Основные этапы технологического процесса контроля исполнения документов
В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:
1. постановка документов на контроль;
2. ведение контроля;
3. снятие документов с контроля;
4. анализ исполнительской дисциплины учреждения.
1. Этап постановки документов на контроль включает в себя:
· выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;
· запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;
· контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства;
· внесение в РКК резолюции или отметки о передача документа в подразделение, специалисту;
· помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Обратите внимание на то, что отметка о контроле исполнения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрена в правом верхнем углу документа.
Выявление контролируемых документов производится в документационной службе при их предварительном рассмотрении. Основным критерием отбора является содержание документа. При этом документационная служба руководствуется перечнем документов, требующих обязательного контроля. Часто состав отобранных контролируемых документов уточняется в процессе рассмотрения документов руководством учреждения или подразделения. Необходимость контроля за сроками получения ответов на инициативные отправляемые документы определяется при их подписании.
|
|
|
Начало цикла контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступивших, внутренних и отправляемых инициативных документов. Документы, поставленные на контроль при рассмотрении руководством, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК в процессе переноса в РКК резолюции. При контроле исполнения сложных документов (например, приказов, планов, заключений и т.д.), содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими структурными подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, в документационной службе заполняются дополнительные комплекты РКК на каждое задание (поручение). Комплекты РКК заполняются также в тех случаях, когда контролируется исполнение устного поручения руководства, при возвращении к документу, ранее считавшемуся исполненным, и в других аналогичных случаях.
Систематизированный массив дополнительных экземпляров РКК на контролируемые документы образует контрольную картотеку канцелярии и контрольные разделы картотек в структурных подразделениях. Справочные картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан имеют самостоятельный контрольный раздел.
|
|
|
Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека (раздел) формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений:
- для карточек на просроченные документы ;
- для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок.
РКК располагаются по ячейкам картотеки в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. При большом объеме контролируемых документов и значительном количестве структурных подразделений контрольная картотека канцелярии для удобства строится по подразделениям или группам корреспондентов, а внутри - по срокам исполнения документов. Часто в картотеке выделяются рубрики на поступившие, отправленные и внутренние документы.
В конце каждого месяца, но не позднее, чем за 2-3 дня до его окончания, в основной массив картотеки из дополнительного отделения переставляются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.
|
|
|
Специалистам, занятым исполнением документов, не рекомендуется формировать свои контрольные картотеки, так как сопровождающие этот процесс технические операции отнимают значительное дополнительное время. Планирование работы и самоконтроль более правильно организовывать на основе рациональной систематизации документов в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого может эффективно использоваться подвесное хранение документов в рабочем столе специалиста.
В целях снижения трудоемкости контрольной работы в структурных подразделениях в некрупных учреждениях, контроль за исполнением внутренних документов и получением ответа на инициативные отправленные документы следует осуществлять не с помощью РКК, а путем размещения копий документов в специальной папке-регистраторе по срокам исполнения и предполагаемым датам получения ответов.
2. Этап ведения контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. К этим операциям относятся:
|
|
|
· внесение в РКК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста другому;
· устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» РКК;
· составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде);
· регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;
· внесение в РКК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава работающих над документом специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в картотеке;
· выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей и специалистов.
Указанные операции выполняются одновременно канцелярией учреждения и секретарями структурных подразделений. Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение.
Проверки хода исполнения документов могут производиться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна проводиться в следующие сроки:
· задания последующих лет - не реже одного раза в год;
· задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
· задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
3. Этап снятия документа с контролясостоит из следующих операций:
· принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения документационной службе;
· внесение отметки об исполнении документа в РКК;
· информирование канцелярии учреждения об исполнении документа, находившегося на централизованном контроле;
· перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;
· подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после:
· фактического выполнения всех заданий, запросов, поручений и решений, содержащихся в документе;
· исполнения резолюции руководителя;
· сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесенного изменения в плановые и иные документы);
· получения ответа на исходящий документ.
Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия с контроля или переноса сроков исполнения.
Операции по снятию документа с контроля начинаются в структурном подразделении. Результаты исполнения отмечаются на самом исполненном документе - в левом нижнем углу проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение, например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо.
Отметка об исполнении документа переносится секретарем из контролируемого документа в соответствующую зону РКК. В карточку также вносятся: дата исполнения документа, номер дела по номенклатуре, в которое подшит этот документ. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания подготовленного отправляемого ответного или внутреннего документа.
Снимать документ с контроля без правильно оформленной отметки об исполнении не допускается. При централизованном контроле исполнения документов в учреждении секретарь направляет оформленную карточку или по телефону сообщает о факте исполнения в канцелярию для снятия документа с контроля.
Освобождающийся после снятия документа с контроля экземпляр РКК должен использоваться для формирования вспомогательного справочного раздела, облегчающего многоаспектный поиск информации об исполненных документах.
4. Этап анализа исполнительской дисциплиныделится на операции:
· составление итоговых перечней, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;
· передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения;
· выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1941; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!