Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения
Документов в делопроизводственной службе
Документационная служба учреждения и структурных подразделений обязана регулярно вести анализ состояния исполнения документов. Гласное демократическое обсуждение результатов анализа исполнительской дисциплины должно стать важным критерием при определении степени морального и материального поощрения всех работников аппарата управления и действенной преградой на пути бюрократизации управленческого процесса.
Периодичность учета и обобщения результатов контроля зависят от характера поручений, их влияния на деятельность организации и устанавливаются руководством организации. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно.
Чтобы представить результаты работы исполнителей наиболее наглядно, в месячных сводках, подаваемых руководству, целесообразно указывать:
· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
· количество (процент) документов, исполненных с опережением установленных сроков;
· количество (процент) неисполненных документов или исполненных позднее установленных сроков;
· задержки исполнения в рабочих днях;
· причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно выделяют:
· слишком высокую степень централизации полномочий;
· перегрузку исполнителей и руководителей разного уровня;
|
|
|
· недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
· недостаточные сроки для качественного исполнения;
· нерациональную систему документооборота;
· недостаток технических средств для оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
На практике руководитель часто полностью возлагает контроль за исполнением поручений на работника службы ДОУ. Это в корне неправильно. Контроль исполнения должен вестись на нескольких уровнях управления, различными должностными лицами, в соответствии с их должностными обязанностями. Контроль за исполнением поручений включает:
· формализованный контроль своевременного исполнения;
· контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
· контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
· контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
· контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
|
|
|
· анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Так, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.п. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста разумнее поручить сотрудникам, ответственным за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль за содержанием документа входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, сотрудников специального контрольного подразделения.
Информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Необходимость соблюдения этого требования не зависит от наличия контрольной службы и ее места в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та в свою очередь - в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и поручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.
|
|
|
Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Если контрольная служба определяет, что содержание, форма и процедура исполнения документа не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной ситуации с исполнителем вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.
По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут быть сообщены службе контроля в письменной или устной форме. Руководство организации должно помнить, что чрезмерный контроль также может привести к хаосу в организации. При установлении того или иного вида контроля следует задать себе вопросы: необходим ли данный вид контроля на данном этапе процесса управления; к чему он приведет; поможет ли он на данной стадии исполнения управленческого решения добиться желаемого результата? И, конечно же, необходимо вознаграждать сотрудников за своевременное и качественное исполнение управленческих решений.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 990; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!