Тема 32. «Базы данных и списки»
Занятие 1
Учебные вопросы:
1. Списки и базы данных в Excel.
2. Создание и ведение списков.
3. Использование формы для ввода данных.
4. Проверка данных при вводе.
Краткая теоретическая часть.
Списки и базы данных в Excel.
Список — определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой:
· каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
· столбцы списков считаются полями базы данных;
· заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.
Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи — одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.
Создание и ведение списков.
В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
· все строки таблицы должны содержать однородную информацию - во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
· заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
· названия строк должны находиться в левом столбце списка;
· в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
|
|
|
Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.
К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных,и выполнять следующие операции:
· добавлять, изменять и удалять записи;
· находить записи;
· сортировать записи;
· осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;
· подводить общие и промежуточные итоги и т.д.
На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
Использование формы для ввода данных.
С таблицами Excel, сформированными в виде списка (базы данных), удобно работать в режиме формы данных.
Использование форм предоставляет дополнительные возможности для просмотра таблицы, ввода в нее новых записей, а также для управления данными таблицы.
|
|
|
Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись) таблицы.
В окне формы можно отобразить одновременно до 32 полей (столбцов) таблицы.
С помощью управляющих кнопок, находящихся в окне формы данных, можно выполнять следующие операции:
· добавлять новые записи (строки) таблицы, вводить новые данные и редактировать имеющиеся записи;
· удалять ненужные строки;
· просматривать записи;
· искать нужные записи по задаваемым в окне формы условиям (критериям).
Для работы в режиме формы данных нужно установить курсор в любой заполненной ячейке таблицы и ввести команду меню ДАННЫЕ ► Форма.
В окне формы указываются общее количество записей в списке и позиция текущей записи. Заголовки столбцов отражены в названиях полей формы. Поля в окне формы заполнены данными из текущей записи.
С помощью полосы прокрутки, клавиш управления курсором (вверх/вниз) или кнопок Назад и Далее в окне можно вывести любую запись списка. Для того чтобы переместиться сразу на 10 записей, нужно щелкнуть по полосе прокрутки между стрелками.
С помощью соответствующих кнопок можно удалить любую строку, имеющуюся в таблице, или добавить в таблицу новую запись.
|
|
|
Редактирование данных в полях формы выполняется так же, как и редактирование обычного текста. После изменения данных для обновления текущей записи и перехода к следующей записи следует нажимать клавишу Enter.
Если поле содержит формулу, то результат вычислений по этой формуле отображается не в поле, а непосредственно в области окна. Это связано с тем, что результаты вычислений редактировать нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу,результат вычисления формулы вводится после нажатия клавиши Enterили щелчка по кнопке Закрыть.
Вся информация, внесенная в форму, автоматически воспроизводится в исходной таблице.
Проверка данных при вводе.
Если необходимо быть уверенным в том, что в лист введены правильные данные, можно указать данные, которые являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек.
Чтобы задать условия проверки вводимых данных:
- Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.
- Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.
- Выберите тип данных в списке Тип данных.
Чтобы установить только числа, выберите Целое число или Действительное.
|
|
|
Чтобы установить только даты или время, выберите Дата или Время.
- Выберите нужный оператор в списке Даты и затем введите верхнюю и нижнюю границы допустимого диапазона данных или только одну из них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые значения, а также ссылки на ячейки или формулы.
- Можно создать сообщение, которое будет появляться при вводе неправильных данных в ячейку. Можно выбирать из трех типов сообщений: «Останов», «Предупреждение» и «Сообщение». Выбранный тип сообщения определяет жесткость накладываемых ограничений. «Останов» не позволяет пользователю продолжить ввод до тех пор, пока он не введет допустимое значение. «Предупреждение» и «Сообщение» сообщают об ошибке, но позволяют ввести значение, не попадающее в диапазон ограничений.Чтобы выводить подсказку, а также давать пояснения по поводу некорректных данных или предотвращать их ввод, укажите типы сообщений на вкладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке.
Чтобы отменить вывод сообщений, снимите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей на вкладке Сообщение для ввода, а также флажок Выводить сообщение об ошибке на вкладке Сообщение об ошибке.
Выбор вводимых данных из списка
1. Введите список корректных данных в строку или в столбец. Не включайте в список пустые ячейки.
2. Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.
3. Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.
4. Выберите Список в окне Тип данных.
5. Введите ссылку на список корректных данных в поле Источник.
Чтобы воспользоваться списком для выбора имеющих ограничения ячеек, установите флажок Список допустимых значений.
Если существует вероятность изменения списка корректных данных, присвойте имя диапазону элементов списка и затем введите это имя в поле Источник. При увеличении или уменьшении количества элементов в результате изменения списка, находящегося на листе, соответствующие изменения будут автоматически внесены в список корректных данных ячейки.
Если список корректных данных находится на другом листе или в другой книге, определите имя внешних данных на активном листе. Это позволит обращаться в поле Источник к имени, находящемся на том же листе. Например, если данные, которые требуется использовать в формуле, находятся в ячейках A6:A12 на первом листе книги Бюджет.xls, на активном листе можно определить имя «Данные» как =[Бюджет.xls]Лист1!$A$6:$A$12 и затем ввести =Данные в поле Источник.
Занятие 2
Учебные вопросы:
1. Сортировка списков и диапазонов.
2. Использование фильтров для анализа списка.
Краткая теоретическая часть.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 360; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!