Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
лицевая сторона
оборотная сторона
Количество заполняемых экземпляров РКК определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, в которые они будут помещены в канцелярии и структурном подразделении. Чаще изготавливают 3-5 экземпляров (две карточки - для справочной и контрольной картотек, третий экземпляр - исполнителю). Если справочные картотеки строят по различным признакам (по корреспондентам, по вопросам, по регионам), то, соответственно, увеличивается и количество карточек, чтобы их хватило для каждой централизованной картотеки, а при необходимости и для справочной картотеки структурного подразделения. В этом случае количество карточек в крупных организациях возрастает до пяти-шести.
Картотеки могут быть следующих видов: справочные, контрольные (сроковые) и контрольно-справочные. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум 4 - 6 картотечных ящиков для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
При ведении картотечной системы регистрации служба ДОУ обычно применяет дополнительные рабочие таблицы - «шахматки» для отметок об использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов
|
|
|
Поддержание справочно-информационной системы в актуальном, достоверном состоянии является важнейшей задачей сотрудников документационной службы. При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и с высокой степенью эффективности, без обращения непосредственно к документам и специалистам.
Таким образом, комплекс регистрационных операций осуществляется не только для фиксирования и учета поступления документа в учреждение, но и для формирования динамичной справочно-информационной системы по документам, обслуживающей управленческий процесс в учреждении.
Создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа, требующая хорошо организованной службы ДОУ. В крупных компаниях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации.
При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере. Ввод исходной учетной информации о документе в АСДОУ осуществляется с заполненной РКК или непосредственно с документа (автоматическое выполнение экземпляра РКК). непосредственно из документа.
|
|
|
В автоматизированную систему может вводиться как краткое содержание документа (заголовок, аннотация, реферат), так и полный его текст. Подобный прямой ввод информации наиболее экономичен, поскольку сводит к минимуму объем ручных операций по регистрации документов.
Регистрация в автоматизированной форме позволяет:
· регистрировать документы на различных рабочих местах;
· организовать децентрализованно регистрацию документов (в структурных подразделениях), объединив сведения в единую базу данных;
· организовать информационно-справочную работу;
· обеспечить компактное хранение больших массивов информации;
· вести многоаспектную справочную работу по документам организации;
· резко снизить трудоемкость регистрационных операций (в среднем на 50 %) и свести к минимуму количество ошибок;
· пользоваться информацией в безбумажном режиме всем категориям сотрудников;
· организовать контроль исполнения документов.
Выбор программного обеспечения при ведении компьютерной базы данных находится в компетенции руководителя организации. Регистрация в автоматизированной форме в небольших организациях осуществляется централизованно секретарем учреждения.
|
|
|
Для крупных организаций с разветвленной организационной структурой наиболее рациональна децентрализованная форма регистрации на компьютере. При этом каждое структурное подразделение ведет собственную регистрацию, результаты которой ежедневно должны переноситься на дискеты и включаться в центральную базу данных организации. Параллельно должна оформляться регистрационная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй отправляется в справочную картотеку, которая является, по сути, страховым справочным фондом.
Однако оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализованно в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих, отправляемых и внутренних документах.
|
|
|
Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения. При регистрации внутренних документов заполняются следующие данные:
· порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
· дата документа;
· краткое содержание;
· подразделение, подготовившее документ;
· исполнитель;
· срок исполнения;
· отметка об исполнении;
· номер дела, в которое подшит документ.
При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами:
· вид документа;
· географическое местонахождение автора документа;
· автор резолюции;
· количество листов в документе;
· количество листов в приложении;
· связанные документы.
Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Как определяется понятие «регистрация документов» в ГОСТ Р-2013?
2. Какова цель регистрации документов и какие задачи решаются с ее помощью?
3. В чем заключается основной принцип регистрации документов?
4. Назовите документы, не подлежащие регистрации в службе ДОУ.
5. Как регистрируются документы в пределах отдельных групп?
6. От чего зависит выбор места регистрации документов?
7. Что означает индексация документов?
8. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
9. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?
11. По каким признакам классифицируются справочные картотеки?
12. Какие классификаторы используются при построении информационно-поисковой системы?
Тест
65. Децентрализованная регистрация документов характерна...
1. для некрупных учреждений, аппаратов управления предприятий и организаций
2. для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры
3. для любой организации
66. Если все функции приема, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, а также учет и контроль исполнения производится в единых, общих для всей организации службах, то это форма ...
1. централизованная
2. смешанная
3. децентрализованная
67. При использовании журнальной формы регистрации входящих документов основными поисковыми признаками являются...
1. дата поступления и индекс документа
2. наименование организации - автора поступившего документа
3. наименование вида документа
68. РКК - это...
1. регистрационно-корреспондентская картотека
2. регистрационно-контрольная карточка
3. регистрационно-контрольная картотека
69. Многоаспектный поиск документов по нескольким признакам позволяет осуществить...
1. журнальная информационно-поисковая система
2. автоматизированная информационно-поисковая система
3. картотечная информационно-поисковая система
70. Правильным является утверждение...
1. регистрации подлежат все документы, поступившие в организацию
2. регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
3. регистрируются только те документы, которые передаются на рассмотрение руководителю
71. Регистрация документов должна быть...
1. многократной
2. двукратной
3. однократной
72. Внутренние документы должны регистрироваться...
1. в день создания
2. в день подписания или утверждения
3. в день обсуждения
73. К нерегестрируемым относятся следующие документы...
1. факсы, письма- запросы
2. письма-ответы
3. контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам
74. Проставление на документе порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа, - это...
1. индексация документов
2. регистрация документов
3. систематизация документов
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 3380; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!