Тема 4. Автоматизация управления документированной
Информацией
(Лекция – 2 часа)
В 1990-е годы происходит существенное изменение ситуации в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Если в советское время государство в определенной степени регулировало эти процессы с помощью соответствующих органов (Госкомитета по науке и технике, Госстандарта, Минприбора, архивных органов и т.д.), создавая общегосударственные программы разработки и внедрения автоматизированных систем управления, подкрепленные внутриведомственными разработками, то в настоящее время сложились новые обстоятельства глобального характера, влияющие на процессы автоматизации работы с документами в управлении.
По сравнению с предыдущим десятилетием на рынке информационной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских товаров и оборудования офисов сложилась ситуация, когда рынок дает возможность приобретать любые современные информационные системы и технологии.
В связи с этим идет бурное насыщение государственных и других организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т.д.
Возник спрос на современные системы документационного обеспечения управления в органах государственного управления и, особенно, в коммерческих организациях. Рынок нацеливает менеджеров на эффективное управление, а реальная конкуренция заставляет обратить внимание на необходимость построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурента, использование информации для принятия решений. Следовательно, большее внимание уделяется вопросам управления документацией. Об этом же свидетельствует постоянный спрос на специалистов-документоведов.
|
|
|
Исследования показывают, что в настоящее время в стране возрастает число фирм, которые занимаются производством программных продуктов и разработкой автоматизированных систем для управления документацией (АСУД). От 30 до 40 компаний предлагают свои разработки потребителям. Известно, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.
Вместе с тем, на современном этапе техническое оснащение управленческих структур зачастую опережает методическое обеспечение использования новых технологий, что приводит к неэффективному и несистемному их использованию. Следует признать, что и научное обеспечение проблемы пока отстает от требований практики. В настоящее время практически вся имеющаяся литература, посвященная использованию новых информационных технологий, носит прикладной характер, отсутствуют переводы западных изданий на эту тему. В определенной степени задачу научной поддержки компьютеризации документационного обеспечения управления решают журнальная периодика, компьютерные издания, научные конференции. Однако объем научных исследований в этой области не обеспечивает потребности общества, они не объединены соответствующей программой и заказом государства.
|
|
|
В современной документоведческой литературе под информационной технологией понимается система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе технических средств. Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие: комплекса технических средств, системы управления данным комплексом и организационно-методического обеспечения, которое объединяет действия технических средств и персонала в единый технологический процесс.
Проблема классификации АСУД находится в начальной стадии решения и требует продолжения исследований в этом направлении. На основе анализа имеющейся информации, АСУД могут быть подразделены на три большие группы:
Системы высшего уровня (корпоративные). Они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя функции ввода документа в систему, создания документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД организации. Системы высшего уровня включают все типовые компьютерные технологии и способны управлять документами на различных платформах клиента и сервера. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, ведомствах, банках, корпорациях, администрациях крупных городов и т.п.).
|
|
|
Системы среднего класса. Эти системы предназначены для реализации нескольких / некоторых функций высокого уровня в области управления текстами документов, в первую очередь связанных с поиском и извлечением данных из информационных массивов. Такие системы предназначены для использования в качестве офисных систем организаций.
|
|
|
Системы низшего уровня. Они обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов (так называемые справочные системы). Эти системы, как правило, «коробочного» изготовления, рассчитанные на реализацию некоторых однотипных поисковых операций (например, в режиме текстового редактора).
Важное значение для потребителя имеет стоимость системы; тип и масштабы организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе необходимой системы, прежде всего, следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно выделить следующие категории потребителей:
1) крупные иерархические структуры (министерство, служба, агентство, корпорация, банк и т.п.);
2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 334; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!