Индексация документов в условиях традиционной обработки документов
Тема 9. Регистрация документов и организация
Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Цели и принципы регистрации документов
Регистрация документов – «присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму» (ГОСТ Р-2013) - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Основной целью регистрации документов является придание им юридической силы. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.
Регистрации документов позволяет:
· обеспечить оперативный поиск документа;
· получить количественные и качественные данные для подсчета объема документооборота и его анализа за определенный промежуток времени по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.;
· организовать работу с документами в делопроизводстве и архиве.
Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах, или принципах, которые устанавливаются в инструкциях по делопроизводству.
|
|
|
Принципы регистрации документов
1. Однократность, т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т.е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения).
2. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Обязательной регистрации подлежат:
· все внутренние документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.);
|
|
|
· все отправляемые документы.
Входящая документация регистрируется в том случае, если это:
· документы, поступающие из вышестоящих организаций;
· заявления и жалобы граждан;
· письма от других организаций, требующие решения или ответа;
· ценная и заказная корреспонденция;
· телефонограммы.
3. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.Единого перечня документов, не регистрируемых в службе ДОУ, в законодательстве не предусмотрено. Каждая организация разрабатывает перечень документов, не подлежащих регистрации. Этот перечень может являться приложением к инструкции по делопроизводству организации, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации). Иногда в такой перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других структурных подразделениях организации.
4. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
|
|
|
5. Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, - наиболее сложный вопрос организации регистрации. Чтобы распределить все документы организации по регистрируемым группам, надо придерживаться следующего правила: регистрируемая группа включает документы:
· имеющие единый вид,
· имеющие один срок хранения,
· относящиеся к одному документопотоку и
· имеющие одно место регистрации.
Приказы, распоряжения и решения - это разные виды распорядительных документов, которые относятся к одному потоку документов (поток внутренней документации) и регистрируются, как правило, в службе ДОУ. Так как это разные виды документов, они регистрируются отдельно друг от друга.
Приказы, поступающие от головной организации, в подчиненных всегда должны регистрироваться отдельной группой и не перемешиваться с внутренними распорядительными документами.
Внутренние распорядительные документы, в частности, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по кадрам также регистрируют отдельно друг от друга, поскольку они имеют разные сроки хранения: приказы по основной деятельности - это документы постоянного срока хранения, приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении) хранятся 75 лет, а приказы по кадрам (об отпусках, командировках, взысканиях и пр.) - 5 лет. В крупных организациях с большим численным составом работников приказов по личному составу и кадровых приказов будет намного больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно - об увольнении, отдельно - об отпуске и т. д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
|
|
|
Письма, поступающие в организацию и отправляемые из организации, имеют один вид документа - письмо - и, как правило, одно место регистрации. Но они относятся к разным потокам документов: входящие письма включаются в поток входящей документации, а исходящие - в поток исходящей. Соответственно, регистрация входящих и исходящих писем производится раздельно.
6. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.Практически все входящие документы должны регистрироваться в день их поступления в организацию. Однако есть такие виды документов, которые разрешается регистрировать в течение большего промежутка времени. К ним можно отнести обращения граждан, которые в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.
В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».
В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.
Создаваемые в организации документы необходимо регистрировать в день их подписания или утверждения.
7. Документы регистрируют в пределах календарного года.Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с № 1. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.
8. Процедура регистрации состоит из двух этапов: проставление отметки на документе и заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Отметка о регистрации может проставляться на документе двумя способами.
· с помощью реквизита «отметка о поступлении документа в организацию» в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа входящего документа с указанием регистрационного номера, даты поступления документа, наименования организации-получателя;
· с помощью двух реквизитов - «дата документа» и «регистрационный номер документа» - в заголовочной части исходящего или внутреннего документа.
Места регистрации документов
Выбор места регистрации и, соответственно, типа ее организации зависит от:
· принятой в организации системы делопроизводства;
· объема обрабатываемых документов;
· территориального размещения подразделений учреждения, фирмы;
· технической оснащенности службы ДОУ.
Возможны три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
Централизованная регистрация всех документов - входящих, исходящих, внутренних - осуществляется в едином для учреждения пункте - канцелярии, секретариате, общем отделе и т.д. В условиях традиционных (ручных) методов обработки документной информации такая форма применяется, как правило, в некрупных учреждениях, аппаратах управления предприятий и организаций. В министерствах, ведомствах, городских, областных и районных администрациях и других крупных учреждениях с большим объемом документооборота централизованная регистрация документов может быть организована только на основе применения ЭВМ или копировально-множительной техники выборочного копирования. При этом необходимо помнить, что письма граждан всегда регистрируются централизованно в канцелярии учреждения.
Предпочтительность централизованной регистрации документов обусловлена тем, что она резко сокращает трудоемкость обработки документов в документационной службе структурных подразделений и формирует в условиях функционирования АСДОУ единую справочно-информационную систему по документам, позволяющую управлять информационными ресурсами учреждения.
Децентрализованная регистрация документов характерна для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры и предполагает наличие множества пунктов регистрации. Децентрализованная регистрация производится по группам документов, например:
· документы, передаваемые руководству учреждения, регистрируются в канцелярии (в группе регистрации или в бюро правительственной переписки);
· приказы по основной деятельности - в службе ДОУ;
· приказы по кадрам - в отделе кадров;
· бухгалтерская документация - в бухгалтерии;
· предложения, заявления и жалобы граждан - в группе (бюро, отделе) писем.
В структурных подразделениях документы, поступившие из экспедиции, регистрируются секретарем. Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
Смешанная регистрация является самой распространенной. При этом важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Индексация документов в условиях традиционной обработки документов
Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.
В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Обязательный элемент индекса -порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.
Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает не только поиск, но и сохранность документов. В связи с этим необходимо соответствие выбранных учетных классификационных групп разделам справочной картотеки. Это позволит размещать карточки в картотеке по порядковым номерам. Порядковый номер необходим также для наблюдения за сохранностью записей на машинном носителе. Валовая нумерация всего потока поступающих документов применяться не должна.
Индексы (номера) необходимы как для традиционных, так и для автоматизированных способов учета, поиска и систематизации документов. В учреждении должна быть единообразная и стабильная система индексации, имеющая постоянное расположение составных частей индекса (номера) и использующая в качестве условных обозначений только арабские цифры.
В основе индексации документов лежит номенклатура дел учреждения. Простейший базовый индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Например: индекс 127/05-12, где 127 - порядковый номер документа в деле,05-12 - индекс дела по номенклатуре (05 - индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, или направления деятельности организации, а 12 - номер дела).
Для большей информативности, а значит, и облегчения поиска, дополнительно к порядковому номеру в индексе указывают другие необходимые классификационные обозначения:
· код места исполнения и хранения документа,
· корреспондента,
· принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду,
· вида документа,
· структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ (при децентрализованной регистрации) и т.д.
Например: индекс 127/29/05-12, где 127 - порядковый номер документа в классификационной группе корреспондента, 29 - классификационная группа корреспондентов, 05-12 - индекс дела по номенклатуре. Индексом документов, формируемых в дела по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Поступившим ответным документам новый индекс не присваивается. Факт их поступления фиксируется в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Однако в целях учета этим документам дается очередной порядковый номер в классификационной группе, который дописывается к индексу инициативного документа.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:
· расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
· система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
· индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса:
· при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.;
· при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.;
· при регистрации приказов по личному составу - л/с;
· при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П.
На документах, составленных совместно несколькими органами (должностными лицами), указывается единая дата (самая поздняя) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: 189/11-64.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 2380; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!