издания;
- ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».
При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты (Приложение 2):
- Государственный герб РБ;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- почтовый адрес отправителя;
- коммуникационные и коммерческие данные.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 623; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!