Научный руководитель Лебедева Н.А.,
преподаватель кафедры гуманитарных и социально-экономических дисциплин
ФКОУ ВО Пермский институт ФСИН России,
лейтенант внутренней службы
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УИС
Проблема перехода от бумажных носителей к электронным очень актуальна в современном обществе, в том числе и в уголовно-исполнительной системе.
Прежде чем разбирать проблемы, связанные с переходом на электронные документы, нужно выяснить сущность феномена электронного документа и электронного документооборота.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
§ создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
§ содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
§ быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Преимущества использования электронных документов:
§ компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК;
§ компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
§ ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов;
|
|
|
§ с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
§ хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
§ уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;
§ уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;
§ появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.
Есть еще такое понятие, как электронный документооборот.
Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов[31].
|
|
|
Электронный документооборот регулируется нормативными актами: государственными; межотраслевыми; отраслевыми; локальными (предприятия).
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
· на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
· обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
· обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
· правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
|
|
|
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования – 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
· защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
|
|
|
· возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
· возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
· возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе[32].
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
Итак, есть некие проблемы перехода на электронную систему. Неизвестно, что может произойти. Электронные носители могут сломаться. Также человек может забыть свои идентификационные данные для входа в определенный сервис с помощью которого можно было бы отправить электронный документ.
С одной стороны это положительное явление. Это значительно облегчает работу с бумажными носителями. Однако возникает огромное количество проблем, связанных с процессом перехода на электронный документооборот. Это и субъективные факторы (нежелание сотрудников переучиваться, применять современные технологии), это отсутствие организации (когда электронный документооборот не облегчает, а значительно усложняет деятельность сотрудников), параллельное существование электронного и бумажного документооборота. Однако, несмотря на вышеизложенное, электронный документооборот – это объективная тенденция, вытекающая из сущности развития современного информационного общества, и переход к нему неодолим, поэтому наша задача сделать этот переход более конструктивным.
Именных А. С.,
студент ПГГПУ
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 409; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!