Тема 30. «Работа с книгами и листами»
Занятие 1
Учебные вопросы:
1. Перемещение и копирование листов.
2. Разделение листов на области.
3. Закрепление областей.
4. Скрытие отдельных листов.
5. Защита информации в Excel.
Краткая теоретическая часть.
Перемещение и копирование листов.
Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку перемещаемого листа, задать команду Переместить ► Скопировать и указать, перед каким листом он должен быть помещен. По этой же команде рабочий лист может быть помещен в другую рабочую книгу, если она в данный момент открыта. Аналогичным образом выполняется операция копирования рабочих листов.
В ряде случаев требуется ввести одни и те же данные в несколько рабочих листов или одинаково отформатировать определенные диапазоны ячеек. При этом эффективным оказывается предварительное выделение этих рабочих листов. Для выделения:
• всех листов рабочей книги поместить указатель мыши на ярлычок любого листа, щелкнуть правой кнопкой и задать команду Выделить все листы;
• нескольких смежных листов щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку первого выделяемого листа, а затем, удерживая в нажатом состоянии клавишу <Shift>, щелкнуть левой кнопкой по ярлычку последнего выделяемого листа;
• нескольких несмежных листов выполнять щелчки по ярлычкам соответствующих листов, удерживая нажатой клавишу <Сtrl>.
|
|
|
Для отмены выделения листов щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку одного из них и задать команду Разгруппировать листы либо щелкнуть левой кнопкой по любому листу.
После выделения группы листов можно приступить к вводу данных в ячейки активного листа. Все вводимые данные появятся в таких же ячейках выделенных листов. Аналогичным образом будут действовать операции по форматированию ячеек.
Разделение листов на области.
Область – это часть окна, используемая для просмотра определенной области листа Excel. Путем разбиения окна Excel на области можно одновременно просматривать далеко отстоящие друг от друга части листа Excel. Окно можно разделить на области как по горизонтали, так и по вертикали. Если разделить окно Excel на области и по горизонтали, и по вертикали, то станут видимыми четыре разные части листа Excel.
Для разделения окна на области нужно:
1. Навести указатель мыши на маркер разделения, расположенный в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки.
2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащить его вниз или влево.
Снятие разделения окна
Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, установите указатель на полосу разделения областей и дважды нажмите кнопку мыши или выполните команду Окно ► Снять разделение.
|
|
|
Закрепление областей.
При работе с большими таблицами иногда возникает необходимость зафиксировать заголовки столбцов и строк таблицы для того, чтобы остальные области таблицы можно было перемещать относительно заголовков с помощью полос прокрутки. Для закрепления областей нужно активизировать ячейку, расположенную ниже и правее границ закрепления, и ввести команду ОКНО ► Закрепить области.
Для того чтобы зафиксировать любую горизонтальную область, например, только заголовки столбцов, нужно выделить строку, расположенную ниже этой области, а для закрепления только названий строк или любой вертикальной области нужно выделять столбец, находящийся справа от закрепляемой области.
Отменить закрепление можно с помощью команды ОКНО ► Снять закрепление областей.
Скрытие отдельных листов.
Для того чтобы скрыть рабочий лист или его отдельные части (строки или столбцы), используют команды ФОРМАТ ► Лист (Строка, Столбец) ► Скрыть,а для их отображения - команды ФОРМАТ ► Лист (Строка, Столбец ► Отобразить.
|
|
|
Защита информации в Excel.
ВExcel 2000 имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют:
1) ограничить доступ к документу в целом;
2) ограничить возможность внесения изменений вдокумент;
3) ограничить доступ к отдельным фрагментам документа - рабочим листам или ячейкам;
4) скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы;
5) скрыть файл документа - не отображать его название в окне папки и Проводника;
6) предотвратить заражение документа макровирусами.
Основные способы защиты документов (установка и снятие паролей, назначение документам атрибутов «скрытый» и «только для чтения», определение уровней безопасности для защиты от макровирусов) во всех приложениях пакета Microsoft Office 2000 практически одинаковы. Эти способы рассмотрены ранее при изучении модуля 3.
Кроме того, в Excel имеются специальные способы ограничения доступа к информации, находящейся в электронных таблицах, которые предусматривают защиту на уровне:
· рабочих книг;
· рабочих листов;
· отдельных ячеекэлектронной таблицы.
Защита файлов рабочих книг.Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд:
|
|
|
· СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу;
· СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу и дать общий доступ;
· СЕРВИС ► Доступ к книге;
· ОКНО ► Скрыть.
При сохранении документа можно ввести три варианта ограничений доступа к файлам рабочих книг:
1) ввести пароль на открытие файла;
2) ввести пароль для разрешения на изменение данных;
3) запретить изменение данных - разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем.
Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ ► Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения ввести пароли и установить нужные переключатели.
При защите книги с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► 3ащитить книгу можно установить пароль на разрешение доступа и установить переключатели:
· защитить структуру;
· защитить окна.
Если в диалоговом окне Защита книгиустановлен флажок Структуру, то запрещаются:
· просмотр скрытых листов;
· перемещение, удаление, скрытие или переименование листов;
· вставка новых листов или листов с диаграммами; допускается добавление внедренных диаграмм с помощью Мастера диаграмм;
· перемещение или копирование листов в другую книгу;
· запись новых макросов и др.
Если установлен флажок Окна,то запрещаются:
· изменение размеров и положения окон открытой книги;
· перемещение, изменение размеров и закрытие окон и др.
Снять защиту книги и ограничения доступа можно с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► Снять защиту книги.Если был установлен пароль, то чтобы снять защиту, необходимо знать этот пароль.
Ввод команды СЕРВИС ► Доступ к книгеи установка переключателя Разрешить совместный доступ позволяют работать с книгой в сети одновременно нескольким пользователям, а также объединять и сохранять в общей книге все изменения, внесенные разными пользователями.
Команда СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу и дать общий доступиспользуется для защиты элементов рабочей книги при работе с ней нескольких пользователей.
Команда ОКНО ► Скрытьпозволяет скрыть от пользователя всю книгу, но оставить доступ к ее содержанию. Кроме того, в Excel имеется возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге.
Защита рабочих листов.Защиту отдельных рабочих листов; можно установить с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► Защитить лист.При этом файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенные листы вносить изменения.
При защите листа можно ввести пароль а также установить переключатели для защиты:
· содержимого ячеек;
· графических объектов – для запрета их перемещения и редактирования;
Если в диалоговом окне Защитить листустановлен флажок Содержимое,то запрещаются:
· изменение защищаемых ячеек;
· просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов;
· просмотр скрытых перед защитой листа формул;
· изменение элементов на листах диаграмм.
Для снятия ограничений доступа к рабочему листу используется команда СЕРВИС ► Защита ► Снять защиту листа.Если для защищенного листа был установлен пароль, то для снятия защиты необходимо знать этот пароль.
Защита ячеек.Для защиты отдельных ячеек используется команда меню ФОРМАТ ► Ячейки.На вкладке Защитадиалогового окна Формат ячеекможно установить переключатели:
· Защищаемая ячейка(запрещает ввод и редактирование данных в выбранной ячейке);
· Скрыть формулы.
Установка переключателя Скрыть формулыприводит к тому, что при выборе ячейки в строке ввода и редактирования формулы отображаться не будут.
Защита ячеек или скрытие формул действуют только после защиты листа. Чтобы включить защиту, следует ввести команд) СЕРВИС ► Защита ► Защитить листи установить переключатель Содержимое.
Если был задан пароль, то изменить содержимое ячеек при установленной защите листа можно только после ввода пароля и снятия защиты. При попытке изменить данные в защищенные ячейках на экране появляется соответствующее сообщение.
Занятие 2
Учебные вопросы:
1. Работа со связанными книгами.
2. Консолидация листов.
3. Создание связей с исходными листами.
Краткая теоретическая часть.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 448; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!