Тема 5.Автоматизация управления документированной



Информацией

(практическое занятие)

Выбор автоматизированной системы

Выбор типа системы является лишь частью процесса определения той конкретной системы, которая необходима потребителю. Очевидно, что в одном классе или ряду может оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиям и характеристикам. Встает вопрос о методиках их оценки.

В целях оценки необходимо выделить определенные группы параметров.

Такими группами могут быть:

1) перечень функций по управлению документацией (функций ДОУ);

2) используемые стандартные технологии (платформы);

3) применяемые СУБД и программное обеспечение;

4) способы защиты системной информации (включая электронную цифровую подпись);

5) соответствие действующему законодательству, стандартам и инструкциям;

6) открытость и масштабируемость;

7) адаптивные возможности системы к требованиям пользователей;

8) наличие сертификата органов Госстандарта;

9) стоимость (включая технические средства);

10) эргономичность.

Каждый из выделенных параметров может быть отмечен соответствующей системой оценок как качественно, так и количественно.

Тема 6

Роль классификаторов технико-экономической и социальной информации и стандартов в информационном обеспечении управления

 

Цели и задачи унификации документов управления. Нормативная база унификации документов. Направления, принципы и методы унификации документов. Системная и межсистемная унификация. Цели и задачи создания унифицированных систем документации и форм документов. Классификация как универсальный метод изучения явлений объективной действительности и как основа построения систем хранения и обработки информации. Иерархический и фасетный методы классификации, их преимущества и недостатки.

Кодирование как процесс преобразования данных, направленный на их приспособление к каналу передачи данных или техническому устройству их переработки и хранения. Методы кодирования ТЭСИ, их преимущества и недостатки. Критерии выбора методов кодирования ТЭСИ.

Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран. Классификации информации, разработанные другими международными организациями.

Задачи и состав ЕСКК ТЭСИ. Важнейшие нормативно-методические документы по ЕСКК ТЭСИ.

Категории классификаторов ТЭСИ, их статус, особенности и место в ИОУ. Взаимодействие классификаторов ТЭСИ разных категорий при их использовании в ИОУ. Сопряжение классификаторов ТЭСИ между собой и с УСД. Виды структур построения классификаторов ТЭСИ. Функции классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Виды информации, по которым осуществляется разработка общероссийских классификаторов. Гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификациями информации       Нормативно-методические документы по внедрению классификаторов ТЭСИ. Органы, осуществляющие руководство и координацию работ по внедрению классификаторов ТЭСИ. Направления применения классификаторов ТЭСИ в ИОУ. Технология внедрения ОК ТЭСИ в действующие автоматизированные системы обработки данных.

Стандартизация и стандарты в информационном обеспечении управления и их значение для гармонизации российских и международных информационных систем. Роль международных и государственных стандартов для построения систем ИОУ.

 

Тема7. Методология информационного менеджмента

(Лекция-2 часа)

 

Отечественное документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов. Многофакторный и междисциплинарный характер ситуации позволяет сформулировать вывод, что ее центральным проблемным звеном является поиск системной методологии, которая бы позволила отыскать адекватные научные ориентиры в построении эффективно действующей системы управления документацией в организации. Такую методологию, по нашему убеждению, формирует новая научная дисциплина — информационный менеджмент.

Появление информационного менеджмента как сферы практической деятельности и научной дисциплины связано со становлением и развитием информационного общества. Не вдаваясь подробно в анализ такого типа общества, отметим, что его основными характеристиками являются:

–  формирование единого информационно-коммуникационного пространства внутри государства и в мировом масштабе;

–  становление и развитие в экономике новых технологических укладов, базирующихся на современных информационных технологиях;

–  создание и развитие рынка информации и знаний как товаров и переход информационных ресурсов в разряд основных социально-экономических ресурсов;

–  возрастание роли информационно-коммуникационной инфраструктуры в системе общественного производства; расширение сферы информационной деятельности и услуг;

–  повышение уровня образования, научно-технического, культурного развития за счет расширения возможностей информационных систем разного уровня для обмена информацией;

–  создание эффективной системы обеспечения прав граждан и социальных институтов на свободное получение, распространение и использования информации как важнейшего условия демократического развития.

Опыт США показывает, что информационный менеджмент возникает как ответ на практическую ситуацию. Невозможность решения проблемы сокращения объемов документации только лишь законодательным путем и принятием организационных решений приводит к пониманию в широком масштабе той мысли, что существенный прогресс в повышении эффективности управления и производительности труда управленческих работников требует пересмотра всей концепции построения информационной и соответственно документационной системы организаций на базе новых научных подходов, на основе прогресса информационных технологий. Потребовалось новое осознание роли информации в системах управления, что и привело к формированию концепции информационного менеджмента.

Информация рассматривается как полноценный ресурс всякой организации наряду с человеческими ресурсами, капиталом, материалами и технологией. В развитых странах три вида ресурсов — кадровые, финансовые и материальные — составляют неразделимую триаду, определяющую эффективность деятельности любой организации, любого производства. В последние десятилетия к этой триаде добавился еще один ресурс — информационный, ибо сложность взаимодействия при управлении ресурсной триадой потребовала существенного развития информационного производства, обеспечивающего это взаимодействие.

В прошлом информации придавалось чаще всего оперативное значение, сегодня ей придается еще и стратегическое значение. Информация активно применяется в соревновании организаций (в особенности производственных, торговых и банковских) для достижения успеха. Становится все более важным предоставлять потребителю информацию в нужное место и в нужное время в необходимом объеме, должного качества и создавать систему постоянного обновления (актуализации) информации. Как ответ ученых на задачу оптимизации форм, методов и средств обработки информации, возникает новая научная дисциплина — информационный менеджмент. Учитывая, что большая часть информации фиксируется в разнообразных документах, концепция информационного менеджмента имеет прямое отношение к проблемам теории и практики управления документацией.

Информационный менеджмент как сфера деятельности зародился в США в конце 70-х годов и затем получил распространение в Западной Европе. По мере своего развития информационный менеджмент начал формироваться в научную дисциплину, которая заняла сильные позиции во многих университетах и высших школах, занятых подготовкой специалистов в области информации и документации.

По нашему убеждению, появление информационного менеджмента как научной дисциплины является закономерностью, вызванной по крайней мере двумя важнейшими глобальными причинами:

–  развитие информационного общества и необходимость учитывать его влияние на деятельность и развитие любой организации в сфере практического управления;

–  признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуатации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Отличительной особенностью информационного менеджмента является то обстоятельство, что информация выступает в нем не только в качестве объекта управления, но и в качестве опосредованного через человека субъекта управления. На практике это реализуется через создание в рамках единого информационного менеджмента систем управления документами и информационными ресурсами или системы информационного управления.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

экономический подход, рассматривающий вопросы привлечения новой информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

аналитический подход, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

организационный подход, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

системный подход, рассматривающий обработку информации как целостный, системно ориентированный, всеохватывающий процесс обработки информации в организации, и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

Все это помогает достаточно точно определить сферу предметных интересов информационного менеджмента как научной дисциплины. Анализ современной литературы по теории и практике информационного менеджмента позволяет выделить три предметных сферы его приложения.

Первая касается информационного менеджмента с точки зрения сознательной и целенаправленной интеграции информации в современный трудовой процесс; в этом случае информация понимается как организационное знание, как решающий ресурс предприятия, как фактор конкурентоспособности и основы рационализации способа действия. При этом выдвигаются следующие цели:

правильный выбор информации, которая ситуативно необходима в соответствующем рабочем процессе (содержательно-целевая установка);

руководство информационным методом, соответственно, информационным подходом членов организации (аспект методики и образа действия);

соединение современной и будущей производственной и обслуживающей деятельности с информационной деятельностью (информационно-ориентированный производственный и обслуживающий менеджмент);

лучшая реализация целей предприятия через информационный менеджмент (стратегические цели).

Вторая предметная сфера распространяется на развитие специальных технологий обработки, переработки и накопления информации и сверх того — знания (информационная методика).

Третья предметная сфера распространяется на использование информационных и коммуникационных технологий и их потенциал с учетом вышеназванных предметных сфер. Здесь речь идет о развитии и внедрении специальных технических систем передачи, обработки и накопления, предназначенных для информации, включая теорию информации. Цель — использование в организации рационализаторского потенциала современных информационных и коммуникационных технологий (технологический менеджмент информации и коммуникации).

Что новое вносит понятие информационный менеджмент? С его появлением в переходный период от индустриального к информационному обществу появляются возможности кардинальной перестройки управления информацией (документацией) в организации на макроуровне. Изменения на макроуровне влекут за собой изменения на микроуровне, которые прослеживаются в процессе перехода от классического типа организации к информационно-ориентированной организации. П. Друкер несколько лет назад писал об этом: «Предприятие не такого уж отдаленного будущего не будет больше тем, что я называю организацией, базирующейся на информации. Предприятия и особенно большие — вряд ли имеют другой шанс, нежели стать информационно ориентированными.

Что касается самого термина «информационный менеджмент», то с момента его зарождения по мере развития он получает все более определенные черты и характеристики, позволяющее его идентифицировать и отличить от других областей науки и практической деятельности.

Во-первых, информационный менеджмент вносит новое понимание управления информацией и коммуникациями в организациях, а также оценки их эффективности за счет применения достижений современного менеджмента к информационным и документационным процессам. Информирование и информационная деятельность в организациях должны, согласно концепции информационного менеджмента, подчиняться функциям менеджмента: планированию, руководству, контролю и организации.

Во-вторых, становится все более отчетливой необходимость интеграции различных информационных и коммуникационных задач в организации, как с точки зрения предмета, так и способов действия менеджмента, что должно найти выражение в информационном менеджменте.

В-третьих, комплексное и многообразное внедрение новых информационно-коммуникационных технологий понимается как развивающаяся задача менеджмента.

И, наконец, практика и теория информационного менеджмента постепенно подводят к осознанию того факта, что человек и организация находятся в стадии перехода к информационному обществу, что сопровождается ломкой прежних рабочих структур. Связанная с этим оценка культурных, социальных и экономических шансов и возможных рисков является серьезной задачей современного менеджмента.

Инфраструктура информационных связей охватывает внутреннюю и внешнюю среду современных организаций. Внутренняя среда организации — это система формальных связей между рабочими местами организации и неформальных коммуникационных связей персонала внутри организации и за ее пределами во внешней среде. Внешняя среда организации должна включать по возможности все источники информации, релевантные по отношению к целям и задачам организации. Организация может осуществлять взаимодействия на локальном, территориально-региональном, государственном и глобальном (мировом) уровне, что соответственно отражается на системе используемых для этой цели каналов связи и информационных центров.

В качестве главной цели службы управления информационными ресурсами в организациях выдвигается задача создания эффективной системы информационного обеспечения процессов управления. Под процессом управления подразумевается не только этап принятия решений, а весь комплекс действий (планирование, организация, мотивация, контроль, принятие решений) включая коммуникации разных видов (формальные и не формальные). При таком определении главной цели акцент переносится с вопросов создания технических систем на содержательную сторону информационных видов деятельности. Область человеческих факторов и человек становятся участниками информационного менеджмента.

Связь информационного менеджмента и документационного обеспечения управления заключается в следующем. Одним из основных информационных источников в организации является делопроизводство — дела и документы, в которых объединены все специфические коммуникационные явления, связанные с деятельностью организации. Дела и документы, а точнее система документационного обеспечения управления организацией, подвергается огромному давлению со стороны новых информационных технологий. Давление выражается в необходимости пересмотра синтаксической, семантической и прагматической сущности документа и проведении структурно-функциональных преобразований самой системы документационного обеспечения управления организаций. Сложность усугубляется необходимостью эволюционного преобразования традиционной методики работы с документами в систему, ориентированную на новые информационные технологии.

Термин «информационный менеджмент», является калькой с англоязычного термина, означающего «управление информацией». Мы в данном случае рассматриваем информационный менеджмент как этап развития документационного обеспечения управления, связанный с внедрением новых информационных технологий в обработку документированной информации. В контексте информационного менеджмента объектом приложения усилий является документ — документированная информация на любых со-
временных носителях.

С формальных позиций, в отличие от документационного обеспечения (управления документацией), информационный менеджмент включает в себя, кроме управления документацией, организацию программных средств ДОУ, использование технологий и технических средств, а также профессиональное участие персонала для достижения целей организации в целом.

Можно сделать вывод, что, с позиций системного подхода, информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения ее работы. Информационный менеджмент касается всех функций управления современных организаций, а также связующих процессов коммуникации и принятия решений.

Различают стратегический и оперативный информационный менеджмент. Стратегический информационный менеджмент предполагает определение долгосрочных целей в области использования информационных ресурсов, выбор оптимального пути достижения этих целей и определение комплекса задач, решение которых ведет к достижению цели. Долгосрочные цели служат фундаментом для выработки целей по всем функциональным подсистемам организации. Получаемое в результате этого дерево целей имеет на самом нижнем уровне конкретные работы, выполнение которых осуществляется в процессе реализации задач оперативного информационного менеджмента и является условием достижения целей более высокого уровня. Таким образом, сфера действия информационного менеджмента распространяется от общегосударственного регулирования информационных процессов до функционирования систем информации внутри отдельных организаций.

 


Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 399; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!