Присвоение имен ячейкам и диапазонам

Имена присваиваются ячейкам или диапазонам ячеек для придания наглядности вычислениям в таблице и удобства работы, например, собственными именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются при выполнении вычислений в электронной таблице.

Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКА ► Имя ► Присвоить или используя поле имени. В последнем случае необходимо:

· выделить ячейку (или диапазон ячеек);

· щелкнуть мышью в поле имени (в левой части строки формул), после чего там появится текстовый курсор;

· ввести имя и нажать Enter.

Для перехода к ячейкам, имеющим собственные имена, или указания их адреса раскрывают список поля имени (в строке формул) и выбирают необходимое имя. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, можно также нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки.

При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определенные правила:

· Имя не должно быть похоже на адрес ячейки.

· Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита или символа подчеркивания ( _ ).

· Остальные символы имени могут быть: буквами, цифрами и символами подчеркивания. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки.

· В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить точки или символ подчеркивания ( _ ).

· Нельзя присваивать одинаковые имена разным ячейкам одной рабочей книги, даже на разных листах.

· Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает, например, ИТОГИ и Итоги - одно и то же имя.

· Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Примеры собственных имен ячеек: Доход.за_1999, Итоги_года

Ошибочные значения. Циклические ссылки.

Ошибочное значение – это результат формулы, которую Excel не может вычислить. В Excel определено семь ошибочных значений, список и описание которых представлено в Таблице 2.

Таблица 2. Сообщения Excel об ошибках.

Особым видом ошибок являются так называемые циклические ссылки.Циклическая ссылка – это формула, которая зависит от своего собственного значения. Наиболее тривиальным типом циклической ссылки является формула, которая содержит ссылку на ту же ячейку, в которую введена сама формула. Например, при вводе в ячейку А1 формулы
= С1+А1
Excel выведет сообщение об ошибке, показанное на рис.

Рис. 3. Это сообщение об ошибке появляется при попытке ввода формулы, содержащей циклическую ссылку

Построение диаграмм.

Excel обеспечивает возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц - в виде диаграмм и графиков.

Для создания диаграмм удобнее всего использовать таблицы, организованные в виде списка или базы данных, т.е. такие таблицы, у которых все строки содержат однородную информацию (однотипные числовые данные), заголовки столбцов находятся вверхней строке, а названия строк - в левом столбце.

В Excel диаграммы удобно создавать с помощью кнопки панели инструментов окна Excel  Мастер диаграмм.Данный способ позволяет создавать любые типы диаграмм за четыре последовательных шага Мастера диаграмм.

В документах Excel диаграмма может представлять собой объект, внедренный в лист рабочей книги, содержащий исходную таблицу, или может быть помещена на отдельный рабочий лист.

Диаграммы создаются на основе одного или нескольких рядов данных - групп ячеек, заполненных числами, находящимися в одной строке или одном столбце. Готовая диаграмма сохраняет связи с таблицей, на основе которой она построена, и автоматически обновляется при изменении исходных данных в таблице.

Для построения диаграмм в Excel обычно используют Мастер диаграмм.Перед вызовом Мастера диаграмм рекомендуется заранее выделить диапазон данных, на основе которых будет создаваться диаграмма. В этом случае при работе Мастера выделенные данные будут автоматически включаться в создаваемую диаграмму. Указать диапазон данных можно и в процессе работы Мастера диаграмм (на втором шаге).

Для отображения на диаграмме пояснительных надписей, состоящих из заголовков строк и столбцов, эти заголовки должны быть включены в исходный диапазон данных.

Диаграммы можно создавать на основе несмежных рядов данных. В этом случае при выделении нужного диапазона следует одновременно нажимать клавишу Ctrlили перед выделением исходных данных скрыть неиспользуемые столбцы (или строки).

Для запуска Мастера диаграмм нужно ввести команду меню ВСТАВКА ► Диаграммаили щелкнуть по его кнопке  на Стандартной панели инструментов.

Первое диалоговое окно Мастера - Шаг 1 из 4- Тип диаграммыимеет две вкладки - Стандартныеи Нестандартные.Наэтом этапе нужно выбрать подходящий вариант строящейся диаграммы из нескольких десятков имеющихся образцов.

Если исходные данные были выделены заранее, то, щелкнув по кнопке Просмотр результата, можно сразу увидеть, как будут отображаться на готовой диаграмме выделенные исходные данные.

Для перехода к каждому последующему шагу Мастера диаграмм нужно использовать кнопку Далее >

Во втором окне Мастера диаграмм Источник данных диаграммына вкладке Диапазон данныхотображаются адрес выделенного диапазона исходных данных и образец строящейся диаграммы.

Если нужный диапазон не был выделен заранее, то его нужно указать на этом шаге. Чтобы окно Мастера не закрывало исходную таблицу, его можно свернуть, щелкнув по кнопке , находящейся в правой части подокна Диапазон.

Для восстановления размеров диалогового окна нужно сделать повторный щелчок по кнопке

На третьем этапе работы Мастера диаграмм (на шаге 3) в окне Параметры диаграммыможно определить характер оформления диаграммы - выполнить ее форматирование.

Третье окно Мастера диаграмм обычно содержит следующие вкладки:

· Заголовок- для ввода текста заголовка диаграммы и подписей осей;

· Оси— для определения отображения и маркировки осей координат;

· Линии сетки- для выбора типа линий и характера отображения сетки;

· Легенда- для отображения или скрытия легенды и определения ее места на диаграмме. Легенда- небольшое подокно на диаграмме, в котором отображаются названия рядов данных и образцы их раскраски на диаграмме (в виде ключа легенды);

· Подписи данных- для управления отображением надписей, соответствующих отдельным элементам данных на диаграмме;

· Таблица- для добавления к диаграмме (или скрытия) таблицы данных, использованной для построения диаграммы.

Последнее (четвертое) окно Мастера диаграмм служит для определения места ее размещения в рабочей книге.

Мы поможем в написании ваших работ!