Тема 2. Информационная инфраструктура организации
Nbsp; РГГУ М.В. Ларин Программа и методические материалы для студентов по курсу: «Информационное обеспечение управления» Специальность: «Документоведение и документационное обеспечение управления» Москва 2011
Программу и методические материалы разработал д.и.н., проф. М.В.Ларин
Тематический план
«Информационное обеспечение управления»
| № п/п | Тема занятий | Форма занятий | Кол-во часов |
| 1. | Введение в ИОУ. | Лекция | 2 |
| 2. | Информационная инфраструктура организации | Лекция | 6 |
| 3. 4. | Электронные документы. Эволюция информационного обеспечения управления | Лекция Лекция | 6 4 |
| 5 6. | Автоматизация управления документированной информацией. Классификаторы ТЭСИ | Лекция Лекция | 6 2 |
| 7 | Автоматизация управления документированной информацией. | Практич. занятие | 4 |
| 8 | Методология информационного менеджмента | Лекция | 4 |
| 9 | Методология информационного менеджмента | Практич. занятие | 4 |
| 3. | |||
| Всего: | 40 ч. |
Пояснительная записка
Курс «Информационное обеспечение управления» предназначен для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». В результате изучения курса студенты должны получить представление об ИОУ как о современной научной дисциплине, с помощью инструментария которой специалист-документовед получает навыки и умения организовать эффективную систему управления информационными ресурсами организаций.
|
|
|
В процессе обучения студенты на базе изучения законодательства и других нормативно-методических документов приобретают знания об информационной инфраструктуре организаций, о специфике работы с электронными документами в современных информационно-документационных системах, знакомятся с основами автоматизации информационно-документационных процессов и их рациональном построении на основе методологии информационного менеджмента. На практических занятиях студенты осваивают методику оценки и выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления, получают навыки работы с ней и разрабатывают проект построения информационной инфраструктуры организации.
Курс рассчитан на 40 часов аудиторных занятий, из них 20 часов лекций и 20 час. практических занятий.
Итоговый контроль знаний производится на экзамене.
Тема 1. Введение в ИОУ.
(Лекция – 2 ч.)
|
|
|
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.
|
|
|
Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (ч. 4, ст. 29).
В Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.
|
|
|
Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает Закон об архивном деле в Российской Федерации. Закон регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данный закон не содержит правовой регламентации вопросов делопроизводства.
Федеральные законы «О коммерческой тайне», «О государственной тайне», регулируют отношения, возникающие в связи с отнесением информации к государственной тайне и конфиденциальной информации, независимо от вида носителей такой информации.
Федеральным законодательством урегулировано применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Закон обеспечивает правовые условия использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Вопросы работы с электронными документами затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ.
Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации.
«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» устанавливает, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ. Она устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от «18» января 2007 г. № 19 регулируют вопросы приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания документов. Архивистами разработаны также «Основные правила работы архивов организаций».
Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права.
Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи.
В национальных стандартах закреплены требования к проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, терминологии в области делопроизводства и архивного дела, терминологии в области электронного обмена информацией.
Национальную систему стандартизации составляют, помимо национальных стандартов, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и другие применяемые в установленном порядке классификации.
Управлению документами посвящены международные стандарты: ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов».
Тема 2. Информационная инфраструктура организации
(лекция – 2 часа)
Законодательство Российской Федерации определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления.
В социальной реальности непрестанно происходят события, которые вызывают изменения состояния социальных объектов. Эти события порождают сообщения, которые могут быть отображены на любом носителе в любой знаковой системе.
Совокупность сообщений о реальных социальных событиях, фактах, не соотнесенную с возможностями их использования (целевым назначением), называются данными. Данные — это всякие сведения, сообщения, знания. Они могут храниться, перерабатываться, передаваться, но характер информации они приобретают лишь тогда, когда получают пригодную для управления содержание и форму и используются в управлении.
Если данные достигают определенного потребителя, и если он соотносит полученные данные с определенными возможностями их использования, то в этом случае данные несут определенные знания. Таким образом, знания — это коммуникация, связь объекта и наблюдателя (знание наблюдателем объекта). Если же при этом решаются определенные задачи управления, то сообщения, переданные на основе данных, непосредственно полезных для решения задач, будут рассматриваться как информация.
С понятием «информация» тесно связаны понятия «информационный процесс» и «информационная система».
Информационный процесс в сфере социальной жизни — сложное сочетание объекта, субъекта и информации. В кибернетике под информационным процессом понимается процесс и результат взаимодействия собственной информации кибернетической системы с получаемой извне свободной информацией. Если информация — это мера организации, целесообразно упорядоченная структура кибернетических систем и их воздействий, то информационный процесс — результат проявления функционального свойства в ходе деятельности кибернетической системы. Актуальная информация — часть информационного процесса в широком смысле, поскольку последний предполагает не только информационное состояние кибернетической системы, рассматриваемой в качестве отражающего объекта, но и всю цепь процессов, включая источник информации, а также каналы информационной связи.
Информационные системы характеризуются как интегрированные совокупности, искусственные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме. Эти системы предназначены для целенаправленной поддержки управленческих задач.
Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями организаций. Процесс управления обычно рассматривают как совокупность действий по планированию, организации, мотивации и контролю. Он включает следующие компоненты: некую сложную цель (не всегда осознанную) развития ситуации, данные о внешней обстановке, собственном положении, состоянии органа управления (включая структурно-институционный аспект), операцию сравнения желаемого состояния и фактического, выработку решения о действиях, реализацию решения и контроль за его выполнением. Обменным эквивалентом всех этих действий служит информация.
Характеризуя некоторые признаки классификации и их значение при изучении роли информации в управлении, отметим, что информация подразделяется на постоянную и переменную, первичную и производною, систематизированную и несистематизированную.
По форме отражения информацию можно подразделить на визуальную (в виде текстов, графиков, таблиц), аудиоинформацию, аудиовизуальную. По форме представления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию, а также текстовую и графическую (чертежи, диаграммы, схемы, графики и т.д.).
По направлению движения информация подразделяется на входную и выходную (входящую и исходящую). Входящая информация состоит из внешней, получаемой из других организаций, и внутренней, возникающей в процессе взаимодействия структурных частей организации. Исходящая информация также подразделяется на внешнюю, направляемую в виде документов другим организациям, и внутреннюю, предназначенную для регулирования работы сотрудников организации.
Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами. Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся системой. Другими важными свойствами информации являются структурированность, смысл и ценность.
Структурированность информации — это свойство, которое позволяет рецептивной системе выделять информацию из физических процессов или объектов, воспринимать некоторые явления внешнего мира как сигналы. В соответствии с этим свойством в любом сигнале выделяются его структурные, идентифицирующие и информативные параметры. Структурирование информации происходит параллельно с формированием модели внешнего мира.
Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.
Таким образом, мы видим, что информация выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Однако необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в управлении, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.
Говоря об управленческой деятельности и ее информационном обеспечении, мы выделяем документированную информацию. Документирование информации придает ей свойства, качества и характеристики, которые позволяют использовать ее в процессах управления. Ученые относят к ним: материализацию информации, фиксацию, идентификацию, доказательную (юридическую) силу, подлинность, доступ к информации, авторство, право собственности и др.
Задачей документирования информации является не только обеспечение функционирования на ее основе системы управления в организации. Это одновременно и накопление информационного ресурса, и сохранение его ценной части в виде документов во времени и пространстве.
Под информационной средой любой системы понимается совокупность источников информации, оказывающих воздействие на систему. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются «информационная технология» и «информационный персонал».
Исследования показывают, что для информационной инфраструктуры имеет значение взаимодействие организации с окружающей средой в постиндустриальном и информационном обществе. Функциональный анализ деятельности организаций, ее профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяют построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту, структуру информационных связей. Современные методы организационного проектирования позволяют изучить как динамические, так и статистические (структурные) характеристики процессов информационных взаимодействий и информационного обеспечения рабочих мест.
Информационное обеспечение рабочего места складывается из:
1) личного информационного массива работника;
2) информации, полученной от источников внутри рабочей группы (общей функциональной зоны);
3) информации, полученной из других структурных подразделений организации (других функциональных зон);
4) информации, полученной из других организаций;
5) информации, полученной по национальным информационным сетям;
6) информации, полученной из глобальных информационных сетей;
7) неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.
Таким образом, информационная инфраструктура организации
представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий механизм достижения целей организации.
Создание системы управления информационными ресурсами – важное стратегическое решение, требующее от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 781; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!