Лекция 3.Электронные документы
(Лекция –2 ч.)
Современные организации ведут широкий обмен информацией между собой, с органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Причем большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. Следует заметить, что в последние годы происходит увеличение объема документооборота, как на традиционных бумажных носителях, так и количества информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.
В настоящее время при определении понятия «электронный документ (далее ЭД)» следует ориентироваться на ту дефиницию, которая включена в Закон об электронно-цифровой подписи. В нем определяется, что под ЭД понимается документ, в котором информация представлена в электронно-цифровом виде. Из данного определения можно извлечь как минимум два очень важных с точки зрения теории и практики положения: а) ЭД – это, прежде всего документ; б) его информация представлена в электронно-цифровом виде. Главный вывод, который можно при этом сделать, заключается в том, что в случае с ЭД речь идет, прежде всего, об особенном носителе информации. Это материальный носитель информации со специфическими свойствами, которые дают возможность фиксировать, хранить, передавать и идентифицировать информацию. Но при этом человек не может прочитать эту информацию без помощи соответствующих технических устройств (компьютеров) и программных средств.
|
|
|
Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, мы создаем такие документы, передаем их во времени и в пространстве, храним или уничтожаем в электронно-цифровом виде.
Речь идет, конечно же, об оригиналах документов. Копии электронных документов могут быть изготовлены на любом другом типе носителя: на бумаге, фотопленке, на микрофишах и т.д., но это будут уже копии ЭД, со всеми вытекающими из этого организационными и правовыми последствиями.
Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы применяются в управлении не активно. Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в организациях. К числу таких негативных факторов относятся:
§ несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;
§ недостаточное развитие информационных технологий в области управления, неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
|
|
|
§ отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;
§ недостаточный уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.
Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Какова же сегодня нормативно-правовая база применения электронных документов? Во-первых, все нормативы по документационному обеспечению управления должны применяться и к ЭД. Во-вторых, имеется целый комплекс правовых документов организационного, инструктивного, методического характера, на который можно опираться при работе с электронными документами.
Правовое регулирование создания и использования электронных документов предполагает законодательное закрепление возможности использования электронных документов, обеспечение их юридической значимости (порядок их удостоверения — состав и способы нанесения реквизитов) и защиту от искажений в процессе электронного обмена. Также нормативной регламентации подлежат правила создания и использования подлинников, дубликатов и копий этих документов, требования к передаче, доступу, хранению и т. д.
|
|
|
Главный вопрос при этом – о подписании ЭД. Речь идет об использовании электронно-цифровой подписи. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде допускается статьей 5 ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.
В ст. 160 ГК РФ также говорится об “использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи”. Оно “допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон”.
Технология проставления (порядок создания и применения) ЭЦП урегулирована Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”. Однако реальный механизм реализации положений закона пока не создан, и это создает практические сложности применения ЭЦП.
|
|
|
Функционирование электронных документов регулируется не только федеральным законодательством, но и общеотраслевыми нормативно-техническими документами Госстандарта России. В комплексе государственных стандартов “Информационная технология” регламентированы многие вопросы создания автоматизированных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).
Общеотраслевые нормативные документы Росархиварегламентируют главным образом вопросы архивного хранения электронных документов.Так,Основные правила работы архивов организаций (М.: ВНИИДАД - Росархив, 2002), одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., устанавливают порядок работы архивов организаций с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета ЭД, акт миграций и перезаписей ЭД, журнал учета поступления и выбытия ЭД, журнал учета миграций и перезаписей ЭД.
Исследование практики работы с электронными документами показывает, что на пути их дальнейшего внедрения в делопроизводственную деятельность управленческих органов имеются и другие препятствия. Можно обозначить следующие проблемы:
отставание нормативно-методического обеспечения работы с электронными документами от информационно-технологического;
разнотипность технических средств, применяемых для работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти;
многообразие программных средств, применяемых для автоматизации ДОУ в органах управления;
неоправданное параллельное существование традиционных «бумажных» систем документирования и документооборота и систем электронного документооборота (дублирование электронного документа бумажным);
нестыковка автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения документов.
Для оптимизации работы с электронными документами необходим ряд организационных и нормотворческих мер:
выработка единых требований к характеристикам систем электронного документооборота (с учетом положений международных стандартов качества ISO 9000), обеспечение совместимости систем электронного документооборота, особенно в государственном управлении.
становление единых минимальных требований к техническому, аппаратному, телекоммуникационному уровню оснащения органов государственного управления;
регламентация работы с электронными документами, создание типовой инструкции по электронному делопроизводству;
унификация создания и оформления электронных документов;
регламентация хранения и уничтожения электронных документов, установление сроков хранения для новых видов документов, определение единых типов носителей информации и форматов для хранения в архиве (госархиве);
регламентация процессов передачи и обмена электронной документацией;
закрепление статуса электронного документа в делопроизводственной практике, определение соотношения электронных и бумажных документов и состава управленческих документов, подлежащих обращению и хранению исключительно на бумажных носителях;
разработка единого словаря терминов и определений основных понятий системы электронного документооборота.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 690; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!