Характеристика современных регистрационных форм
В настоящее время существуют 3 формы регистрации документов: журнальная; карточная, автоматизированная (компьютерная).
Журнальная форма- одна из первых форм регистрации документов, была введена Генеральным регламентом Петра 1 в 1720 году. Главное ее преимущество - простота использования. Сегодня эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (менее 500-600 документов в год).
Журнальная форма регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.
Журнальная система регистрации используется в работе с конфиденциальными и кадровыми документами. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Одновременно ведутся несколько журналов регистрации:
· входящей корреспонденции;
· исходящей корреспонденции;
· входящих распорядительных документов от руководства;
· входящих телеграмм;
· исходящей переписки с руководством и т.д.
Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами службы ДОУ. Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологическом порядке.
|
|
|
Образец формы журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления | Регистрацион-ный номер (индекс) | Корреспондент (автор документа) | Дата и номер документа | Краткое содержание документа | Резолюция | Исполнитель | Срок исполнения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Образец формы журнала регистрации исходящих документов
| Дата документа | Регистрацион-ный номер документа | Адресат | Краткое содержание документа | Исполнитель | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Образец формы журнала регистрации внутренних документов
| Дата и индекс документа | Кто подписал | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Обложка журналов изготавливается на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:
| _______________________________________________________ (наименование организации) НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЖУРНАЛ регистрации_______________________________________ Начат ___ ___________ 20__ г. Окончен ___ ____________ 20__ г. |
|
|
|
С момента заведения журнала регистрации (учета) документов на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (на лицевой или оборотной стороне) или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Например:
Лицо, ответственное за ведение журнала
_________________ _________________
Должность И.О. Фамилия
|
|
|
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
· Все листы журнала нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго, по порядку.
· Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона) и склеивают середины концов нитки. На узел шнуровки листов на последней странице журнала делается наклейка. Для этого используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати
· Поверх наклейки ставят оттиск печати (сургучной, мастичной) отдела или организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата.
· На последней странице делается заверительная надпись, которую проставляет делопроизводитель (секретарь, начальник подразделения, заместитель руководителя организации по управлению или сам руководитель организации) по следующему образцу:
В данном журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью _________________ листов
|
|
|
Начальник отдела _____________________________
________________ _____________________
подпись расшифровка подписи
_____ ___________ 20 __ г.
Все записи в журнале делаются чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в неё вносится запись:
Исправлено в графе 6
_______________ ______________________________
подпись расшифровка подписи
00.00.20__
Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка (запись № ______ в графе № ________ недействительна) и указываются новые сведения.
Журналы регистрации (учета) являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц с журналом регистрации (учета) должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведения. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Однако журнальная форма регистрациидокументов в учреждениях со значительным документооборотом не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков:
· запись ведется в последовательности поступления, поэтому ее может вести один человек;
· регистрация документа дублируется в структурных подразделениях, куда документ передается для исполнения;
· усложняется справочная работа, в частности возникают затруднения при наведении поисковых справок, поскольку недостаточно поисковых признаков (основной - дата поступления или отправки);
· усложняется сроковый контроль за исполнением документа, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале, что, во-первых, крайне неудобно, а во-вторых, замедляет документооборот;
От этой формы регистрации целесообразно отказаться даже в некрупных учреждениях и организациях с небольшим документооборотом (школах, правлениях кооперативов и т.д.), имеющих правильно составленные номенклатуры дел.
Поступивший документ в этом случае после экспедиционной обработки подшивается в соответствующее дело и вместе с делом передается на рассмотрение и исполнение. В регистрационном штампе проставляется его порядковый номер в данном деле. При необходимости может вестись внутренняя опись дела, в которой указываются наименования документов, их исходящие номера и даты, номера листов дела. Справочная и контрольная работа осуществляется непосредственно по делам. Такой способ учета документов дает возможность значительно сократить трудоемкость делопроизводственных операций и уделить большее внимание работе с самими документами.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях.
Карточная форма регистрации- наиболее удобная форма записи сведений о документах, так как она лишена недостатков, присущих журнальной форме регистрации. Преимущества карточной системы по сравнению с журнальной заключаются в следующем:
· для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;
· она дает возможность использовать принцип однократности регистрации документов, так как одновременно можно создать количество карточек, равное количеству исполнителей;
· в качестве форм контроля могут использоваться копии регистрационных карточек;
· систематизировать карточки можно в любой, наиболее удобной, последовательности, тем самым создавая из них справочно-информационные массивы по разным признакам - по автору, содержанию, срокам исполнения и т.д.;
· на карточках регистрировать документы могут одновременно несколько человек.
Для регистрации всех видов и разновидностей документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка (РКК). Обязательный типовой состав фиксируемых сведений о документе (реквизитов):
· автор (корреспондент);
· наименование документа;
· дата документа;
· индекс документа;
· дата поступления документа;
· индекс (номер) поступившего документа;
· заголовок к тексту документа или его краткое содержание;
· резолюция;
· срок исполнения;
· отметка об исполнении,
· отметка о контроле.
Состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими данными, как:
· количество листов,
· расписка специалиста в получении документа,
· отметки о ходе исполнения,
· ход исполнения,
· наличие приложений и др.
Расположение реквизитов на карточке, размеры зон для записи информации, порядок использования оборотной стороны карточки и состав дополнительных реквизитов определяются самим учреждением и регламентируются в инструкции по документационному обеспечению. Допустимо произвольное расположение граф.
Для различных регистрируемых групп и видов документов можно использовать карточки различных цветов (для входящих документов - карточки зеленого цвета, для исходящих - синего, для внутренних - желтого), цветные полосы по верхнему полю или по диагонали, различный шрифт. Так, приказы руководителя регистрируют на карточках с красной полосой, распоряжения заместителя - с синей полосой и т.д.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 2563; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!